Кількісні характеристики документообігу

Вступ

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання чи відсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.

Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).

Повна інтегрована автоматизація офісу передбачає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і рішення спеціальних завдань.

Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД – це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв’язок з навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської галузі.

Коротка характеристика системи документообігу підприємства

Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються, та внутрішніх документів.

В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.

У процесі функціювання організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процесі документообігу, відносять:

•напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення; •обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу; •структура потоку, визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації; •режим потоку, визначається періодичністю руху документів через пункти обробки .

Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу.

Властивості автоматизованої система документообігу

Властивості:

1.обробляти різноманітні типи документів (фінансові та інші), перелік яких можна змінювати і розширювати;

2.мати вбудовані засоби визначення не тільки набору типів документів, що обробляються системою, але і реквізитного складу кожного з них. При цьому екранні форми подання будь-якого типу документу мають настроюватися під конкретного користувача або групу користувачів; забезпечувати формалізацію опису технології обробки документів; стадій обробки, правил переходу від однієї стадії до іншої, виконавця або групу виконавців кожної стадії і т.д.;

3.забезпечувати настройку облікових операцій, що виконуються на тій або іншій стадії;

4.автоматично виконувати облікові дії, залучаючи бухгалтерські і фінансові документи, що створюються, до загального документообігу;

5.вирішувати завдання однозначної ідентифікації користувачів, що виконують в системі ту чи іншу дію; гарантувати незмінність інформації, що вводиться користувачем. Від паперового документообігу, одна з цілей якого - юридичне обґрунтування як можливості, так і факту виконання тієї чи іншої операції, можна відмовитися, лише маючи в системі вбудовані можливості по використанню електронно-цифрового підпису;

6.мати прозорий для кінцевого користувача інтерфейс з офісними програмами.

Тільки за наявності подібних властивостей системи можна перейти від автоматизації облікових операцій до автоматизації бізнес-завдань.

Якщо система вміє обробляти різні види документів, має гнучку настройку і прозорий інтерфейс з іншими системами, то в автоматизований документообіг можна включити навіть документи, створені поза корпоративною мережею. Наприклад, до картки клієнта можуть бути приєднані засновницькі документи і бізнес-план організації, які клієнт надав банку. Крім того, застосування індивідуальної настройки форм і списків кожного робочого місця позначиться на підвищенні ергономічності роботи кінцевого користувача.

А можливість описати технологічні процеси значно знизить кількість інструкцій по виконанню бізнес-операцій і перекладе функцію контролю за належним виконанням бізнес-правил з людини на комп'ютер. Автоматичне формування облікових документів, з одного боку, зменшить залежність від людського чинника, а з іншого - підвищить оперативність, чіткість і якість дій, що виконуються.

Кількісна і якісна характеристика документообігу

Організація роботи з великою кількістю документів впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому. Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів(їхня загальна характеристика і кількість), що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню і використанню документної інформації в суспільстві.

Процес виробництва як фактор, що впливає на побудову обліку документів їх кількоті, класифікують за характером одержання , технології, організації, а також за характером продукції. Усі названі ознаки є комерційною таємницею підприємства.

Відокремлення робочих місць, фаз технології, переділів тощо дає змогу відповідно до них будувати певну кількість документів для обліку процесу виробництва. Відокремлені самостійні технологічні дільниці — робоче місце, фаза, переділ, лінія — у практиці мають назву центр затрат. У межах цих центрів затрат здійснюють облік затрат за елементами.

Можливість аналізу документообігу організації обумовлена тим, що діяльність будь-якої організації досить жорсткий регламентована як по рівнях ухвалення рішень, так і по кругу даних питань. Управлінський процес, включаючи стадії збору, аналізу і узагальнення інформації, підготовки і ухвалення рішення, організації виконання рішення, завершується контролем за його виконання. В ході контролю відбувається рух інформації по каналах зворотного зв'язку від об'єкту управління до суб'єкта - нформації про поведінку об'єкту відповідно до програми, закладеної в рішенні.

Документообіг є одним із засобів здійснення процесу ДОУОМ, в ході якого і здійснюється «зворот» документів (інформації).

