Відмінності між версіями «1. Реєстрація документів»

Поточна версія на 15:32, 23 вересня 2012

Зміст

1 1.Журнальна форма реєстрації документів
2 2.Карткова система реєстрації документів
3 3. Індексація
4 4.Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
5 5.Контроль виконання документів

[ред.] 1.Журнальна форма реєстрації документів

Реєстрація - фіксація факту отримання або створення документа шляхом привласнення йому порядкового номера (індексу), дати і запису необхідних і достатніх відомостей в спеціальних реєстраційних формах. Реєстрація документа - «запис облікових даних про документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення, відправлення або получення»

Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС) організації. Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна робота і сроковий контроль виконання документів.

Документи реєструються одноразово, тобто один раз в одному місці. Якщо документ зареєстрований службою ДОУУ, в структурному підрозділі він реєструватися не повинен. Якщо документ буде зареєстрований в структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОУУ його реєструвати не повинна.

Окремі реєстраційні масиви утворюють (тобто реєструються зі своїми порядковими номерами) вхідні документи, витікаючі документи і кожен вид (різновид) внутрішніх документів. Порядкові реєстраційні номери оновлюються на початку кожного року. Вхідні документи реєструються в день надходження, витікаючі і внутрішні - в день підписання. Додатки до документів окремо не реєструються.

Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації, реєстраційно-контрольна картка і комп'ютерні системи реєстрації і контролю виконання документів («системи електронного документообігу»).

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив. Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів кореспондента). У графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі). У графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4 датуються. У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Журнал реєстрації витікаючої кореспонденції

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа. Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі). У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.

Журнал реєстрації внутрішніх документів

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа. У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі). У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа). У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа). У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27. Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.

Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.

[ред.] 2.Карткова система реєстрації документів

Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 Форма реєстраційно-контрольної картки У поля картки заносять наступну інформацію. Кореспондент. Для вхідних документів в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).

Дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних документів. Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів). Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі). При реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).

У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).

У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.

Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного документа. Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберігання виконаного документа:

У позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються. При картковій системі реєстрації для привласнення реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.

[ред.] 3. Індексація

Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:

02 - належна особа - адресат; 12 - кореспондент; 156 - порядковий реєстраційний номер.

Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де: 01-20 - номер справи по номенклатурі справ; 156 - порядковий реєстраційний номер.

При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила: розташування складових частин індексу має бути постійним; система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.

Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.

[ред.] 4.Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)

Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:

алфавітний; географічний (регіональний); кореспондентський; номінальний (по видах і різновидах документів); наочно-питальний (по заголовку, змісту); структурний (по структурі організації, по відділах); хронологічний (по даті) і так далі

При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.

[ред.] 5.Контроль виконання документів

Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по суті поставлених завдань; сроковий контроль. Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів. Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:

1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.

2. Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра». При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання. Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.

3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).

4. Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).

5. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.

6. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.

Відмінності між версіями «1. Реєстрація документів»

Поточна версія на 15:32, 23 вересня 2012

Зміст

[ред.] 1.Журнальна форма реєстрації документів

[ред.] 2.Карткова система реєстрації документів

[ред.] 3. Індексація

[ред.] 4.Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)

