4. Робота з дорученнями: видача, виконання і контроль
Види доручень:
-резолюція - доручення, що видається уповноваженою посадовою особою на підставі документа;
-пункт - доручення, що міститься в тексті самого документа і не має конкретного автора;
-підпорядкована резолюція – стосується не документа загалом, а його окремого пункту або резолюції.
-проект резолюції - попередній варіант резолюції, який вимагає затвердження керівництвом.
Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони
поділяються на особисті та офіційні.
Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на
отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого
доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис
довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).
Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.
• Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей,
одержання заробітної платні, пенсії, стипендії, поштового переказу).
• Спеціальні — на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в
органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).
• Загальні — на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх
судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві,
відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).
Технологія розсилання доручень
Керівники можуть вводити доручення в комп'ютерну систему і автоматично розсилати їх виконавцям, делегуючи повноваження з контролю спеціально виділеним посадовим особам чи відділам контролю. Система повинна підтримувати роботу з великою кількістю доручень по документу, кожне з яких має своїх фігурантів (авторів, контролерів і виконавців). Таким чином, всім зацікавленим посадовим особам надаються ефективні інструменти для зручності контролю і виконання документів.
Після введення доручень документи автоматично пересилаються виконавцям у їх робочі кабінети в системі. Після отримання документа посадова особа може або сама виконати його та ввести в систему відповідний звіт, або своєю резолюцією направити документ далі - виконавцям більш низького рівня.
Контроль доручень
Для контрольних документів, щодо яких запроваджено доручення, автоматично відстежуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи та документи з закінченими термінами виконання. Система автоматично інформує користувача про порушення терміну розгляду або виконання документів і дозволяє отримувати зведення про виконання контрольних документів. Контроль також може здійснюватися шляхом пошуку документів за реквізитами контрольних доручень.
Зняття з контролю відбувається після отримання підсумкового звіту від виконавця. Коли доручення знято з контролю, відомості про нього автоматично видаляються з усіх робочих кабінетів системи.
