4. Віддалене управління документами

У системі має бути реалізований web-інтерфейс доступу до даних і функцій, що дозволяє працювати з документами через Internet \ Intranet. Для успішної організації віддаленої роботи досить будь-якого web-браузера або сумісного з ним програмного забезпечення.

Функції віддаленого доступу:

-реєстрація документів (з автоматичним заповненням деяких полів РК);

-реєстрація пов'язаних документів;

-прикріплення файлів до РК;

-завірення і перевірка ЕЦП прикріплених до РК файлів;

-винесення резолюцій по документу і контроль виконання;

-введення звітів про виконання доручень;

-робота в папках кабінету (перегляд надійшли до кабінету документів);

-узгодження (візування) і підписання проектів документів;

-пошук документів та доручень за значеннями їх реквізитів;

-повнотекстовий пошук документів;

-використання різноманітних вбудованих пошукових запитів;

-розмежування прав доступу до даних і функцій.

Універсальний веб-доступ до корпоративних документів і можливість ефективної віддаленої роботи з ними дозволяють системі стати повноцінною основою для формування єдиного інформаційного простору в організації будь-якого масштабу і рівня. Це - необхідне рішення для підприємств з територіально розподіленою структурою. Завдяки новим можливостям, співробітники віддаленого філії, які не мають можливості підключитися до локальної мережі «основної компанії», стають рівноправними учасниками документообігу в рамках всього підприємства.

Активне використання віддаленого доступу створює передумови для збільшення мобільності персоналу. Керівники та фахівці, що знаходяться поза офісом (у службових поїздках, відрядженнях і т. п.), мають можливість брати участь у прийнятті рішень за документами, їх виконанні і контролі.

Застосування веб-технологій дозволяє значно спростити архітектуру корпоративної системи документообігу, оскільки не вимагає установки на робочих місцях користувачів основного клієнтського додатку. Робота самих користувачів системи також спрощується, завдяки інтуїтивно зрозумілого і простого у використанні інтерфейсу.