Рух документів усередині організації

Крім зовнішньої розсилки документ в процесі роботи з ним може переміщатися всередині організації між різними посадовими особами (підрозділами). Автоматична передача документів по локальній мережі значно спрощує і прискорює обмін інформацією та взаємодію між співробітниками.

Система дозволяє пересилати реєстраційну картку з прикріпленими до неї файлами в кабінет будь-якого співробітника. При цьому сама РК зберігається на сервері, а в папці кабінету відображається посилання у формі запису про документ. Таким чином, можна розіслати документ у всі підрозділи без його фізичного копіювання. При цьому видалення запису з кабінету не призводить до повного видалення РК. При традиційній технології діловодства документ зазвичай передається між відповідальними виконавцями під розпис у спеціальному журналі. Для цього в системі передбачено ведення журналу передачі, де зазначається, ким і коли отримано оригінал або копія документа. Там же вказується номер справи, в яку направлено документ або факт його знищення.

На підставі записів журналу передачі секретар може автоматично сформувати і роздрукувати реєстри передачі документа всередині організації (в т ч. по підрозділах). Крім того, існує можливість відобразити в електронній формі масове ознайомлення посадових осіб з документом.

Факт пересилання РК і передачі паперового оригіналу (копії) автоматично фіксується системою у відповідних журналах, що дозволяє оперативно відслідковувати всі переміщення документа всередині організації.