Якісні характеристики документообігу

r4ZfDV http://www.RUWE5gOde94HqsfDYIh3uBfJfSMdiDSG.com

I really like swimming <a href=" http://BuyZopicloneat.blog.cz/ ">Buy Zopiclone </a> 8-[[

Another service? <a href=" http://BuyZolpidem.blog.cz/ ">Buy Zolpidem </a> jvz

Зміст

1 2. Приймання та електронна реєстрація документів
2 3. Реєстраційно контрольні картки
3 4. Організація контролю за виконанням документів
4 5. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі
5 Висновки

2. Приймання та електронна реєстрація документів

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства «Документ» (далі – БДД «До-кумент») Броварської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ. Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату БА та призначені для опрацювання здійснюється в загальному відділі Управ-ління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу. Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД «Документ» центрального функціонального вузла Автомати-зованої інформаційної системи Броварської адміністрації (далі – АІС «Адмініс-трація»).

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і викори-стання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Ре-єстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії ін-формації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному сере-довищі БДД «Документ» документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційни-ми атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація». [4,C.18]

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у за-гальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосо-вується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. Склад обов’язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проект-но-технічною документацією АІС «Адміністрація». До центрального банку да-них заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які на-дійшли та зареєстровані у БА.

Інформаційний фонд БДД «Документ» забезпечує працівників Комітету відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі ко-ристувачі підсистеми діловодства та контроля мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД «Документ» отримати необідну їм інформа-цію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою. При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визна-ченням свого прізвища та дати отримання документу.

3. Реєстраційно контрольні картки

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний на-бір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових рекві-зитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його ре-єстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК фо-рмується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що до-зволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально набли-жену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені докумен-ти, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до ви-конання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням конт-рольного терміну виконання (у папці «На контролі»). У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за станда-ртною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супро-воджуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і пере-даний адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації докумен-тів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на ар-хівне збереження. [5, C. 6]

4. Організація контролю за виконанням документів

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація». Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній конт-роль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»; у стру-ктурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співро-бітник (діловод).

У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюєть-ся за допомогою Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» за видом документу, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп’ютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу з’ясовує стан роботи з ним і три-має це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з’ясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений тер-мін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, який здійснює контроль (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»).

Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД «Доку-мент» лише за умови наявності письмового підтвердження виконання докуме-нту, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила ко-нтроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обов’язвово до-дається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідно-го документу не може бути здійснена без заповнення в БДД «Документ» обов’язкового реквізиту, який встановлює логічний зв’язок між вихідним до-кументом та таким, що є засадою для його відправлення.

Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються ад-міністратором БДД «Документ» по робочих станціях Локальної обчислюваль-ної мережі центрального функціонального вузла АІС «Адміністрація» апарату. Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз щодо вико-навської дисципліни в роботі з документами.

Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчу-ється відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відмітки про ви-конання» та зняттям документу з контролю в базі даних «Документ» Підсисте-ми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

5. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній ді-яльності установи дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечує керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів, досягнен-ня нового якісного рівня в рішенні наступних задач: • Організація єдиного централізованого сховища документів, його оптима-льна систематизація, що забезпечить зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволить організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний ін-формаційний простір органу влади.; • Формалізація правил виконання технологічних процесів створення й об-робки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що ви-ключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоратив-них нормативів і інструктивних вказівок; • Поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних про-цесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення про-дуктивності праці; • Підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, за-безпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації; • Досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій; • Можливість створення і керування ланцюжками завдань; • Можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що харак-теризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового до-кументообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних. Однією з позитивних рис програми БДД «Документ» є легкість її викори-стання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із за-значенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня досту-пу, РК документу та інше. [4,C.20]

Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім’я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту піс-ля 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується. Функції доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функ-ціонуючими кнопками: • Довідка • Інформація про програму • Сховище • Користувачі • Журнал реєстрації документів • Архів • Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністрато-ра системи). Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути ін-формацію щодо користування системою.

Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.

Сховище.  Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки «Призначення доступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволе-них для адресації». Після створення користувача системи документообігу і ви-значення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі уста-нови. Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною упов-новаженою посадовою особою. Крім доступних сховищ адміністратор пови-нний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршру-тизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса", натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що з'явилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано.

Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, ад-міністратор повинен вибрати закладку «Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку «Застосувати».

Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна прав та повно-важень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки проти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Після натискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, що відпові-дає призначеним йому правам.

Журнал реєстрації документів. Має вкладки «вхідні документи» та «Ви-хідні документи». Обравши одну з вкладок відкриється таблиця зі списком за-реєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним докумен-том; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу докумен-тів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користува-чі мають право на це – в залежності від рівня доступу) потрібно підвести кур-сор «мишки» до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу. На екрані з’явиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”, „друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішою мишки. Для пове-рнення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб до-дати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів «Но-вий документ».

Архів. Своерідна база, що містить відомості про документи, які зберіга-ються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції прогля-нути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього. Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна ві-дшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконав-цем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для ро-боти.

Висновки

Підсумовуючи дану тему роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки до-кументообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позити-вний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівниц-твом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої осо-би»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впро-ваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна че-кати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, на-вчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , ор-ганізації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з органі-зації переходові на електронну форму діловодства. Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Ав-томатизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьо-му розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

У даній роботі терміни «документообіг», «діловодство» та ін. розгляда-ються винятково в контексті організації роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідності вручну розмножувати доку-менти, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організа-ції, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним обра-зом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль вико-нання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість робо-ти виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є до-сить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами в Броварській міській адміністрації. Спільне використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інфор-мацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих зако-номірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішен-ня і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком еле-ктронного документообігу.

                             Список використаної літератури:

1. Україна. Верховна Рада Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ 2. Україна. Верховна Рада Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV 3. Україна. Верховна Рада Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV 4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с. 5. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самовряду-вання, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Держав-ного комітету архівів України 16.03.2001 №16 6. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. – К. – 1996. – 48с. 7. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визна-чення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html

Якісні характеристики документообігу

Зміст

2. Приймання та електронна реєстрація документів

3. Реєстраційно контрольні картки

4. Організація контролю за виконанням документів

5. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Висновки

Особисті інструменти

Простори назв

Варіанти

Перегляди

Дії

Пошук

Навігація

Інструменти