Етапи впровадження системи електронного документообігу

Вступ

Системи електронного документообігу (СЕД) мають якусь особливість: система або повинна бути впроваджена повсюди, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації знайдуться люди, що прагнуть уникнути чого-небудь нового. Консерватизм персоналу звичайно обумовлений небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Ця проблема може завести в тупик увесь процес впровадження. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

1. Проблемні завдання початку впровадження

Надання електронному документу юридичної сили Ще однієї проблемою є необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів. Але чим далі, тім частіше цю проблему можливо вирішувати як звичайне організаційно-технічне завдання. Завдяки тому, що нарешті прийнятий закон, що регулює використання електронного цифрового підпису (ЕЦП), стало можливим додання електронним документам юридичного статусу. Безсумнівно, пройде якийсь час, перш ніж електронний підпис стане широко використовуватися при обміні документами між організаціями. Але ніщо не заважає швидкому впровадженню ЕЦП, а відповідно й електронних документів усередині організацій.

(Насправді поняття електронного підпису як аналога звичайного підпису в законодавстві вже існувало. Така ситуація дозволяла використовувати електронний підпис за умови, якщо підписаний договір між сторонами, що обмовляє всі умови застосування ЕЦП. Завдяки цьому в російській практиці існують приклади реального використання ЕЦП, наприклад, у міжбанківському обміні.)

Якщо ж певні потенційні правові колізії все-таки викликають занепокоєння, можна піти компромісним шляхом. Електронні документи, які мають правові наслідки, можна супроводжувати паперовими копіями з "реальним підписом". Треба розуміти, що метою СЕД є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування організації. Крім того, роздруковувати необхідно буде тільки кінцеві продукти роботи – конкретні, уже повністю підготовлені паперові документи й тільки в одній "правовстановлюючій" копії, що однаково приведе до істотного зниження обсягу паперових документів. Взаємодія із зовнішнім миром При запровадженні системи документообігу виникає питання організації взаємодії із зовнішнім "паперовим" миром. Особливо це стосується обміну документами з паралельними структурами в асоційованих організаціях або відомствах, з якими йде постійна "щільна" робота. Найчастіше інформація від них надходить на папері. Згодом, сподіваємося, ця ситуація зміниться, і обмін електронними документами стане нормою, але поки необхідно впроваджувати рішення, що враховують особливості поточної ситуації. Тут треба сказати, що навіть компанії – розробники програмного забезпечення, що перебувають на передовому краю інформаційних технологій, дотепер підписують більшість контрактів на папері, причому навіть між собою. Електронним образом оформляються тільки незначні угоди, що виконуються на стандартних умовах.

Для того щоб паперові документи із зовнішнього світу змогли потрапити у внутрішню систему електронного документообігу, необхідно одержати їхні електронні образи. Зрозуміло, що для цього використовуються сканери. Якщо обсяг вхідних документів невеликий, можна використовувати недорогі сканери з автоподанням. Для більших обсягів вхідної кореспонденції доведеться придбати більш серйозний промисловий сканер.

Більшість систем документообігу або поставляються з модулями для сканування документів, або припускають інтеграцію з однієї з існуючих систем уведення зображень. Для простих рішень звичайно ніякі спеціалізовані системи не потрібні, досить будь-якої програми сканування або розпізнавання. При більших обсягах необхідно вивчити необхідність використання професійних систем, призначених для одержання зображень документів, наприклад Accent Capture компанії Kofax або Inputaccel компанії Actionpoint. Ці системи дозволяють здійснювати масове введення документів з організацією окремих робочих місць для різних типів робіт, з виділеними серверами для обробки, конвертації й розпізнавання зображень. Вбудовані в них алгоритми дозволяють одержувати зображення високої якості з максимальною швидкістю. Вони орієнтовані на використання промислових потокових сканерів. Ціни таких систем перебувають у діапазоні від декількох тисяч до декількох десятків тисяч доларів.

