Відмінності між версіями «Етапи розробки системи електронного документообігу»

Поточна версія на 15:29, 23 вересня 2012

[ред.] Вступ

На даний час будь-яка, навіть мала організація не може працювати без спеціально розробленої інформаційної системи, яка б автоматизувала основні процеси підприємства полегшуючи роботу працівникам. В основному інформаційна система пов’язана з використанням комп’ютерних технологій, які контролюють майже всі процеси виробництва, керування, розподілу, підрахунку та інші.

Комп’ютерні технології полонили весь світ, що сприяє процвітанню і розвитку інформаційний систем. Тому важливим є їх вивчення і вміле використання.

Вивчення основних етапів розробки інформаційних систем сприятиме правильному розробленню і впровадженню їх у практику, що значно полегшуватиме працю людини у цих галузях.

[ред.] Поняття інформаційної системи

Призначення інформаційних систем — це автоматизація розрахунків, під якою розуміють людино-машинне розв'язування економічних завдань.

Для розв'язання за допомогою обчислювальної техніки будь-якої економічної задачі необхідно створити певні умови. Ця проблема вирішується розробкою і впровадженням визначених державним стандартом з упровадження інформаційних технологій видів забезпечення, зокрема правового, інформаційного, програмного, математичного, методичного, організаційного, технічного, лінгвістичного та ергономічного.

За час виникнення і розвитку інформаційних систем в економіці мали різну структуру цих компонентів, яка значною мірою залежала від техніко-експлуатаційних характеристик обчислювальної техніки, що в той чи інший період використовувалася для автоматизації економічних завдань.

Початок створення АС у нашій країні відносять до 1963 року, коли на великих підприємствах почали використовувати ЕОМ для розв'язування завдань організаційно-економічного управління. Перші такі системи обмежувалися розв'язуванням деяких функціональних управлінських завдань, наприклад завдань бухгалтерського обліку. Тому системність автоматизованої обробки економічної інформації на початку 60-х років характеризувалася частковістю та локальністю. Протягом 60-х років поступово переходять від локальних систем обробки даних, призначених для тихий чи інших ділянок управлінських робіт, до систем, що охоплюють широке коло завдань управління.

В інформаційних системах першого покоління (1963- 1972 рр.), які в іноземній літературі відомі під назвою «системи обробки даних», «електронні системи обробки даних», у вітчизняній — «АСУ — позадачний підхід», для кожної задачі окремо готувалися дані, створювалася математична модель і розроблялось програмне забезпечення. До програм розв'язування задачі крім інших вносилися й процедури формування та ведення інформаційного фонду, необхідного для розв'язування задачі. Такий підхід зумовлював інформаційну надмірність (записані на машинний носій дані не могли бути використані для розв'язування іншої задачі), математичну надмірність (відомо, що моделі розв'язування різних економічних завдань мають спільні блоки). Був позначений тривалістю і трудомісткістю і процес розробки програмного забезпечення кожної задачі. Крім того, дуже незначні зміни в організації інформаційного фонду завдань зумовлювали потребу доопрацювання програмного забезпечення.

Подальшим розвитком інформаційних систем в економіці країни є створення АСУ на основі ідеології автоматизованих банків даних. Це інший етап створення АС, який розпочався 1972 році, коли вперше до плану на восьму п'ятирічку було внесено питання розвитку економіки і створення АСУ. Розширилися технічна та програмна бази АСУ, що позначилося на урізноманітненні варіантів їх побудови з орієнтуванням на окремі класи та моделі ЕОМ, включаючи міні - та мікрокомп'ютери. Зросла також багатоваріантність АС у зв'язку зі збільшенням кількості технологічних режимів експлуатації ЕОМ та всього комплексу технічних засобів, зокрема почалося запровадження діалогового режиму та режиму телеобробки даних.

Проте відмінність інформаційних систем другого покоління (1972-1986 рр.), які в іноземній літературі називались управлінськими (адміністративними) інформаційними системами, від АС першого покоління полягає в тому, що перші мали спільне інформаційне забезпечення усіх завдань — базу даних. Організація єдиної бази даних стала можливою лише завдяки тому, що були створені спеціальні програмні продукти — системи управління базами даних (СУБД). Основне призначення СУБД — створення та підтримка в актуальному стані бази даних, а також зв'язок її з програмами розв'язування економічних завдань (прикладні програми користувачів).

