Кількісні характеристики документообігу

2w2eRN <a href="http://izbntpqtjjsw.com/">izbntpqtjjsw</a>, [url=http://vctyeqptlreq.com/]vctyeqptlreq[/url], [link=http://xrxkkknnjwgc.com/]xrxkkknnjwgc[/link], http://mcvobyvbbwha.com/

Кількісна характеристика документообігу

У процесі функціювання організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

Також щоб дати визначення кількісної характеристики документообігу виділяють такі пункти:

•напрямок руху документів, що визначається пунктами відправлення та призначення;

•обсяг кількості документів, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

•призначенням та функції документів, визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

•режим руху документів, визначається періодичністю руху документів через пункти обробки .

До кількісних параметрів документообігу відносять показники його об'єму і часу протікання. Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів установи за конкретний період (рік, квартал, місяць, день). Окрім об'єму документообігу встановлюють питому вагу кожної групи документів або документопотоків, визначають щільність документопотока - об'єм документів, що проходять через підрозділ за одиницю часу. Виділяють і такі такі параметри, як фізичний об'єм конкретного документа, розмір його тексту.

Постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку,кількіть документів, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно зростає,тим самим зростає кількість критеріїв для їх розподілу.

До тимчасових характеристик документообігу відносять тривалість документообігу, тобто швидкість проходження окремих документів в процесі документообігу. Ця характеристика визначається ще і як час, що витрачається на маршрут проходження документа. Під тимчасовими характеристиками розуміється, наприклад, час повного циклу звернення документа в установі або час проходження на вибраних відрізках дороги, стадіях управлінського процесу.Об'єм документообігу встановлюється по сукупності документів, зв'язаних єдністю часу і місця появи в системі.Оскільки документообіг - це і процес, і результат, його параметрами має бути час, що витрачається на рух кортежу в процесі інформаційного забезпечення документування і виконань управлінських рішень, його маршруту, складу і кількості використаних і створених документів. Аналіз документообігу по названих параметрах дозволяє отримувати об'єктивні дані про його стан.

Висновок

Підраховувати кількість документів краще в кінці року(тобто давати їх кількісну характеристику) враховуючи оригінали та копії,напрямки рухів і призначення,або в певні періоди календарного року.Підраховувати щомісячно,щоквартально,за пів року, потім-за рік.Це покаже роботу підрозділі,прогресію чи спад чисельності документів на виробництві в певні ділові періоди,тут враховується не тільки кількість док. і їх важливість,обсяг.

Всі потоки обігу документів в організації необхідно підраховувати.Загальна кількість оброблених протягом 1 календарного року-документний масив.Окремо вираховуються вхідні,вихідні,внутрішні. загальна кількість документів записується дробом:чисельник-кількість документів,знаменник-копії.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1.Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. — Х.:ХГАК, 1998. — 360 с.

2.Буров Є. Комп¢ютерні мережі. – Львів: БаК, 1999. – 468 с.:іл.

3.Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. — М.: Либерия, 1998. — 376