Технологія Workflow: суть та призначення

Вступ

Workflow-система для автоматизації бізнес-процесів. Робота організації - це динамічний організм і немає гарантії того, що одного разу описані процеси не змінилися і як і раніше ефективні через певний час.

Однією з особливостей workflow-системи є можливість інтеграції із програмними продуктами ARIS. Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби.

Технологія workflow в першу чергу важлива для управлінців всіх рівнів, так як вони з її допомогою можуть без особливих зусиль посилити контроль над тим, що відбувається як в окремо взятому підрозділі, так і в банку в цілому. Менеджер отримує можливість планувати правила взаємодії виконавців у рамках ключових для компанії процедур і покласти на систему функції розподілу завдань, контролю виконання, розсилки повідомлень про виконання і видачі статистичних даних про ефективність функціонуючої процедури. Керівництву банку система workflow видає інформацію, необхідну для того, щоб ефективно втручатися у процес управління, приймати рішення в потрібний момент. Кожен співробітник банку, працюючи з workfow-системою, може наочно уявити контекст кожної функції; він бачить перелік функцій, які повинен виконати, і може організувати свою роботу найкращим чином.

Система Workflow

Workflow-система для автоматизації бізнес-процесівРобота організації - це динамічний організм і немає гарантії того, що одного разу описані процеси не змінилися і як і раніше ефективні через певний час. Саме для вирішення завдань вимірювання ефективності процесів ми пропонуємо нашим клієнтам управлінську систему класу workflow - WMS, що дозволяє забезпечити виконання, контроль та аналіз бізнес-процесів Вашої організації.

Дана workflow-система є власною розробкою фірми та надається нашим клієнтам безкоштовно в рамках проектів опису діяльності, аналізу та оптимізації процесів, впровадження системи процесного управління та підготовки компанії до сертифікації по ІSO 9001. Система поставляється із відкритим кодом, що дозволяє нашим клієнтам надалі (за необхідності) проводити її адаптацію.

Workflow-система є зручним інтерактивним інструментом управління бізнес-процесами у режимі реального часу. Максимальна гнучкість workflow-системи може бути використана для виконання дуже широкого кола завдань, у тому числі:

• Облік і контроль, автоматизація роботи із клієнтами (CRM-процеси);

• Автоматична обробка, облік і контроль одержання та виконання замовлень (поставок продукції та надання послуг);

• Автоматизація формування комплексу звітності по роботі бізнесу;

• Автоматизація процесу складання і затвердження бюджетів.

Система WMS дозволяє:

• Автоматично відслідковувати виконання процесу;

• Автоматично призначати завдання виконавцям і контролювати їхнє виконання;

• Зберігати повну статистику за часом і собівартістю виконання робіт;

• Формувати докладну статистику по виконуваній роботі у режимі реального часу.

Workflow-система може використовуватись для роботи у локальній мережі або через Інтернет. Робота з WMS здійснюється через веб-браузер (Іnternet Explorer, Opera, Google Chrome тощо). При необхідності workflow-система може бути налаштована для роботи користувачів через Інтернет за допомогою мобільного телефону, смартфону або КПК.

Однією з особливостей workflow-системи є можливість інтеграції із програмними продуктами ARIS (малюнок нижче). Діючи в рамках життєвого циклу BPM, завдання по моделюванню, оптимізації та регламентації вирішуються за допомогою ARIS. Після того, як проведено ці роботи, отримані моделі передаються на наступний етап, що безпосередньо вирішує workflow-система. Саме тут описані бізнес-процеси автоматизуються, наповнюючись реальною статистикою по виконаних і незавершених роботах. Передача моделей з ARIS у WMS відбувається у напівавтоматичному режимі через XML. Експортуються не тільки автоматизовані маршрути завдань, але також і штатний розклад, що має відповідати описаним завданням, а крім того супутні процесам параметри, документи та умови. Після того як накопичена певна статистика по процесах, дані із системи WMS передаються на наступний етап контролинга процесів, що здійснюється ARIS MashZone.

