Етапи розробки системи електронного документообігу

Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Призначення СЕД

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Види систем електронного документообігу

Проектування систем електронного документообігу здійснюється багатьма компаніями незалежно одна від одної, тому через неузгодженість роботи систем виникають проблеми при взаємодії систем документообігу різних виробників. Як правило, ці проблеми пов’язані із несумісністю форматів представлення даних, відсутністю стандартизації систем, та підходів, використовуваних при проектуванні систем.

Електронний документообіг обслуговується певним програмним забезпеченням (Enterprise Document Management Systems, EDMS).

З найважливіших характеристик систем електронного документообігу спеціалісти, як правило, виділяють такі: – програмна платформа; – типи документів, з якими працює система; – можливості масштабування; – максимальна кількість користувачів; загальна кількість та число рівнів структур, які відображають особливості внутрішньої організації підприємства; – можливість роботи за „вільною” схемою, без жорсткої фіксації маршрутів); – засоби для визначення маршрутних схем проходження документів; – можливості контролю за проходженням документів; засоби повідомлення про порушення у регламенті проходження документів, спосіб повідомлення посадових осіб; – підтримка роботи з кількома версіями документа, можливість інтеграції з іншими додатками; особливості настроювання програмного продукту на потреби конкретного замовника; – засоби регламентації доступу та криптографічного захисту.

Системи з розвиненими засобами workflow (WF).

Наведемо кілька найбільш відомих визначень Worklfow [13]: • довільне завдання, виконуване послідовно або паралельно одним або більше учасниками робочої групи з метою досягнення спільної мети (IBM); • повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного учасника до іншого для виконання узгоджених дій (М. Саттон ); • координація людей, інформації, об’єктів та подій для виконання послідовності операцій і досягнення статусу, який призводить до досягнення встановлених цілей (Workflow Management Coalition).

Всі ці визначення включають бізнес-процеси, інформацію та персонал.

Технологія WorkFlow включає:

• технологію автоматизації управління потоками робіт; • автоматизацію виконання ділових (бізнес) процесів; • моделювання діяльності підприємства; • організацію у управління взаємопов’язаною діяльністю всіх співробітників підприємства.

В основі технології Workflow лежать такі базові поняття:

– об’єкт – деякий об’єкт, використовуваний у бізнес-процесі (наприклад, документ, креслення, інструмент); – подія – дія, виконана над об’єктом (напр., підписання документа); – операція – дія, виконувана у межах розглядуваного бізнес-процесу (напр., перевірка документа на правильність складання, внесення змін до документа);

– виконавець – посадова особа, відповідальна за виконання операції бізнес-процесу.

Кожна система класу Workflow забезпечує вирішення мінімум трьох завдань:

– опис бізнес-процесу; – управління виконанням бізнес-процесу; – моніторинг виконання бізнес-процесу.

Управління виконанням потоку робіт полягає:

– у перевірці умов переходу між операціями; – у передаванні документів між виконавцями; – повідомленні користувача про те, що він повинен зробити.

Функції системи електронного документообігу в інформаційному забезпеченні системи управління:

– підвищення якості підготовки документів; – посилення виконавської дисципліни; – прискорення обміну інформацією між організаціями; – спрощення процедури прийняття рішень; – скорочення кількості помилок і зловживань при роботі з громадянами і організаціями; – підвищення авторитету державних інститутів у громадській думці; – прискорення і спрощення інформаційних процесів; – підвищення гнучкості й керованості процесів передавання інформації; – забезпечення прозорості прийняття рішень і необхідного контролю суспільства за діяльністю державних органів; – забезпечення внутрішньовідомчої взаємодії, а також взаємодії співробітників державних органів різних рівнів.

Проблеми впровадження систем електронного документообігу:

– консерватизм персоналу, недостатня освіченість в галузі інформаційних технологій, небажання навчатись і підвищувати кваліфікацію, побоювання прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає внаслідок впровадження системи електронного документообігу;

– відставання нормативно-методичного забезпечення роботи з електронними документами від інформаційно-технологічного; – різноманітність програмних засобів, які використовуються для автоматизації документообігу в органах державного управління; – часті структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів; – паралельне існування традиційних „паперових” систем документообігу і систем електронного документообігу.

Загальні принципи побудови системи електронного документообігу

1) в організаційному аспекті:

• забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи; • зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП ІІАС; • забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми у відношенні до ПП ІІАС структурними підрозділами та установами з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом

2) в інформаційному аспекті:

• інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії; можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи; • відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ОДВ

3) в алгоритмічному аспекті:

• алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ПП ІІАС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо

4) в технічному аспекті:

• забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування; • архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування

5) в технологічному аспекті:

• забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту ІІАС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи; • забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому; • при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не змінюється.