Розпізнавання текстів вхідних документів і зберігання тексту документа одночасно із зображенням не є необхідним. Але наявність розпізнаного тексту дозволяє використовувати ті самі механізми повнотекстового пошуку, створення рефератів і автоматичного виділення ключових слів як для документів, створених на комп'ютері, так і для тих, які були від скановані раніше. Крім того, розпізнавання зображень дозволяє відразу конвертувати документи у формат PDF, який останнім часом став дуже популярний. Ще одна корисна можливість: користувачі можуть використовувати існуючі документи для створення нових, вирізаючи з них частини або просто модифікуючи їх. Якщо передбачається, що така робота буде вестися постійно, краще передбачити й серверне розпізнавання для цілей повнотекстового пошуку, і встановлені на робочих місцях користувачів і інтегровані із клієнтською частиною СЭД копії програми розпізнавання. У цьому випадку користувач буде мати можливість самостійно конвертувати зображення документів у текст із необхідними опціями й зберігати текст у потрібному йому форматі. Міграція існуючих документів Етап міграції існуючих документів з паперової форми в електронну, мабуть, є одним із самих небезпечних. Якщо він не спланований ретельно, ви можете зіштовхнутися із проблемами, здатними звести нанівець усю попередню роботу й провалити весь проект. Якщо в організації є паперовий архів документів, то намагатися знайти по всій мережі їх електронні копії для створення електронного варіанта архіву – справа безнадійна. Більше того, це невірно в принципі, адже електронні копії могли бути модифіковані ким завгодно, і перевірити це практично неможливо. Тому електронний архів існуючих документів у цьому випадку потрібно створювати з паперового шляхом сканування.

Якщо ж ніякого архіву немає, необхідно провести досить тривалу підготовчу роботу. Спочатку потрібно добитися єдиного порядку зберігання документів у каталогах. Слід заборонити (у тому числі, якщо це можливо, технічними засобами) зберігання документів на локальних дисках комп'ютерів. Треба, щоб у всіх користувачів організації були свої каталоги в мережі, у яких вони зберігають документи. Це суттєво полегшить подальшу міграцію документів у систему документообігу.

Деякі СЕД дозволяють зберігати посилання на документи, що фізично перебувають у каталогах у мережі, і не вимагають обов'язкового переміщення цих документів у сховище системи. Такий підхід полегшує впровадження, дозволяючи здійснювати роботу з переміщення документів у сховище системи (а до цього треба обов'язково прагнути) паралельно з експлуатацією системи.

2. Критерії оцінювання системи електронного документообігу.

При виборі системи електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішуватись з використан-ям цієї системи. Після цього необхідно обрати 4-5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації необхідно визначити крите-рії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні.

Наприклад, для организаций, имеющих удаленные филиалы и подраз-деления, важна поддержка территориальной розподіленості.

В якості критеріїв можуть бути такі напрями аналізу:

– функціональність;

– продуктивність і масштабуємість;

– інтегрованість;

– ліцензійна політика;

– цінова політика;

– вартість масштабування;

– інструментальні засоби;

– локалізація.

Необхідно визначити важливість критеріїв, після чого оцінювати без-посередньо систему електронного документообігу (приклад наведено у табл.1.)

Функціональні можливості	Системи електронного документообігу
	Важливість критеріїв	Система 1	Система 2	Система 3	Система 4
Види документів, які підтримуються системою
Вхідні	10	5	5	5	4
Вихідні	10	5	5	5	4
Внутрішні	7	5	5	3	4
Орг.-розпор. документація	7	4	5	4	4
Протоколи нарад	4	2	3	5	2
Документи довільної форми	8	5	4	5	5
Скарги та листи громадян	0	4	4	1	5
Проекти документів	8	3	4	5	2
Всього		235	246	249	200

Оцінки за кожним з критеріїв, помножені на важливість цього крите-рію, підсумовуються. Система, яка набрала найбільшу кількість балів, є оп-тимальною для даної організації. У наведеному прикладі, найбільш прийнят-ною за критерієм „Види документів, які підтримуються системою” виявилась Система 3. Якщо співробітникам організації складно оцінити той або інший показник, для аналізу запрошуються незалежні консультанти або експерти. `

3. Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях.

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити організація на шляху від паперового до електронного документообігу:

І етап (початковий) – впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі. Їх основними завданнями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки доумента. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути контролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі даних, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отримати відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

– підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення);

– легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів);

– формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі;

– зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, використання довідників);

– засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів).

ІІ етап (розширений) – створення „образу” електронного документообігу. Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати „образом електронного документообігу”.

