Технологія Workflow: суть та призначення

Вступ

Workflow-система для автоматизації бізнес-процесів. Робота організації - це динамічний організм і немає гарантії того, що одного разу описані процеси не змінилися і як і раніше ефективні через певний час.

Однією з особливостей workflow-системи є можливість інтеграції із програмними продуктами ARIS. Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби.

Технологія workflow в першу чергу важлива для управлінців всіх рівнів, так як вони з її допомогою можуть без особливих зусиль посилити контроль над тим, що відбувається як в окремо взятому підрозділі, так і в банку в цілому. Менеджер отримує можливість планувати правила взаємодії виконавців у рамках ключових для компанії процедур і покласти на систему функції розподілу завдань, контролю виконання, розсилки повідомлень про виконання і видачі статистичних даних про ефективність функціонуючої процедури. Керівництву банку система workflow видає інформацію, необхідну для того, щоб ефективно втручатися у процес управління, приймати рішення в потрібний момент. Кожен співробітник банку, працюючи з workfow-системою, може наочно уявити контекст кожної функції; він бачить перелік функцій, які повинен виконати, і може організувати свою роботу найкращим чином.

IMHO you've got the right ansewr!

Система електронного документообігу (Workflow)

У сучасних умовах, утримання стабільних позицій на фінансовому ринку в умовах жорсткої конкуренції вимагає постійного вдосконалення банківського обслуговування, розробки комплексних програм кредитування та залучення нових категорій клієнтів. Такий підхід до банківської діяльності передбачає накопичення і аналіз інформації про кожного перспективного клієнта і перебудову ключових бізнес-процесів банку відповідно до клієнт-орієнтованої стратегією управління. З іншого боку, це вимагає переходу до організації планованої, контрольованої роботи згідно чітким бізнес-процесів, в тому числі за допомогою автоматизованих засобів. Однак наявність великої кількості клієнтів, які вимагають оперативного, персоналізованого обслуговування, розширення асортименту продуктів і послуг, що надаються призводить до ускладнення управління бізнес-процесами.

Зі збільшенням числа укладених договорів банки стикаються з необхідністю :

¾ мінімізувати ризики і контролювати доцільність укладення договорів, з цією метою необхідно сформувати досьє клієнтів;

¾ створювати процедури, що забезпечують максимально швидке узгодження при укладанні договорів;

¾ організувати для всіх зацікавлених осіб, в тому числі в територіально розподілених відділеннях банку оперативний доступ до досьє договору (клієнта);

¾ контролювати виконання кожного договору з точки зору виконання фінансових зобов'язань сторін.

У зв'язку з цим підвищення ефективності банківської діяльності, пов'язаної з паралельним виконанням великої кількості договорів, кожен з яких носить індивідуальний характер, вимагає широкого використання сучасних технологій управління та автоматизації бізнес-процесів, що забезпечують перехід до людино-незалежній системі управління. Однією з таких технологій є технологія workflow. Згідно глосарію WfMC (Workflow Management Coalition), міжнародної організації, що займається введенням стандартів у системах workflow, бізнес-процес це одна або кілька пов'язаних між собою процедур або операцій (функцій), які спільно реалізують якусь бізнес-завдання або політичну мету підприємства, як правило , в рамках організаційної структури, яка описує функціональні ролі і відносини. У загальному випадку, бізнес-процес об'єднує послідовність дій (потік робіт або функцій), ресурси (люди та обладнання), знання (інформація, необхідна для прийняття рішень), а також регламент (правила виконання цих функцій) .

Таким чином, при використанні технології workflow питання управління ефективністю бізнес-процесу, є питанням управління інтеграцією ресурсів і послідовності дій, спрямованої на досягнення поставленої мети.

Сутність даної технології управління та автоматизації бізнес-процесів розкриває наступна аналогія: бізнес-процес це свого роду схема конвеєра, зі своїми правилами і технологіями, а workflow або потік завдань аналогічний чинному конвеєру з потоком виробів (вузлів, деталей), які змінюються, модифікуються, набувають нову якість і пересуваються цим конвеєром. Іншими словами системи workflow автоматизують процеси, а не функції. Поява відповідного програмного забезпечення (ПО) категорії workflow - це реакція ринку інформаційних технологій на впровадження нових принципів управління підприємствами, заснованих на переході від функціонально-орієнтованої системи управління до процесної. Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби. Впровадження системи workflow дозволяє значно скоротити або навіть повністю виключити з бізнес-процесу помилки, зумовлені людським фактором. Як наслідок, відбувається різке підвищення якості процесів і підвищується ефективність роботи співробітників на 25-30%. Простий список завдань дозволяє співробітникам банку сконцентруватися на своїх безпосередніх обов'язках. За допомогою системи workflow можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою співробітників на прикладне рішення, що веде до більш ефективного використання робочого часу .