Документообіг складає частина системи документації і виконує функції системи комунікації в установі. Тому цілі його функціонування і вдосконалення мають бути підпорядковані цілям функціонування і вдосконалення системам документообігу, які полягають в максимально можливому пристосуванні системи до умов її функціонування. Це дозволяє забезпечувати систему управління якісною документною інформацією в терміни, оптимальні для прийняття і виконання управлінських рішень.

Велике значення для документообігу є кількісна та якісна характеристика. До якісних параметрів документообігу відносять характеристику документообігу залежно від використовуваної системи інформаційного забезпечення: автоматизованого типа, традиційного, змішаного; розділення документообігу на тих, що входять, витікаючі і внутрішні документопотоки; основні характеристики документообігу як просторово організованого процесу: маршрути руху документів, етапи і інстанції їх проходження, стадії документообігу. До якісних також відносяться і ті параметри, які характеризують особливості наповнення системи інформацією: склад і вміст документів, що включаються в документообіг, спрямованість руху документів, періодичність документопотока.

Постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку,кількіть документів, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах. Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

Видається також велика кількість розпорядчих документів які можна групувати за такими ознаками:

• документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників – колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо); • документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник. Органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

До кількісних параметрів документообігу відносять показники його об'єму і часу протікання (див. додаток). Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, витікаючих і внутрішніх документів установи за конкретний період (рік, квартал, місяць, день). Окрім об'єму документообігу встановлюють питому вагу кожної групи документів або документопотоков, визначають щільність документопотока - об'єм документів, що проходять через підрозділ за одиницю часу. Виділяють і такі такі параметри, як фізичний об'єм конкретного документа, розмір його тексту.

Великий обсяг документів ведеться в ел.формі.

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.   Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу

ВІс потоки обігу документів в організації необхідно підраховувати.Загальна кількість оброблених протягом 1 календарного року-документний масив.Окремо вираховуються вхідні,вихідні,внутрішні. загальна кількість документів записується дробом-чисельник-кількість документів,знаменник-копії.

Також велий обсяг інформації(а відповідно документів)є-конфіденційне діловодство – це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.

До тимчасових характеристик документообігу відносять тривалість документообігу, тобто швидкість проходження окремих документів в процесі документообігу. Ця характеристика визначається ще і як час, що витрачається на маршрут проходження документа. Під тимчасовими характеристиками розуміється, наприклад, час повного циклу звернення документа в установі або час проходження на вибраних відрізках дороги, стадіях управлінського процесу.

. Елементом традиційного опису документообігу служить окремий документ, тому об'єм документообігу встановлюється по сукупності документів, зв'язаних єдністю часу і місця появи в системі. . Оскільки документообіг - це і процес, і результат, його параметрами має бути час, що витрачається на рух кортежу в процесі інформаційного забезпечення документування і виконань управлінських рішень, його маршруту, складу і кількості використаних і створених документів. Аналіз документообігу по названих параметрах дозволяє отримувати об'єктивні дані про його стан.

Висновок

Верховною Радою України вже прийняті закони України: „Про електронні документи та електронний документообіг", „Про електронний цифровий підпис", „Про Національну програму інформатизації", „Про телекомунікації", „Про Національну систему конфіденційного зв’язку", „Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", тощо. В яких визначені основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів .

Таким чином, застосування електронного документообігу є законодавчо підкріпленим та досить поширеним на підприємствах України.

Питання автоматизації документообігу були досліджені в працях таких вітчизняних та зарубіжних науковців: Ф.В. Бутинця, А.М. Кузьмінського, В.М. Рожелюка, В.М. Чаінського, В.В. Сопка та ін. В загальному випадку будемо вважається, що система автоматизації документообігу (електронного документообігу) — це організаційно-технічна система, яка забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Підраховувати кількість документів краще в кінці року(тобто давати їх кількісну характеристику) враховуючи оригінали та копії,напрямки рухів і призначення,або в певні періоди календарного року.Підраховувати щомісяцно,щоквартально,за пів року, потім-за рік.Це покаже роботу підрозділі,прогресію чи спад чисельності документів на виробництві в певні ділові періоди,тут враховується не тількі кількість док. і і їх важливість,обсяг.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1.Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. — Х.:ХГАК, 1998. — 360 с.

2.Буров Є. Комп¢ютерні мережі. – Львів: БаК, 1999. – 468 с.:іл.

3.Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. — М.: Либерия, 1998. — 376