3. Інформаційно-довідкова робота

Система повинна надавати широкі пошукові можливості для швидкого і зручного одержання будь-якої інформації, накопиченої та збереженою в базі даних. Вона дозволяє миттєво знаходити документи, доручення та проекти документів за значенням будь-яких реквізитів та їхнього довільного поєднання. Також можливий повнотекстовий пошук за змістом файлів, прикріплених до реєстраційних картках.

Користувачам має бути доступне створення пошукових запитів будь-якої складності та їх збереження для подальшого багаторазового використання. Пошуковий запит може бути сформований як «з нуля», так і на основі раніше створеного шаблону. В одному запиті можуть поєднуватися різні види пошуку: на точний збіг, за різними діапазонами значень і ін

Для зручності доступу відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.

Механізми рубрикації документів (віднесення до певної теми) та їх зв'язування між собою дозволяють швидко, точно і без додаткових зусиль знаходити всі документи з певної тематики чи питання і при необхідності легко розбиратися в історії проблеми.

Слід зазначити, що можливості пошуку документів для кожного користувача визначаються відповідно до налаштованими для нього правами доступу до інформації. Наприклад, можна обмежити доступ до документів будь-якої картотеки, групи або грифа секретності.