Прийом і зовнішня розсилка документів

Паперові документи можуть відправлятися по пошті, кур'єром або фельд'єгерським зв'язком. Для організації відправки великої кількості вихідних документів необхідно вести їх облік шляхом внесення в спеціальні реєстри, відповідно до яких здійснюється передача документів на відправлення (під розпис). При традиційній технології для цього використовуються встановлені форми реєстрів. За ним документи розподіляються залежно від виду та вартості відправлення, категорії адресата і т. п.

Всі вихідні документи, що мають зовнішнього адресата і підлягають відправці, автоматично розміщуються в окрему папку. Система настроюється на будь-яку кількість видів відправки і категорій адресатів, а також призначених для них типів реєстрів.

Співробітник експедиції або секретар може в електронній формі підготувати розсилку, використовуючи зручні інструменти сортування документів за реєстрами, сформувати вміст пакетів і роздрукувати готові реєстри та конверти.

Система може надавати також механізм пошуку по змісту реєстрів, що дозволяє, при необхідності, швидко звертатися до відправленого раніше документа.