[ред.] 5.Контроль виконання документів

Особисті інструменти

Простори назв

Варіанти

Перегляди

Дії

Пошук

Навігація

Інструменти

@@ Рядок 1: / Рядок 1: @@
-Управлінська діяльність (управління) заснована на наступних процесах:
+== '''1.Журнальна форма реєстрації документів''' ==
-отримання інформації і її обробка;  аналіз, підготовка і ухвалення рішень;
-виконання рішень;  облік і контроль ухвалених рішень.
-Документаційне забезпечення - найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства.
-Документаційне забезпечення управління (діловодство) - «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документамі».  Організація роботи з документами базується на сукупності принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності. Основними функціями служб документаційного забезпечення управління (ДОУ) є:  організаційне і документаційне забезпечення діяльності організації;  організація єдиного порядку роботи з документами в структурних підрозділах;  координація діяльності структурних підрозділів при складанні документів;  передача документів усередині і між структурними підрозділами;  створення уніфікованих технологічних процедур проходження і обробки документів в структурних підрозділах організації;  розробка і використання уніфікованих форм документів;  організація документообігу, тобто рухи вхідних, витікаючих і внутрішніх документів;  реєстрація документів;  організація зберігання і використання документів;  організація контролю виконання документів;   проведення довідково-інформаційної і аналітичної роботи, зокрема по питаннях документаційного забезпечення управління.
-Окремі напрями управлінській діяльності називаються функціями управління. Функції управління постійні в будь-якій керованій структурі.
-Основні (адміністративні) функції управління - планування, організація, координація, контроль.
-Спеціальні функції управління - фінансування, облік, постачання і так далі.
-Функції управління обслуговуються системами документації. Основні (адміністративні) функції управління обслуговує система організаційно-розпорядливої документації (ОРД).
-Система ОРД включає три документаційні масиви:
-Документи організаційні (статути, положення, інструкції, правила і так далі).
-Документи розпорядливі (накази, розпорядження, вказівки, рішення і так далі).
-Документи довідково-інформаційні (листи, акти, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, зведення, заяви, плани, звіти і так далі).
-У навчальному посібнику розглядаються питання складання, оформлення, реєстрації, організації документообігу, контролю виконання, систематизації, зберігання організаційно-розпорядливих документів.
-.	Журнальна форма реєстрації документів
 Реєстрація - фіксація факту отримання або створення документа шляхом привласнення йому порядкового номера (індексу), дати і запису необхідних і достатніх відомостей в спеціальних реєстраційних формах.
 Реєстрація документа - «запис облікових даних про документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення, відправлення або получення»
 Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС) організації.
 Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна робота і сроковий контроль виконання документів.
 Документи реєструються одноразово, тобто один раз в одному місці. Якщо документ зареєстрований службою ДОУУ, в структурному підрозділі він реєструватися не повинен. Якщо документ буде зареєстрований в структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОУУ його реєструвати не повинна.
 Окремі реєстраційні масиви утворюють (тобто реєструються зі своїми порядковими номерами) вхідні документи, витікаючі документи і кожен вид (різновид) внутрішніх документів.
 Порядкові реєстраційні номери оновлюються на початку кожного року.
 Вхідні документи реєструються в день надходження, витікаючі і внутрішні - в день підписання.
 Додатки до документів окремо не реєструються.
 Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації, реєстраційно-контрольна картка і комп'ютерні системи реєстрації і контролю виконання документів («системи електронного документообігу»).
-Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
-Дата поступлення і реєстраційний номер 	Корреспондент, дата і номер документа 	Короткий зміст 	Розпроділення і перерозпроділення 	Хід виконання, відмітка про зберігання
+'''Журнал реєстрації вхідної кореспонденції'''
-	2 	3 	4 	5
 Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив.
 Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів кореспондента).
@@ Рядок 32: / Рядок 24: @@
 У графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4 датуються.
 У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
-Журнал реєстрації витікаючої кореспонденції
-Дата і реєстраційний номер 	Кореспондент 	Короткий зміст 	Відмітка про зберігання
+Журнал реєстрації витікаючої кореспонденції
-	2 	3 	4
 Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
 Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.
 У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
 У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.
-Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)
-Дата і реєстраційний номер 	Короткий зміст 	Виконавці 	Термін виконання 	Хід виконання, відмітка про зберігання
+Журнал реєстрації внутрішніх документів
-	2 	3 	4 	5
 Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
 У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
@@ Рядок 48: / Рядок 40: @@
 У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
 Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.
-Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.
-.	Карткова система реєстрації документів
+Зручнішою є '''карткова система реєстрації,''' оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.
+== '''2.Карткова система реєстрації документів''' ==
 Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 Форма реєстраційно-контрольної картки У поля картки заносять наступну інформацію.  Кореспондент. Для вхідних документів в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).
 Дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних документів.
 Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів).
 Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
 При реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).
 У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).
 У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.
 Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного документа. Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберігання виконаного документа:
 У позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються. При картковій системі реєстрації для привласнення реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.
-. Індексація
+== '''3. Індексація''' ==
 Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:
 - належна особа - адресат;
 - кореспондент;
 - порядковий реєстраційний номер.
 Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:
 -20 - номер справи по номенклатурі справ;
 - порядковий реєстраційний номер.
 При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила:
 розташування складових частин індексу має бути постійним;
 система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.
 Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.
-. Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
+== '''4.Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)''' ==
 Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:
 алфавітний;
 географічний (регіональний);
@@ Рядок 80: / Рядок 91: @@
 структурний (по структурі організації, по відділах);
 хронологічний (по даті) і так далі
 При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.
-. Контроль виконання документів
+=='''5.Контроль виконання документів''' ==
 Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по суті поставлених завдань; сроковий контроль.
 Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів. Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:
 . Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16);  аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.
 . Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра».
 При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання.
 Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.
 . Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).
 . Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).
-. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.
-. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.
-Усередині кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку реєстраційних номерів. Традиційно застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційних номерів і дат.
-Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки документів, що знаходяться на виконання, і виконаних.
-Класифікатори, вживані при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує здійснення оперативної довідкової роботи і контролю виконання документів.
-Перш ніж приступати до роботи з документом, його необхідно ввести в систему, тобто зареєструвати. Реєструються як ті документи, що надійшли ззовні, так і створені усередині організації: листи, накази, договори, звернення громадян та інше.
-При реєстрації формується реєстраційно-контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості про документ, і система автоматично присвоює номер відповідно до заданого шаблону. РК містить повний набір метаданих і реквізитів, передбачених стандартами діловодства.
+. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.
-До картки можуть бути прикріплені файли, що містять тексти або графічні образи самих документів.
-Для відображення відомчої або галузевої специфіки склад полів РК може бути розширений за рахунок створення додаткових реквізитів.
-Для полегшення і прискорення процедури реєстрації використовуються наступні прийоми:
--задання автоматично заповнюваних значень реквізитів (за умовчанням);
--заповнення реквізитів шляхом вибору потрібного значення із заздалегідь налаштованого довідника;
--сформування переліку найчастіше використовуваних стандартних текстів;
--встановлення ланок з іншими документами;
--віднесення документа до тематичних рубрик та ін
+. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.