У середині 80-х років був накопичений значний досвід створення та використання інформаційних систем організаційного управління. Так, 1988 році функціонувало близько 6000 АСУ різних рівнів та проблемної орієнтації, у тому числі 2600 АСУ підприємств і об'єднань — АСУП. Створено значну кількість автоматизованих систем управління технологічними процесами (АСУ ТП), систем автоматизованого проектування конструкцій та технологій (САПР).

Економічна ефективність багатьох діючих АСУ дуже значна. Середнє значення річного економічного ефекту АСУ становило 640 тис. крб., а коефіцієнт економічної ефективності капітальних вкладень досягав 0, 88.

Крім прямого економічного ефекту, впровадження АСУ мало великий вплив на зміну характеру діяльності управлінського персоналу. Підвищилась оперативність, наукова обґрунтованість та об'єктивність прийнятих управлінських рішень; виникла можливість розв'язувати принципово нові економічні задачі, які до впровадження АС не розв'язувалися апаратом управління; збільшився час на творчу роботу працівників за рахунок скорочення обсягів виконання рутинних операцій вручну; у результаті автоматизації процесів інформаційного обслуговування підвищилася інформованість управлінського персоналу.

[ред.] Стадії та етапи розробки інформаційної системи

На передпроєктній стадії замовник проводить організаційні заходи по підготовці об'єкта до обстеження і створення інформаційної бази, складає техніко-економічне обґрунтування і технічне завдання на розробку системи; розроблювач обстежить об'єкт, вибирає комплекс технічних засобів, а також разом із замовником визначає попередню економічну ефективність системи. На другій стадії розробляється технічний і робочий або техноробочий проект системи, налагоджуються програми і т.д. На третій стадії система здається спочатку в дослідну, а потім, після коректування документації, і в промислову експлуатацію.

Розробка проектно-технологічної й іншої документації на систему може здійснюватися різними організаціями. Зазначену документацію з доручення замовника (об'єкта) створюють організації – розроблювачі. Організацією - розроблювачем виступають науково-дослідні інститути, бюро і т.д. У ряді випадків розробку документації здійснює сам замовник або його обчислювальний центр і спеціально створений структурний підрозділ – відділ проектування системи.

Якщо система створюється однієї або декількома організаціями-розроблювачами, то між замовником і цими організаціями необхідно строго і точно реґламентувати права й обов'язки, обсяги і терміни виконуваних робіт, порядок оформлення і здачі розробленої документації, а також форми і методи апробації і впровадження системи в цілому або її складових частинах.

Основними керівними документами при розробці системи являються:

-нормативні акти з питань використання обчислювальної техніки в керуванні;

- загальногалузеві і нормативні документи, інструкції, а так само державні і галузеві стандарти в галузі застосування економіко-математичних методів і обчислювальних машин;

- документи по організації і керуванню виробничими об'єднаннями і промисловими підприємствами відповідної галузі народного господарства;

- каталоги типових прикладних програмних засобів обчислювальної техніки, засобів зв'язку й автоматики, а так само відповідна документація по розробленим автоматизованим банкам даних (АБД) і обчислювальним системам;

-установлені нормативи витрат ресурсів на розробку і впровадження системи, кошторисні норми і цінники для визначення кошторисної вартості окремих елементів і системи в цілому.

При розробці системи варто передбачати застосування уніфікованих систем документації (УСД) – уніфікованих форм документів, встановлених УСД або розроблених на їхній основі, і галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації для кодування вхідної і вихідної інформації з метою забезпечення інформаційної сумісності взаємозалежних і взаємодіючих систем різних рівнів і призначень.

Перший етап – розробка проектно-технічної й іншої документації на систему базується на матеріалах обстеження об'єкта керування і включає дві стадії виконання робіт: передпроектну і стадію проектування.

На передпроектній стадії розробляється два документи: техніко-економічне обґрунтування системи і технічне завдання на розробку цієї системи.

Техніко-економічне обґрунтування системи складається на підставі результатів обстеження об'єкта, отриманих після проведення комплексу науково-дослідних робіт і організаційно-технічних заходів щодо вивчення системи керування об'єкта. Це вивчення здійснюється з метою визначення виробничих можливостей об'єкта по підвищенню обсягу і якості продукції, що випускається, зниженню витрат матеріальних, трудових, фінансових і інших ресурсів, а також застосування більш ефективних методів планування, обліку й аналізу за допомогою економіко-математичних методів, електронних обчислювальних машин периферійної й організаційної техніки.

Технічне завдання на розробку АСУП складається на підставі техніко-економічного обґрунтування. Незалежно від того, що система може розроблятися і впроваджуватися поетапно, технічне завдання складається на систему в цілому з виділенням першої черги і затверджується на науково-технічній раді.