6) у нормативно-правовому аспекті:

• забезпечення дотримання нормативно-правових актів з питань застосування електронного документообігу і електронного цифрового підпису

Закони України:

– від 22.05.03 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг” – від 22.05.03 № 852-IV “Про електронний цифровий підпис”

Постанови Кабінету Міністрів України:

– від 26 травня 2004 р. № 680 “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу” – від 28 жовтня 2004 р. № 1451 “Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган” – від 28 жовтня 2004 р. № 1452 “Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності” – від 28 жовтня 2004 р. № 1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади” – від 28 жовтня 2004 р. № 1454 “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації”.

Принципи створення інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрунтуються на принципах:

 системності - між структурними елементами системи встановлені такі зв’язки, які забезпечують її цілісність і взаємодію з іншими системами;  відкритості – система створюється з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування;  сумісності – при створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами;  стандартизації (уніфікації) - при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стандартизовані рішення;  ефективності - в результаті розробки системи забезпечується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами.

Основні вимоги до систем електронного документообігу

Масштабованість

Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів з здатність системи нарощувати потужність визначалась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

Розподіленість

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально-розподілених організаціях

Модульність

Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

Відкритість

Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.

Автоматизація документообігу здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси:

– комплекс підготовки документів комп’ютерними засобами; – комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів; – комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації; – комплекс контролю виконавчої діяльності; – комплекс проектування маршрутів руху документів; – комплекс обміну даними; – комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу; – комплекс ведення нормативно-довідкової інформації; – комплекс адміністрування; – комплекс “уніфіковане клієнтське місце”.

Для забезпечення обміну електронними документами та повідомленнями з дотриманням вимог "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453, розроблено технічні умови „Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови” ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

Дотримання технічних умов забезпечує можливість:

– уніфікації форматів обміну інформацією між органами виконавчої влади; – інтеграції СЕДО в єдину загальнодержавну систему електронного документообігу органів виконавчої влади.

Система електронного документообігу (СЕДО) повинна функціонувати з дотриманням вимог “Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 та “Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженою постановою КМУ №1153 від 17 жовтня 1997 року.

В СЕДО повинна забезпечуватися можливість:

– одночасної роботи групи користувачів; – перевірки електронних документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних; – використання надійних засобів електронного цифрового підпису; – візуального подання (у тому числі й друк на папері) електронних документів; – використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису. – В СЕДО повинні забезпечуватися: – простота і зручність її використання працівниками, що пройшли навчання (далі - користувачі); – виконання користувачами своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі; – захист від помилкового видалення даних, можливість зворотних дій користувача; – автоматичне заповнення полів форм для прискорення процесу введення інформації; – аудит введеної інформації; – надання засобів для відстеження (моніторингу) руху електронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства.

Функціонування СЕДО здійснюється з обов'язковим використанням інформації з довідників:

– довідник видів електронних документів та повідомлень; – довідник органів виконавчої влади, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями; – довідник фізичних осіб, які є учасниками обміну електронними документами та повідомленнями між органами виконавчої влади.

За необхідності СЕДО доповнюється довідниками та/або класифікаторами із загальносистемною або іншою інформацією, необхідною для її функціонування.

В процесі функціонування СЕДО забезпечується коректна взаємодія її програмних компонент з іншим інформаційно-телекомунікаційними системним, прикладним та інструментальним програмним забезпеченням робочих місць та серверів без порушення їх функціонування.

Програмні продукти, які використовуються для створення СЕДО, повинні мати експертний висновок або сертифікат відповідності вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації.

Органи виконавчої влади, які здійснюють обмін електронними документами і повідомленнями через свої СЕДО, виступають відправниками або одержувачами таких документів і повідомлень.

В процесі обміну електронними документами і повідомленнями взаємодія СЕДО з системами електронного документообігу органів виконавчої влади здійснюється через спеціальні телекомунікаційні мережі, у яких забезпечується безпека конфіденційної інформації, що є власністю держави.

В СЕДО не накладаються обмеження на структуру та зміст електронного документа.