Використання системи workflow забезпечує :

¾ більш ефективне управління документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях;

¾ підтримку ефективного накопичення, керування і доступу до інформації;

¾ кадрову гнучкість за рахунок великої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності;

¾ усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації;

¾ чітку авторизацію доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень;

¾ протоколювання діяльності банку в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

¾ оптимізацію бізнес-процесів та автоматизацію механізму їх виконання і контролю.

Технологія workflow в першу чергу важлива для управлінців всіх рівнів, так як вони з її допомогою можуть без особливих зусиль посилити контроль над тим, що відбувається як в окремо взятому підрозділі, так і в банку в цілому. Менеджер отримує можливість планувати правила взаємодії виконавців у рамках ключових для компанії процедур і покласти на систему функції розподілу завдань, контролю виконання, розсилки повідомлень про виконання і видачі статистичних даних про ефективність функціонуючої процедури. Керівництву банку система workflow видає інформацію, необхідну для того, щоб ефективно втручатися у процес управління, приймати рішення в потрібний момент. Кожен співробітник банку, працюючи з workfow-системою, може наочно уявити контекст кожної функції; він бачить перелік функцій, які повинен виконати, і може організувати свою роботу найкращим чином. Таким чином, можна зробити висновок, що подальший розвиток банківської діяльності на основі клієнто-орієнтованої стратегії управління припускає впровадження в існуючі системи в якості окремих модулів workflow - додатки.

Суть технологія Workflow

Найважливішою особливістю технології Workflow є підтримка управління процесами, що містять як автоматизовані - виконуються засобами інформаційних систем, так і неавтоматизовані - виконувані вручну-операції. Завдяки цій особливості, будь-який бізнес-процес підприємства може бути представлений у вигляді процесу Workflow, якщо, звичайно, цей процес:

• виділено;

• структурований;

• виконується за правилами, які можна сформулювати;

• періодично повторюється

Перші три обмеження є відповіддю на запитання «які процеси можна описати», а останнє - «які доцільно».

Хотілося б звернути увагу на наступні важливі обставини

Впровадження системи класу Workflow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі бізнес-процесу, задля ефективного виконання якого, власне, і здійснюється маршрутизація документів та / або автоматизація операцій.

Технологія Workflow не накладає будь-яких спеціальних обмежень на рівень деталізації бізнес-процесу та / або ступінь автоматизації виконуваних операцій.

При всій важливості функціонального моделювання, тим не менш, представлених у функціональній моделі даних ще недостатньо для повного визначення процесу. Третьою вимогою представлення бізнес-процесу у вигляді процесу Workflow є наявність правил виконання процесу, які можна сформулювати й формально описати. У першу чергу, відповідні правила стосуються послідовності виконання операцій, умов і передбаченої реакції на зовнішні події

Будемо розглядати операції, що виконуються групою виконавців. У ролі напрямків систематизації виберемо узгодженість часу виконання (синхронно, асинхронно) і області дії (локальна або розподілена). Для виконання синхронних, локальних операцій потрібна наявність усіх виконавців в один час і в одному місці. Синхронні розподілені операції виконуються в один і той же час виконавцями, які можуть перебувати в різних місцях. Асинхронні, локальні операції виконуються членами групи в одному, визначеному місці, але в різний час. І, нарешті, асинхронні розподілені операції виконуються членами групи виконавців у різних місцях і в різний час.

У рамках технології Workflow розглядаються операції, пов'язані з останньої категорії, - розподілені і асинхронні, Причому ці операції можуть виконуватися послідовно або паралельно, мати скільки завгодно складну логіку, узгоджуватися по часу, даними і виконавцям. Четвертим і останнім вимогою подання бізнес-процесу у вигляді процесу класу Workflow є періодичність виконання. На відміну від попередніх вимог, це вимога носить економічний характер.

Призначення системи, актуальність використання «OPTiMA-WorkFlow»

Під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства, групами користувачів або користувачами. При цьому під рухом документів розуміється не їхнє фізичне переміщення (оскільки вони найчастіше залишаються на сервері), а передачу прав на їх використання з повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням. Головне призначення систем електронного документообігу - це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і за вмістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відстежуються вироблені в них зміни і контролюються всі їхні версії і підверсії.

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають, що придбання сучасної системи управління документообігом (СУД) є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до прогнозу SIGNAL Magazine, обсяг тільки американського ринку систем електронного документообігу (СЕД) в 2004 р. досягне $ 6 млрд c щорічними темпами зростання близько $ 1 млрд. За різними оцінками у світі зараз існує більше 500 СУД, що відрізняються один від одного як за функціональним можливостям, так і за технологічними рішеннями. Розробкою інтегрованих СЕД у світі займаються десятки компаній, до яких відносяться, зокрема: ACS Software, Action Technologies, Cyco, Datamax Technologies, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, FileNet, Hyland Software, Ideal, InterTech, Magellan Software, PC DOCS, Radnet, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, Saperion, Saros, Staffware plc, Tower Software, Tower Technology, TSP; Unisys, Westbrook Technologies та ін Нижче будуть коротко розглянуті деякі з рішень, пропонованих ними. Система OPTiMA-WorkFlow призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства й організації документообігу. Регулювання та планування в системі підлягають, в першу чергу, виробничі процеси (бізнес-процеси, потоки робіт), в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Отже, автоматизація діловодства та організація документообігу стає не абстрактної метою, а ефективним засобом досягнення цілей компанії у виробничій чи управлінської діяльності.

«OPTiMA-WorkFlow» впорядкує роботу над документами, що циркулюють у вашій компанії. Ви зможете реально керувати документообігом. Впровадження Системи реально забезпечить:

1) підвищення продуктивності праці;

2) скорочення часу прийняття управлінських рішень;

3) поліпшення виконавської дисципліни і зниження впливу особистих якостей персоналу на 4) виконання процесів обробки документів;

5) організацію єдиного централізованого сховища документів з оптимальною структурою;

6) надійність захисту конфіденційних даних.

Windows Workflow Foundation .

Windows Workflow Foundation (WF) є технологією компанії Microsoft для визначення, виконання і управління робочими процесами (англ. workflow). Дана технологія входить до складу. NET Framework 3.0, який споконвічно встановлений в Windows Vista і може бути встановлений в Windows 2003 Server і Windows XP SP2. WF орієнтована на візуальне програмування та використовує декларативну модель програмування.

WF підтримується в Visual Studio 2005 в вигляді розширення (add-on), до складу якого входить візуальний дизайнер процесів і візуальний відладчик, що дозволяє налагодити створений процес. У Visual Studio 2008 ця функціональність входить спочатку.

За допомогою WF можуть бути описані три типи процесів:

1) послідовний процес (Sequential Workflow) - перехід від одного кроку до іншого без повернень назад;

2) кінцевий автомат (State-Machine Workflow) - перехід з одного стану в інший, можливі й довільні повернення в попередні стани;

3) процес, керований правилами (Rules-driven Workflow) - окремий випадок послідовного процесу, в якому перехід на наступний крок визначається набором правил.

Висновки

Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби. Впровадження системи workflow дозволяє значно скоротити або навіть повністю виключити з бізнес-процесу помилки, зумовлені людським фактором. Як наслідок, відбувається різке підвищення якості процесів і підвищується ефективність роботи співробітників на 25-30%. Простий список завдань дозволяє співробітникам банку сконцентруватися на своїх безпосередніх обов'язках. За допомогою системи workflow можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою співробітників на прикладне рішення, що веде до більш ефективного використання робочого часу.

Workflow-система може використовуватись для роботи у локальній мережі або через Інтернет. Робота з WMS здійснюється через веб-браузер (Іnternet Explorer, Opera, Google Chrome тощо). При необхідності workflow-система може бути налаштована для роботи користувачів через Інтернет за допомогою мобільного телефону, смартфону або КПК.

Which came first, the prbolem or the solution? Luckily it doesn't matter.