Технічне завдання на розробку АСУП включає документи, перераховані в Держстандарті.

На стадії проектування АСУП створюється два документи: технічний і робочий проект. У ряді випадків замість двох зазначених проектів розробляється єдиний техноробочий проект системи.

Затверджене технічне завдання на створення системи є підставою для розробки технічного проекту системи. Після затвердження технічного проекту розробляється робочий проект, що затвердженню не підлягає. Досвід створення систем, у яких на практиці перевірений ряд ефективних рішень по основних видах забезпечення системи і методам її організації, дозволяє замість двох зазначених проектів розробити один – техноробочий проект системи. Одностадійний підхід до проектування дає можливість значно скоротити терміни розробки й обсяг документації, спростити процеси організації виконання цих робіт.

Одночасно з розробкою того або іншого проекту створюються класифікатори техніко-економічної інформації на основі погодженої системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації, що складається з загальнодержавних і галузевих (локальних) класифікаторів, які необхідно використовувати в процесі розробки класифікатора системи того або іншого об'єкта керування.

Розробка проектно-технологічної й іншої документації на систему – важлива, але лише початковий етап в організації системи на об'єкті керування. Від нього багато в чому залежить організація раціонального керування й ефективність функціонування розробленої системи. Однак, щоб теоретичні розробки принесли бажані результати, необхідно провести велику організаційну роботу по підготовці об'єкта керування і обчислювального центру до впровадження проекту системи на другому етапі. Роботи цього етапу звичайно виконуються паралельно з розробкою окремих елементів техноробочого проекту.

Усі заходи повинні проводитися у взаємозв'язку таким чином, щоб машинна обробка забезпечила видання необхідної єдиної вихідної інформації для своєчасного виконання апаратом керування своїх нових основних функцій.

Заключний, третій етап включає апробацію окремих елементів, а потім і впровадження проекту системи в цілому. Апробація здійснюється по окремих елементах проекту з метою перевірки правильності розробки проектного рішення. За результатами апробації робиться коректування відповідних елементів проекту системи.

Актуальність проблеми збереження й оперативного пошуку даних привела до появи такого поняття, як «сховище даних». Варто згадати про необхідності використання єдиних інформаційних сховищ в аналітичних системах і в першу чергу в системах підтримки прийняття рішень (СППР). Системи СППР користаються інформацією, зібраної за допомогою комп'ютерних мереж з безлічі систем обробки даних (СОД). Дані в СОД збираються, зберігаються і по досягненні встановленого терміну вивантажуються. Дані в різних СОД можуть бути не погоджені між собою, інформація в них може бути по-різному структурована, ступінь її вірогідності визначити відразу буває досить важко. Усе це свідчить про те, що архівні дані із СОД без попередньої доробки використовувати в інформаційних сховищах недоцільно.

В даний час для спільного використання даних здійснюється інтеграція різних СОД на основі єдиного довідника метаданних, тобто по кожнім новому запиті передбачається динамічне вивантаження даних з різних СОД, їхнє узгодження, агрегація і транспортування користувачу. З запропонованої схеми видно, що в ній отсутствует інтерактивна взаємодія з користувачем для проведення динамічного аналізу.

Готовність системи і введення її в експлуатацію оформляється відповідно до Держстандартів, що передбачають укладання актів завершення робіт, приймання системи в дослідну і промислову експлуатацію й інші документи.

Якщо об'єктом керування вибирається промислове підприємство або виробниче об'єднання, то при організації системи варто так само користуватися Загальногалузевими керівними методичними матеріалами по створенню автоматизованих систем керування підприємствами та виробничими об'єднаннями (АСУП).

[ред.] Системний підхід до розроблення інформаційної системи

У теорії та практиці створення інформаційних систем виділяють три підходи: локальний, глобальний та системний.

Суть локального підходу полягає в тому, що інформаційні системи розробляють послідовним нарощуванням задач, які розв’язуються на ЕОМ.

Він передбачає необмежений розвиток інформаційних систем, а тому кожну із них неможливо пізнати в цілому. Крім того, проект на предмет його повноти взагалі не розглядається та втрачається можливість науково обґрунтувати вибір і оцінити напрямки розвитку інформаційної системи, комплекс технічних засобів, а також побудувати її модель. До позитивних сторін цього підходу віднесемо: відносно швидку віддачу, наочність задач, можливість розробки невеликими “замкненими” групами, простату керування створенням систем. Недоліки: неможливість забезпечення раціональної організації комплексів задач, дублювання, постійна перебудова програм та організації задач, що призводить до дискредитації самої ідеї створення інформаційної системи.