Система електронного документообігу (Workflow)

У сучасних умовах, утримання стабільних позицій на фінансовому ринку в умовах жорсткої конкуренції вимагає постійного вдосконалення банківського обслуговування, розробки комплексних програм кредитування та залучення нових категорій клієнтів. Такий підхід до банківської діяльності передбачає накопичення і аналіз інформації про кожного перспективного клієнта і перебудову ключових бізнес-процесів банку відповідно до клієнт-орієнтованої стратегією управління. З іншого боку, це вимагає переходу до організації планованої, контрольованої роботи згідно чітким бізнес-процесів, в тому числі за допомогою автоматизованих засобів. Однак наявність великої кількості клієнтів, які вимагають оперативного, персоналізованого обслуговування, розширення асортименту продуктів і послуг, що надаються призводить до ускладнення управління бізнес-процесами.

Зі збільшенням числа укладених договорів банки стикаються з необхідністю :

¾ мінімізувати ризики і контролювати доцільність укладення договорів, з цією метою необхідно сформувати досьє клієнтів;

¾ створювати процедури, що забезпечують максимально швидке узгодження при укладанні договорів;

¾ організувати для всіх зацікавлених осіб, в тому числі в територіально розподілених відділеннях банку оперативний доступ до досьє договору (клієнта);

¾ контролювати виконання кожного договору з точки зору виконання фінансових зобов'язань сторін.

У зв'язку з цим підвищення ефективності банківської діяльності, пов'язаної з паралельним виконанням великої кількості договорів, кожен з яких носить індивідуальний характер, вимагає широкого використання сучасних технологій управління та автоматизації бізнес-процесів, що забезпечують перехід до людино-незалежній системі управління. Однією з таких технологій є технологія workflow. Згідно глосарію WfMC (Workflow Management Coalition), міжнародної організації, що займається введенням стандартів у системах workflow, бізнес-процес це одна або кілька пов'язаних між собою процедур або операцій (функцій), які спільно реалізують якусь бізнес-завдання або політичну мету підприємства, як правило , в рамках організаційної структури, яка описує функціональні ролі і відносини. У загальному випадку, бізнес-процес об'єднує послідовність дій (потік робіт або функцій), ресурси (люди та обладнання), знання (інформація, необхідна для прийняття рішень), а також регламент (правила виконання цих функцій) .

Таким чином, при використанні технології workflow питання управління ефективністю бізнес-процесу, є питанням управління інтеграцією ресурсів і послідовності дій, спрямованої на досягнення поставленої мети.

Сутність даної технології управління та автоматизації бізнес-процесів розкриває наступна аналогія: бізнес-процес це свого роду схема конвеєра, зі своїми правилами і технологіями, а workflow або потік завдань аналогічний чинному конвеєру з потоком виробів (вузлів, деталей), які змінюються, модифікуються, набувають нову якість і пересуваються цим конвеєром. Іншими словами системи workflow автоматизують процеси, а не функції. Поява відповідного програмного забезпечення (ПО) категорії workflow - це реакція ринку інформаційних технологій на впровадження нових принципів управління підприємствами, заснованих на переході від функціонально-орієнтованої системи управління до процесної. Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби. Впровадження системи workflow дозволяє значно скоротити або навіть повністю виключити з бізнес-процесу помилки, зумовлені людським фактором. Як наслідок, відбувається різке підвищення якості процесів і підвищується ефективність роботи співробітників на 25-30%. Простий список завдань дозволяє співробітникам банку сконцентруватися на своїх безпосередніх обов'язках. За допомогою системи workflow можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою співробітників на прикладне рішення, що веде до більш ефективного використання робочого часу .

Використання системи workflow забезпечує :

¾ більш ефективне управління документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях;

¾ підтримку ефективного накопичення, керування і доступу до інформації;

¾ кадрову гнучкість за рахунок великої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності;

¾ усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації;

¾ чітку авторизацію доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень;

¾ протоколювання діяльності банку в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

¾ оптимізацію бізнес-процесів та автоматизацію механізму їх виконання і контролю.

Технологія workflow в першу чергу важлива для управлінців всіх рівнів, так як вони з її допомогою можуть без особливих зусиль посилити контроль над тим, що відбувається як в окремо взятому підрозділі, так і в банку в цілому. Менеджер отримує можливість планувати правила взаємодії виконавців у рамках ключових для компанії процедур і покласти на систему функції розподілу завдань, контролю виконання, розсилки повідомлень про виконання і видачі статистичних даних про ефективність функціонуючої процедури. Керівництву банку система workflow видає інформацію, необхідну для того, щоб ефективно втручатися у процес управління, приймати рішення в потрібний момент. Кожен співробітник банку, працюючи з workfow-системою, може наочно уявити контекст кожної функції; він бачить перелік функцій, які повинен виконати, і може організувати свою роботу найкращим чином. Таким чином, можна зробити висновок, що подальший розвиток банківської діяльності на основі клієнто-орієнтованої стратегії управління припускає впровадження в існуючі системи в якості окремих модулів workflow - додатки.