В СЕДО забезпечується обмін такою інформацією:

– електронні документи; – реєстраційні дані в електронній формі про електронний документ та його зміст; – повідомлення для відправника про прийняття (відхилення) вхідних електронного документа службою діловодства одержувача. – Інтерфейс між користувачем і СЕДО дає змогу забезпечити: – ергономічність взаємодії користувача з СЕДО; – взаємодію користувача з програмними компонентами СЕДО на основі прозорого та інтуїтивно зрозумілого діалогового графічного віконного інтерфейсу, з використанням піктограм функцій, режимів та операцій; – можливість для користувача оперувати професійно-орієнтованими поняттями предметної галузі діловодства державною мовою; – можливість зворотності дій користувача, а також обов'язкове підтвердження ним потенційно руйнівних дій з модифікації та відновлення даних; – можливість одержання користувачем довідкових даних про функціональні характеристики СЕДО (зокрема, отримання на екрані монітора контекстнозалежних підказок щодо виконання операцій, функцій тощо).

В СЕДО може застосовуватися система управління базами даних, в якій забезпечується надійне зберігання інформації в різноманітних форматах - як текстових, так і графічних чи мультимедійних, надання швидкого доступу до інформаційних ресурсів різноманітним прикладним системам з підтримкою достатньої продуктивності при підключенні запланованої кількості користувачів.

На ринку представлених досить широкий спектр систем електронного документообігу. Розглянемо кілька з найбільш розповсюджених систем.

Аналіз документообігу підприємства

Для автоматизації документообігу на підприємстві необхідний, перш за все, аналіз документообігу підприємства, який ґрунтується на виявленні „проблемних” ділянок документообігу і оптимізації руху документів.

Такий аналіз можна здійснювати за наступними етапами.

Етап 1. Аналіз системи документообігу на підприємстві (підготовчий етап).

– дослідження організаційної структури підприємства. – виділення з організаційної структури підрозділів, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві. – визначення підпорядкованості виявлених підрозділів і розмежування їх функцій за видами виконуваних робіт. – формування відповідної моделі документообігу на підприємстві. – Етап 2. Аналіз структури документообігу на підприємстві. – групування документів підприємства за ознакою документаційного забезпечення управління (вхідні, вихідні, накази та ін.). – групування документів підприємства за підрозділами згідно організаційної структури підприємства та їх аналіз. – групування документів підприємства для виявлення сезонності та їх аналіз. – Етап 3. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві.

– дослідження організаційних структур підприємства щодо руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів. – укладання та опрацювання картки-анкети зв’язків всіх підрозділів, включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних взаємодій. – аналіз ефективності зв’язків за кожним з видів спроектованої організаційної структури. – підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх реалізації.

На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві.

Після виявлення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно виявити підпорядкованість підрозділів сектора і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій основі сформувати наявну модель документообігу на підприємстві.

Скориставшись організаційною структурою підприємства слід скласти блок-схему взаємодії всіх підрозділів з підрозділами, відповідальними з документообіг на підприємстві. Після цього необхідно показати схему руху документів між підрозділами.

На другому етапи виконується аналіз структури документообігу підприємства.

Виконується групування документів за ознакою документаційного забезпечення:

– внутрішні документи (напр., фінансові та службові); – для виявлення динаміки в руху документів – виявляють темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період; – за підрозділами – для виявлення, які з підрозділів найбільше завантажують документообіг; – виконати аналіз документів за категоріями.

На третьому етапі виконується „внутрішнє” проектування системи документообігу.

Для побудови моделі функціонування системи і одержання результатів, близьких до оптимальних, слід організувати раціональну і ефективну взаємодію наявних процесів. З цією метою слід провести такі заходи:

1. Визначити ієрархічну підпорядкованість процесів і послідовність у часі їх взаємодії. 2. Розробити структуру взаємодії між підрозділами на певний термін. 3. Визначити критерії якості роботи системи. Визначити рейтинг кожного з критеріїв якості.

Основними підходами до моделювання потоку робіт є:

– моделювання на основі потоку робіт, наявного в організації (модель «as is»), – моделювання на основі перспективної структури процесу, яке задовольняє вимогам за цільовими значеннями показників ефективності (модель «to be»); – моделювання зверху-вниз – формування моделі від укрупнених процесів до детальних за допомогою декомпозиції – послідовної деталізації моделей для кожного об’єкта процесу; – моделювання знизу-вверх – формування укрупнених процесів шляхом агрегування детальних процесів.

Дослідження адекватності моделі проводиться експертами, які перевіряють відповідність моделі реальному потоку робіт на підприємстві.

Критерії оцінювання системи електронного документообігу

При виборі системи електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішуватись з використанням цієї системи. Після цього необхідно обрати 4-5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації необхідно визначити критерії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні.

Наприклад, для организаций, имеющих удаленные филиалы и подразделения, важна поддержка территориальной розподіленості.