При глобальному підході спочатку розробляють проект немовби повної, завершеної системи, а потім її впроваджують. Як правило, цей підхід призводить до морального старіння проекту ще до його впровадження, оскільки час його розробки може перевищувати період оновлення технічних, програмних та інших засобів, використаних у ньому.

Системний підхід до створення інформаційної системи – це комплексне вивчення економічного об’єкта як одного цілого з представленням частин його як цілеспрямованих систем і вивчення цих систем та взаємовідносин між ними. При системному підході економічний об’єкт розглядається як сукупність взаємопов`язаних елементів однієї складної динамічної системи, яка перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх факторів, пов’язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси.

Системний підхід має такі принципи:

1)кінцевої мети – абсолютний пріоритет кінцевої (глобальної) мети ;

2) єдностi –розгляд системи як цiлого, так i сукупностi частин (елементiв);

3)зв'язностi – розгляд будь якої частини разом з її зв'язками з оточенням;

4)модульної побудови – корисно видiляти модулi в системi та розглядати її як сукупнiсть модулiв;

5)ієрархiї - корисно вводити iєрархiю частин (елементiв) i (чи) їх ранжування;

6)функцiональностi – спiльний розгляд структури i функцiй з прiоритетом функцiй над структурою;

7)розвитку – врахування змiн системи, її здатність до розвитку, розширення, замiни частин, нагромадження iнформацiї ;

8)децентралiзацiї - поєднання рiшень, якi приймаються, та керування централiзацiєю i децентралiзацiєю;

9)невизначенiсть – врахування невизначеностей та випадковостей у системi.

Характерними ознаками системного (комплексного) пiдходу є: одночасне охоплення проектуванням великої кiлькостi задач ; максимальна типiзацiя та стандартизацiя рiшень; багато аспектне уявлення про структуру iнформацiйної системи як про систему ,що складається з кiлькох класiв компонентiв, та вiдносна автономна їх розробка ; ключова роль баз даних; локальне впровадження та збiльшення функцiональних задач.

Задачею системного пiдходу до створення iнформацiйної системи є розробка всiєї сукупностi методологiчних i соцiально – наукових засобiв обстеження (опис, аналiз, синтез, реалiзацiя ) систем рiзного типу.

У методологiчному вiдношеннi системний пiдхiд базується на iдеях цiлiсностi, цiлеспрямованостi, органiзованостi об’єктiв, що вивчаються, їх внутрiшнiй активностi та динамiзмi. В розвитку системних розробок видiляють три напрямки : загальну теорiю систем, математичну теорiю системи i складних систем.

[ред.] Висновок

Інформаційна система – це система, яка забезпечує обмін інформацією в процесі управління. Інформаційні системи виникли разом з появою людини, адже вже і в той час потрібно було управління.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Інформаційні системи впроваджуються на організації тоді, коли на ній не застосовувалося раніше обчислювальної техніки і керівництво приймає рішення про її впровадження; при наявності вже діючих інформаційних систем різного призначення потрібно створити нову; до вже існуючої потрібно внести зміни у зв’язку зі змінами на виробництві; коли виникає потреба поновити функції, які реалізує дана система; постає потреба створити інформаційну систему на новій технічній або програмній основі.

Під час створення нових інформаційних систем проектні роботи виконуються залежно від договору з розробником системи.

На даний час використовуються високоефективні внутрішньо фірмові системи інформації, які працюють в спільній локальній мережі. Під час розробки таких інформаційних систем використовуються найновіші технології, що збільшують швидкість виконання та якість роботи.

Інформаційна система повинна підтримувати такі функції, як надання інформації та створення найзручніших умов для її поширення.

[ред.] Список використаних джерел та літератури

Мартин Дж. Организация баз данных в вычислите¬льных системах.—М.: Мир,1980.

Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных: В 2-х кн.—М.:Мир, 1985.

Четвериков В.Н. и др. Базы и банки данных.— М.: Высшая школа, 1987.

Змитрович А.И. Базы данных.—Минск.: Университетское, 1981.

Основи інформаційних систем: Навчальний посібник. – Вид. 2-ге, перероб. і доп./ В.Ф Ситник, Т.А.Писаревська, Н.В.Єрьоміна, О.С.Краєва; За ред. В.Ф.Ситника. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

Информационные системы/ Петров В.Н. – СПб.: Питер, 2003. – 688 с.