Створення „образу електронного документообігу” відбувається за допомогою сканування документів. Швидке отримання електронної версії документа за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

ІІІ етап (розвинений) – електронний документообіг.

Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електронних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, підпис – елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно-цифровий підпис.

Наведені етапи впровадження електронного документообігу є об’єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовністю установ до їх впровадження. Зважаючи на соціально-освітні та психологічні чинники, така послідовність впровадження електронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах, як наслідок зросте ефективність опрацювання документів в установі.

При впровадженні систем електронного документообігу відзначають такі типові помилки: – відсутність попереднього обстеження організації; – розробка системи власними силами; – відсутність попередньої (пілотної) експлуатації; – низький рівень навчання співробітників.

Організаційні проблеми пов’язані, перш за все, з людським фактором: – недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою; – низький рівень комп’ютерною грамотності; – помилкове або неповне визначення завдань, які повинна вирішувати система, при прийнятті рішень про її впровадження.

Компанії, які впроваджують системи електронного документообігу, пропонують консалтингові послуги. Підприємства вдаються до послуг консалтингових компаній з таких причин:

– нестача ресурсів (людей, часу, навичок, знань) – у період значних змін організація не має часу шукати людей з новими навичками або ж навчати своїх співробітників; консультанти ж і вирішують завдання, які постають, і передають свої знання і навички співробітникам організації;

– допомога на тимчасовій основі. Консультанти можуть залучатись для аналізу схем документообігу, інших видів аналізу і вироблення рекомендацій без відволікання від поточної діяльності співробітників організації;

– незалежний погляд „зі сторони”. Перевагою консультанта є „свіжий” погляд і безпристрасність у ситуаціях, коли співробітники організації не можуть бути об’єктивними;

– навчання співробітників через консультування.

Ефективність впровадження систем електронного документообігу визначається такими чинниками: 1. Ціна. Вартість однієї ліцензії може коливатись від $200 до $1000. Покрокове впровадження системи управління документообігом дає змогу замовнику „розтягнути” у часі виплати, отже застосовується у багатьох випадках. 2. Побоювання помилитись у виборі програмного продукту. Хоча практично у кожній із систем є сховище і WorkFlow, реалізуються вони по-різному і різною мірою відповідають потребам того або іншого замовника. Систему електронного документообігу можна перевірити у режимі пілотного проекту. 3. Саботаж співробітників. Систему управління електронним документообігом можна вважати тільки тоді успішно впровадженою, якщо всі користувачі охоче використовують її в повсякденній роботі.

Одним із шляхів подолання проблеми „людського фактора” при впровадженні систем електронного документообігу керівництво організації часто вважає примус співробітників до роботи із автоматизованою системою. Час-то у таких „вимушених користувачів” створюються передумови до розкриття потенціалу до роботи із системою.

Висновок

Для ефективного впровадження систем електронного документообігу необхідно:

– виявлення зацікавленості керівництва у реалізації проекту;

– відмова від розробки системи силами власного ІТ-підрозділу і застосування готових рішень від виробників;

– розробка і впровадження концепції розвитку документаційного забезпечення підприємства, плану впровадження системи електронного до-кументообігу, вибір керівника проекту, формування робочої групи;

– тісна співпраця фахівців ІТ-служб замовника та виконавця;

– чіткий розподіл обов’язків та повноважень всіх, хто залучений до впровадження системи;

– впровадження пілотного проекту для відпрацювання бізнес-процедур, які підлягають автоматизації;

– навчання співробітників на постійній основі і на всіх етапах впровадження.

Список використаних джерел

1. Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного доку-ментооборота// Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – С. 107с – 111с.

2. Электронные офисные системы [Електронний ресурс].-Спосіб доступу: URL: http://eos.ru

3. Aladdin - защита информации, информационная безопасность, аутенти-фикация[] http:// URL http://www.aladdin.ru/

4. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: изд-во МЭИ, 2004. — 172 с.

5. Пікульський В., Дубова С. Автоматизація документообігу в органах державного управління: етапи впровадження// Вісник Книжкової пала-ти. - 2006. - № 2. - C. 33 - 35.

6. Дубова С. Інформаційна культура державних службовців як чинник якості впровадження та функціонування автоматизованих інформацій-них систем//Вісник Книжкової палати.-2005.-№4.-С.35-37.

7. CNews/аналитика http://www.cnews.ru/reviews/