Призначення системи, актуальність використання «OPTiMA-WorkFlow»

Під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства, групами користувачів або користувачами. При цьому під рухом документів розуміється не їхнє фізичне переміщення (оскільки вони найчастіше залишаються на сервері), а передачу прав на їх використання з повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням. Головне призначення систем електронного документообігу - це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і за вмістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відстежуються вироблені в них зміни і контролюються всі їхні версії і підверсії.

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають, що придбання сучасної системи управління документообігом (СУД) є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до прогнозу SIGNAL Magazine, обсяг тільки американського ринку систем електронного документообігу (СЕД) в 2004 р. досягне $ 6 млрд c щорічними темпами зростання близько $ 1 млрд. За різними оцінками у світі зараз існує більше 500 СУД, що відрізняються один від одного як за функціональним можливостям, так і за технологічними рішеннями. Розробкою інтегрованих СЕД у світі займаються десятки компаній, до яких відносяться, зокрема: ACS Software, Action Technologies, Cyco, Datamax Technologies, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, FileNet, Hyland Software, Ideal, InterTech, Magellan Software, PC DOCS, Radnet, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, Saperion, Saros, Staffware plc, Tower Software, Tower Technology, TSP; Unisys, Westbrook Technologies та ін Нижче будуть коротко розглянуті деякі з рішень, пропонованих ними. Система OPTiMA-WorkFlow призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства й організації документообігу. Регулювання та планування в системі підлягають, в першу чергу, виробничі процеси (бізнес-процеси, потоки робіт), в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Отже, автоматизація діловодства та організація документообігу стає не абстрактної метою, а ефективним засобом досягнення цілей компанії у виробничій чи управлінської діяльності.

«OPTiMA-WorkFlow» впорядкує роботу над документами, що циркулюють у вашій компанії. Ви зможете реально керувати документообігом. Впровадження Системи реально забезпечить:

1) підвищення продуктивності праці;

2) скорочення часу прийняття управлінських рішень;

3) поліпшення виконавської дисципліни і зниження впливу особистих якостей персоналу на 4) виконання процесів обробки документів;

5) організацію єдиного централізованого сховища документів з оптимальною структурою;

6) надійність захисту конфіденційних даних.

Windows Workflow Foundation .

Windows Workflow Foundation (WF) є технологією компанії Microsoft для визначення, виконання і управління робочими процесами (англ. workflow). Дана технологія входить до складу. NET Framework 3.0, який споконвічно встановлений в Windows Vista і може бути встановлений в Windows 2003 Server і Windows XP SP2. WF орієнтована на візуальне програмування та використовує декларативну модель програмування.

WF підтримується в Visual Studio 2005 в вигляді розширення (add-on), до складу якого входить візуальний дизайнер процесів і візуальний відладчик, що дозволяє налагодити створений процес. У Visual Studio 2008 ця функціональність входить спочатку.

За допомогою WF можуть бути описані три типи процесів:

1) послідовний процес (Sequential Workflow) - перехід від одного кроку до іншого без повернень назад;

2) кінцевий автомат (State-Machine Workflow) - перехід з одного стану в інший, можливі й довільні повернення в попередні стани;

3) процес, керований правилами (Rules-driven Workflow) - окремий випадок послідовного процесу, в якому перехід на наступний крок визначається набором правил.

Сучасний Workflow в додрукарської підготовки

В поліграфічної промисловості Росії відбуваються швидкі зміни. Для високоякісних тиражів в дуже короткі терміни потрібна максимальна автоматизація і в той же час гнучке управління виробничим процесом на всіх стадіях виробництва. Більше того, всі етапи повинні бути об'єднані в єдину тимчасову ланцюжок, щоб дороге устаткування ефективно використовувалося і його простої були зведені до мінімуму. У сучасних умовах це стає одним з вирішальних факторів комерційного успіху друкарні. Найбільші резерви підвищення ефективності - на стадії додрукарської підготовки.

Нові технології породжують у поліграфістів спочатку настороженість, потім активну їх використання, а потім думки, що треба придивитися до ще більш сучасним технологіями. Приклад: фотовивід окремих смуг і ручний монтаж - фотовивід спусків висновок друкованих форм на CtP - цифрові друковані комплекси.

