Відмінності між версіями «2. Робота з електронними документами»

Версія за 15:33, 23 вересня 2012

Передані по електронній пошті документи, в тому числі забезпечені електронним цифровим підписом (ЕЦП) повинні реєструватиcя в автоматизованому режимі.

Для документів, які готуються за допомогою MS Word і Excel має бути реалізована спрощена процедура реєстрації прямо зі звичного для користувача середовища редактора.

Ці документи записуються в базу даних компютерної системи, після чого вони можуть бути видалені з локального комп'ютера користувача.

При цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами: перегляд, редагування, видалення, підписання електронним цифровим підписом, розмежування прав доступу до електронного документа.

До реєстраційної картки можуть прикріплятися файли будь-яких форматів, що містять текст або графічні образи документів.

Особливості роботи з електронними документами

Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо виконавцями. При цьому обов’язково необхідно зазначати такі реквізити: ім’я файла; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа, на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового телефону виконавця.

Всі дискети з електронними документами маркуються – вказується індекс структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та ініціали виконавця.Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання. Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа підшивається до справи за номенклатурою.Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах. При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з обов’язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі.

До реєстру вносяться такі види документів: – закони України, постанови Верховної Ради України; – укази і розпорядження Президента України; – постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; – документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших державних органів; – статистичні збірники, листи-роз’яснення та інші документи методичного та інформаційного характеру; – документи нормативного характеру органів державної податкової служби; – листи з питань роз’яснення податкового законодавства; – накази і розпорядження органів державної податкової служби; – протоколи виробничих нарад; – положення про структурні підрозділи органів державної податкової служби.

Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними документами. Вони пов’язуються з опрацюванням надісланих із центрального рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за умови повного забезпечення працівників комп’ютерною технікою є можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних документів.

При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився.

Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь. Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного використання. Розв’язанню цієї проблеми може сприяти ведення централізованого архіву документів у електронному вигляді.

За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів, визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа.

Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал (паперовий примірник, одночасно зв’язаний з електронним каталогом, де зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ (файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп’ютерних програм користувача).