В якості критеріїв можуть бути такі напрями аналізу:

– функціональність; – продуктивність і масштабуємість; – інтегрованість; – ліцензійна політика; – цінова політика; – вартість масштабування; – інструментальні засоби; – локалізація.

Необхідно визначити важливість критеріїв, після чого оцінювати безпосередньо систему електронного документообігу (приклад наведено у Оцінки за кожним з критеріїв, помножені на важливість цього критерію, підсумовуються. Система, яка набрала найбільшу кількість балів, є оптимальною для даної організації. У наведеному прикладі, найбільш прийнятною за критерієм „Види документів, які підтримуються системою” виявилась Система 3.

Якщо співробітникам організації складно оцінити той або інший показник, для аналізу запрошуються незалежні консультанти або експерти.

Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити організація на шляху від паперового до електронного документообігу:

І етап (початковий) – впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа.

Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі. Їх основними завданнями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки документа. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути контролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі даних, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отримати відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

– підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення); – легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів); – формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі; – зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, використання довідників); – засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів).

ІІ етап (розширений) – створення „образу” електронного документообігу.

Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати „образом електронного документообігу”. Створення „образу електронного документообігу” відбувається за допомогою сканування документів. Швидке отримання електронної версії документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

ІІІ етап (розвинений) – електронний документообіг.

Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електронних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, підпис – елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно-цифровий підпис.

Наведені етапи впровадження електронного документообігу є об’єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовністю установ до їх впровадження. Зважаючи на соціально-освітні та психологічні чинники, така послідовність впровадження електронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах, як наслідок зросте ефективність опрацювання документів в установі.

При впровадженні систем електронного документообігу відзначають такі типові помилки:

– відсутність попереднього обстеження організації; – розробка системи власними силами; – відсутність попередньої (пілотної) експлуатації; – низький рівень навчання співробітників.

Організаційні проблеми пов’язані, перш за все, з людським фактором:

– недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою; – низький рівень комп’ютерною грамотності; – помилкове або неповне визначення завдань, які повинна вирішувати система, при прийнятті рішень про її впровадження.

Компанії, які впроваджують системи електронного документообігу, пропонують консалтингові послуги. Підприємства вдаються до послуг консалтингових компаній з таких причин:

– нестача ресурсів (людей, часу, навичок, знань) – у період значних змін організація не має часу шукати людей з новими навичками або ж навчати своїх співробітників; консультанти ж і вирішують завдання, які постають, і передають свої знання і навички співробітникам організації; – допомога на тимчасовій основі. Консультанти можуть залучатись для аналізу схем документообігу, інших видів аналізу і вироблення рекомендацій без відволікання від поточної діяльності співробітників організації; – незалежний погляд „зі сторони”. Перевагою консультанта є „свіжий” погляд і безпристрасність у ситуаціях, коли співробітники організації не можуть бути об’єктивними; – навчання співробітників через консультування.

Ефективність впровадження систем електронного документообігу визначається такими чинниками:

1. Ціна. Вартість однієї ліцензії може коливатись від $200 до $1000. Покрокове впровадження системи управління документообігом дає змогу замовнику „розтягнути” у часі виплати, отже застосовується у багатьох випадках. 2. Побоювання помилитись у виборі програмного продукту. Хоча практично у кожній із систем є сховище і WorkFlow, реалізуються вони по-різному і різною мірою відповідають потребам того або іншого замовника. Систему електронного документообігу можна перевірити у режимі пілотного проекту. 3. Саботаж співробітників. Систему управління електронним документообігом можна вважати тільки тоді успішно впровадженою, якщо всі користувачі охоче використовують її в повсякденній роботі.

Одним із шляхів подолання проблеми „людського фактора” при впровадженні систем електронного документообігу керівництво організації часто вважає примус співробітників до роботи із автоматизованою системою. Часто у таких „вимушених користувачів” створюються передумови до розкриття потенціалу до роботи із системою.

Висновки

Необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

Список використаних джерел та літератури

Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного документооборота// Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – С. 107с – 111с.

Электронные офисные системы [Електронний ресурс].-Спосіб доступу: URL: http://eos.ru

Пікульський В., Дубова С. Автоматизація документообігу в органах державного управління: етапи впровадження// Вісник Книжкової палати. - 2006. - № 2. - C. 33 - 35.

Шеян И. Электронное развитие документооборота// Computerworld. - 2003. - № 18.

Філіпова Л. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організації, технології (зарубіжний досвід) // Вісник Книжкової палати. - 2001. - № 4. - C. 15-18.

Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу