Електронний документообіг у сфері управління
rw4GEq <a href="http://trvcogefgybf.com/">trvcogefgybf</a>, [url=http://dfptqzknnspf.com/]dfptqzknnspf[/url], [link=http://sijzfhilmdfz.com/]sijzfhilmdfz[/link], http://edqfgdstyzir.com/
http://www.buyvaltrexonlineorg.com/#43651 buy valtrex online review - can you buy valtrex online
Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації
Впровадження електронного документообігу у товаристві вимагає для всіх працівників, які беруть участь у роботі з документами, наявності:
- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;
- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;
- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;
Застосовувані технології дозволять організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечить різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:
- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;
- електронний аналог власноручного підпису;
- засоби передачі даних;
- засоби збереження електронної інформації.
Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Створений електронній архів забезпечить:
−Організацію збереження електронних версій документів і облікової інформації;
−Ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів;
−Встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами;
−Організацію пошуку документів:
oЗа атрибутами реєстраційних карток
oПовнотекстовий пошук
oЗа анотаціями
−Забезпечить доступ до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу;
−Ідентифікацію електронних документів за їхніми реквізитами;
−Формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом.
Для організацій пропонується створення електронного архіву на основі Hummingbird Enterprise, оскільки Hummingbird Enterprise - проста і надійна система для гнучкого управління інформаційними активами Hummingbird Enterprise здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до електронного архіву великої, територіально-розподіленої структури.
Електронний архів - комплексне рішення по створенню і наповненню електронного архіву документів, забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимально буде вирішувати задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь-який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому буде залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки після закінчення визначеного терміну він передається безпосередньо в централізований архів організації. Така форма збереження значно знизить можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.
Використання Hummingbird Enterprise дозволить товариству:
•Зберігати документи різного типу з різних носіїв у логічно простому архіві необмеженого обсягу.
•У багато разів скоротити час пошуку, сортування, поширення документів.
•Переглядати великий набір інформаційних джерел, незалежно від формату даних, що знаходяться в них.
•Забезпечити високий рівень безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів.
•Цілком відновити дані після збою.
•Витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел, включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі та інші.
•Забезпечити доступ до всіх джерел інформації через єдиний користувальницький інтерфейс.
•Розділити фізичне представлення (файли/сервера) сховища документів від логічного (проекти, користувачі, бізнес-зміст).
•Створювати звіти.
•Автоматизувати колективну розробку документів і поширення.
Ключовими перевагами Hummingbird Enterpriseє:
•Загальна платформа для управління всіма корпоративними інформаційними ресурсами. Hummingbird Enterprise дозволяє організаціям максимально ефективно використовувати свої інформаційні ресурси - дані, що містяться в документах, зображеннях, роздруківках, веб-ресурсах, повідомленнях електронної пошти та інших джерел. Управління цими ресурсами з єдиної платформи дозволяє підтримувати інтегрованість і цілісність інформаційної системи.
•Підтримка різних типів програмних додатків. Наявність підтримки такої безлічі типів документів забезпечує і підтримку широкого кола додатків. Наприклад, Hummingbird Enterprise наповняє внутрішнім змістом процеси управління документами, публікацію і управління вмістом веб, операції, зв'язані з електронною комерцією, корпоративні інформаційні портали, системи управління взаєминами з замовниками і додатки для самостійної роботи.
•Рішення від одного постачальника. Рішення одного постачальника, таке як Hummingbird Enterprise, знижує витрати, зв'язані з розумінням, розгортанням, інтеграцією, відновленням і підтримкою безлічі продуктів.
•Єдина точка входу в систему для користувачів виключає необхідність знати місцезнаходження потрібних документів, а також прискорює навчання користувачів.
•Спрощене адміністрування і підтримка. Hummingbird Enterprise містить усі технології, зв'язані з управлінням документами і бізнес-процесами, тому з погляду адміністрування і підтримки система представляє менше труднощів.
•Зниження витрат, зв'язаних з інтеграцією. Рішення Hummingbird може істотно знизити витрати, зв'язані з інтеграцією компонентів системи від різних постачальників, надаючи комплексне рішення на модульній основі. Продукти Hummingbird прості у впровадженні і підтримці, а також в інтеграції з такими системами, як ERP і CRM.
Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації.
Висновки
Основна перевага електронної технології складається не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців і якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, що описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) у реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання. Таким чином, інформаційні технології на підприємствах різних форм власності і видів діяльності повинні розвиватися за електронною технологією шляхом створення інтегрованого банку даних для задоволення інформаційних потреб користувачів у реальному масштабі часу.
Список джерел та літератури
1.Белуха Н. Электронные документы в бухгалтерском учете//Научно-практический журнал «Бухгалтерский учет и аудит», № 9. – 2003, 3с.
2.Белуха Н. Электронная цифровая подпись бухгалтерских документов// Научно-практический журнал «Бухгалтерский учет и аудит», № 10. – 2003, 14с.
3.Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. № 852-IV
4. Закон України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV
5. Микитенко Т. Современные информационные технологии учета и аудита в управлении предприятием// Научно-практический журнал «Бухгалтерский учет и аудит», № 10. – 2003, 12с.
