Функції секретаря-референта

Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми. Секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанс" справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі. Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря. Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
• знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;
• добре володіти мовою і письмом;
• володіти хорошою пам'яттю;
• добре орієнтуватися у часі;
• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
• уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
• освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
• бути енергійним, проявляти ініціативу;
• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
• контролювати фінанси офісу;
• бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.