Пік продажів фототехніческіх плівок в Європі припадає на 2000 рік. Далі йде спад. До такої міри, що "Кодак" нещодавно закрив завод в Англії. У Росії ця тенденція поки не настільки виражена, але зате дуже яскраво спостерігається інша -- зростання продажів CtP і відповідно пластин для CtP.

В періодичній пресі жваво дискутують, яка технологія CtP краще. Ми обмінювалися думками з цього питання з головним технологом "Медіа-Преса" О.С. Гурулевим і погодилися, що та з них краще в конкретному випадку, яка оптимально вирішує для друкарні поставлену техніко-економічну задачу.

Обговорюються, головним чином, конструкції, дозволи і продуктивність CtP, особливості термальних і фіолетових пластин. Безумовно, те, що називають "залізом", дуже важливо при виборі рішення. Але поряд з такими чисто технічними характеристиками CtP, як швидкість виведення, дозвіл і т.д., все зростаючу роль відіграють функціональність, ефективне управління процесом і постадійного контроль. Сучасний Workflow дуже сильно визначає технологію в цілому.

Трохи про еволюції RIP-ів. Кожен виробник супроводжує CtP програмним продуктом під власною назвою, але вже звично більш загальне поняття - Workflow. Сучасні Workflow багато в чому схожі за функціональними можливостями і за побудови. Сьогоднішня реальність і тенденції полягають в постачанні модульних продуктів, які дозволяють забезпечувати необхідну на конкретному підприємстві конфігурацію, продуктивність, управління проходженням замовлень, а також уміння приймати завдання в різних форматах, працювати з пристроями виводу інших виробників або передавати виконання завдань з одного Workflow в іншій.

Особливістю сучасних Workflow є здатність виконувати процес автоматично на основі квитків завдання (Job Tickets), а також формувати і передавати інформацію про стан проходження замовлень в систему управління MIS (якщо вона функціонує на підприємстві) і отримувати з неї інструкції, що оптимізують виробництво на поточний момент. Основою для цього є розробка консорціумом CIP4 специфікації формату опису завдань JDF-стандарту і протоколу електронних повідомлень для обміну інформацією і отримання інструкцій JMF.

Серед них, безумовно, гідне місце займає FujiFilm Celebrant Suite сімейство модульних масштабованих продуктів, націлених на задоволення самих різноманітних потреб підприємств. Продукт FujiFilm Celebrant Suite відповідає всім перерахованим вимогам. Celebrant Suite підтримує JDFстандарт, тобто дозволяє не тільки створити сценарій виконання роботи через Job Tickets, а й через Status Reporter постійно інформувати оператора допечатного Workflow або MIS про проходження робіт.

Celebrant Suite - сімейство продуктів Celebrant RIP - побудований на базі ядра Adobe CPSI RIP і може бути налаштований для з'єднання з пристроями виведення фотоформ і друкарських форм або з пристроями цифрового кольоропроби, а Workflow Celebrant Extreme побудований на базі технології Adobe Extreme. Celebrant Extreme є потужної надбудовою над RIP і забезпечує перевірку і підготовку до обробки в RIP надходять файлів, автоматичний спуск смуг, треппінг.

Мета створення JDF - забезпечити інформаційний обмін між усіма стадіями виробничого процесу від створення оригіналу до готового тиражу незалежно від устаткування і програмного забезпечення, що залучається для виконання замовлення. JDF дозволяє створювати квитки завдань - Job Tickets, які визначають всі елементи процесу виконання даної роботи. Розробка JDF має настільки важливі та далекосяжні наслідки, що ця абревіатура стала неофіційним девізом виставки drupa 2004. Ведучих Більшість виробників поліграфічного обладнання бере активну участь у розробці та вдосконалення цього стандарту, тому що він дозволяє легко інтегрувати нове обладнання у вже існуючу структуру, підвищити надійність і оперативність управління і, отже, ефективність виробництва.

Набір модулів визначається з потреб виробництва. У найпростішому випадку в Workflow може бути включений тільки RIP з архіватором і драйвером пристрою висновку або навіть всього лише Celebrant Gateway - транслятор 1-бітових файлів, що надходять з інших Workflow. Файл з видавничої системи надходить в модуль підготовки документів Celebrant Primer, який включає Adobe Normaliser для конверсії PostScript у PDF, Enfocus Action List для автоматичного редагування PDF, Font Embedding для автоматичного вбудовування шрифтів, Color Management для управління передачею кольору, Trapping для компенсації непріводкі під час друку або Preflighting для контролю отриманого файлу та складання звіту, використовуючи Enfocus Pitstop Libraries. Результатом є документ, який повністю відповідає завданню. Він може бути при необхідності відредагований та направлено для подальшої обробки в даному Workflow або експортований в іншій Workflow. Система ідентифікації дозволяє направляти документ пополосно.

Після підготовки пополосний PDFфайл піддається спуску Imposition, де смуги автоматично підключаються до шаблону, сформованому в одному з програмних пакетів спуску, наприклад DynaStrip або Presp. Спуск з підставлених нізкоразрешенних образів смуг може бути проконтролювати на екрані або роздрукований на плоттері. У зазначених пакетах також можуть бути повністю виконані високоразрешенние спуски. Особливість першого методу полягає в тому, що кожна смуга растерізуется в RIP окремо по мірі надходження і замінює нізкоразрешенний образ шаблону безпосередньо при виведенні спусків в CtP або CtF. Це дає можливість "гарячої" заміни окремих смуг без прерастрірованія всієї роботи, тим самим підвищуючи мобільність процесу і розвантажуючи обчислювальні ресурси.

На всіх етапах, починаючи з готових для друку пополосних PDF-файлів, можна здійснювати контроль якості як у вигляді "м'якої" кольоропроби на екрані монітора, так і паперової цифровий. Наприклад, можна отримати пробу спуску після Imposition, а технологія ROOM (растерізуем одного разу, виводимо на безліч пристроїв) дозволяє виготовити цифрову кольоропробу на пристроях FujiFilm або широкоформатних плоттерах Epson або HP з 1-бітових файлів, готових для виводу. Гідність технології ROOM в тому, що кольоропроба збирається з растерізованних кольороподілених 1-бітових файлів і помилки типу викривлення тексту та інші виключені.

В RIP відбувається інтерпретація і растеризації смуг і реалізується треппінг. Адміністратор даного Workflow або адміністратор JDF-сумісної MIS, якщо вона застосовується на підприємстві, керує чергою, визначаючи пріоритетність і направляючи роботи на відповідні вивідні пристрої. Через відповідний драйвер завдання може бути відразу виведено на CtP або CtF, або растрірованнние спуски (1-бітові карти) можуть бути експортовані в інші Workflow, сприймають файли у форматі TIFF 1bit. Для растрування використовуються оригінальні алгоритми, розроблені FujiFilm, - FFQS, Co-Res Screening, Taffeta20 FM-screening. CoRes Screening дозволяє якісно растріровать з линиатурой 175 lpi при вирішенні експонування 1200 dpi або 300 lpi при 2400 dpi. Taffeta20 FM-screening забезпечує кращий, ніж при звичайному стохастичною раструванні, баланс між стійкістю під час друку і помітність структури.

Висновки

Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби. Впровадження системи workflow дозволяє значно скоротити або навіть повністю виключити з бізнес-процесу помилки, зумовлені людським фактором. Як наслідок, відбувається різке підвищення якості процесів і підвищується ефективність роботи співробітників на 25-30%. Простий список завдань дозволяє співробітникам банку сконцентруватися на своїх безпосередніх обов'язках. За допомогою системи workflow можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою співробітників на прикладне рішення, що веде до більш ефективного використання робочого часу.

Workflow-система може використовуватись для роботи у локальній мережі або через Інтернет. Робота з WMS здійснюється через веб-браузер (Іnternet Explorer, Opera, Google Chrome тощо). При необхідності workflow-система може бути налаштована для роботи користувачів через Інтернет за допомогою мобільного телефону, смартфону або КПК.

Список використаної літератури

1. Крістіан Нейгел, Білл Івьен, Джей Глінн, Карлі Уотсон, Морган Скіннер C # 2005 і платформа. NET 3.0 для професіоналів = Professional C # 2005 with. NET 3.0. - М.: «Діалектика», 2007. - ISBN 978-5-8459-1317-3

2. Дхарма Шукла, Боб Шмідт Основи Windows Workflow Foundation = Essential Windows Workflow Foundation. - М.: «ДМК Пресс», 2008. - ISBN 5-94074-400-1