Відмінності між версіями «Термінологічний словник»
| Рядок 3: | Рядок 3: | ||
Підготовка вихідної кореспонденції - сортування вихідних документів за реєстрами на відправлення; друк реєстрів відправлення документів, конвертів, пакетів та ін. | Підготовка вихідної кореспонденції - сортування вихідних документів за реєстрами на відправлення; друк реєстрів відправлення документів, конвертів, пакетів та ін. | ||
| − | Доручення | + | '''Доручення''' — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за¬фіксовані в дорученні дії. |
| + | Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності. | ||
| + | |||
| + | Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу. | ||
| + | |||
| + | Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути: | ||
| + | - разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей; | ||
| + | - спеціальні — передається право здійснювати в ме¬жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо); | ||
| + | - генеральні — на виконання розширених повнова¬жень (управління й володіння рухомим і нерухо¬мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо). | ||
| + | |||
| + | Доручення складається з таких реквізитів: | ||
| + | 1.Назва документа. | ||
| + | 2. Текст. | ||
| + | 3. Дата. | ||
| + | 4. Підпис довірителя. | ||
| + | 5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за¬свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс¬нюється за місцем роботи чи проживання довіри¬теля або в нотаріальній конторі. | ||
| + | |||
| + | Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані: | ||
| + | 1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). | ||
| + | 2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу. | ||
| + | 3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова¬ження. | ||
| + | 4. Термін дії доручення. | ||
| + | |||
| + | Текст генерального (спеціального) доручення складаєть¬ся з таких частин: | ||
| + | 1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі¬терами й без скорочень). | ||
| + | 2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя. | ||
| + | 3. Домашня адреса довірителя (адреса установи). | ||
| + | 4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен¬та, що посвідчує особу, якій видається доручення. | ||
| + | 5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова¬ження. | ||
| + | 6. Термін дії доручення (словами). | ||
| + | |||
| + | Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво¬руч літерами) за необхідності вказується: | ||
| + | 1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору. | ||
| + | 2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору¬чення. | ||
Контроль виконання доручень - перегляд звітів про виконання та зняття з контролю будь-яких доручень; контроль усієї ієрархії доручень - від окремих пунктів до складних багатоступеневих резолюцій, що мають різних авторів, контролерів і виконавців; механізм оповіщення про надходження нових документів; створення нагадувань за дорученнями; інформування про порушення терміну виконання документів | Контроль виконання доручень - перегляд звітів про виконання та зняття з контролю будь-яких доручень; контроль усієї ієрархії доручень - від окремих пунктів до складних багатоступеневих резолюцій, що мають різних авторів, контролерів і виконавців; механізм оповіщення про надходження нових документів; створення нагадувань за дорученнями; інформування про порушення терміну виконання документів | ||
Версія за 12:46, 6 червня 2011
Канцелярія - реєстрація будь-яких типів документів; реєстрація звернень громадян; організація паперового та електронного документообігу будь-якого підприємства
Підготовка вихідної кореспонденції - сортування вихідних документів за реєстрами на відправлення; друк реєстрів відправлення документів, конвертів, пакетів та ін.
Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за¬фіксовані в дорученні дії. Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.
Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.
Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути: - разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей; - спеціальні — передається право здійснювати в ме¬жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо); - генеральні — на виконання розширених повнова¬жень (управління й володіння рухомим і нерухо¬мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).
Доручення складається з таких реквізитів: 1.Назва документа. 2. Текст. 3. Дата. 4. Підпис довірителя. 5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за¬свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс¬нюється за місцем роботи чи проживання довіри¬теля або в нотаріальній конторі.
Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані: 1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). 2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу. 3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова¬ження. 4. Термін дії доручення.
Текст генерального (спеціального) доручення складаєть¬ся з таких частин: 1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (лі¬терами й без скорочень). 2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя. 3. Домашня адреса довірителя (адреса установи). 4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані докумен¬та, що посвідчує особу, якій видається доручення. 5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова¬ження. 6. Термін дії доручення (словами).
Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліво¬руч літерами) за необхідності вказується: 1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору. 2. Номер, під яким зареєстровано генеральне дору¬чення.
Контроль виконання доручень - перегляд звітів про виконання та зняття з контролю будь-яких доручень; контроль усієї ієрархії доручень - від окремих пунктів до складних багатоступеневих резолюцій, що мають різних авторів, контролерів і виконавців; механізм оповіщення про надходження нових документів; створення нагадувань за дорученнями; інформування про порушення терміну виконання документів
Узгодження - створення різних маршрутів процесу узгодження; шляхи узгодження для різних документів; контроль за термінами узгодження; нагадування та оповіщення
- документообіг підприємства, який відображає конкретну задачу; процес, чи будь-яку подію - від реєстрації до підписання документа.
Закладки повідомлення - розсилка нагадувань або повідомлень про будь-які події; налаштування потрібних повідомлень
Сканування, в тому числі потокове сканування - переведення документації в електронний вигляд; автоматизована реєстрація розпізнаних документів; роздрук і розпізнавання штрих-кодів.
Створення звітів - підготовка і друк звітних форм; вибір шаблонів друку звітів
Веб-доступ - повноцінна віддалена робота з документами; виконання доручень; контроль виконання; узгодження; пошук
ЕЦП – електронний цифровий підпис - програма шифрування, яка ідентифікує особу з правом підпису і використовується для підписання файлів і реквізитів документів при організації юридично значущого діловодства будь-якого масштабу. ЕЦП прирівнюється власноручного підпису. Може використовуватися для шифрування повідомлень; штампи часу. Для створення і перевірка ЕЦП звертаються до офіційних криптопровайдерів.
Протоколи або журнали протоколів – призначені для реєстрації і перегляду всіх дій, здійснених в системі кожним користувачем.
