4. Робота з дорученнями: видача, виконання і контроль

Види доручень:

-резолюція - доручення, що видається уповноваженою посадовою особою на підставі документа;

-пункт - доручення, що міститься в тексті самого документа і не має конкретного автора;

-підпорядкована резолюція – стосується не документа загалом, а його окремого пункту або резолюції.

-проект резолюції - попередній варіант резолюції, який вимагає затвердження керівництвом.

Технологія розсилання доручень

Керівники можуть вводити доручення в комп'ютерну систему і автоматично розсилати їх виконавцям, делегуючи повноваження з контролю спеціально виділеним посадовим особам чи відділам контролю. Система повинна підтримувати роботу з великою кількістю доручень по документу, кожне з яких має своїх фігурантів (авторів, контролерів і виконавців). Таким чином, всім зацікавленим посадовим особам надаються ефективні інструменти для зручності контролю і виконання документів.

Після введення доручень документи автоматично пересилаються виконавцям у їх робочі кабінети в системі. Після отримання документа посадова особа може або сама виконати його та ввести в систему відповідний звіт, або своєю резолюцією направити документ далі - виконавцям більш низького рівня.

Для контрольних документів, щодо яких запроваджено доручення, автоматично відстежуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи та документи з закінченими термінами виконання. Система автоматично інформує користувача про порушення терміну розгляду або виконання документів і дозволяє отримувати зведення про виконання контрольних документів. Контроль також може здійснюватися шляхом пошуку документів за реквізитами контрольних доручень.

Зняття з контролю відбувається після отримання підсумкового звіту від виконавця. Коли доручення знято з контролю, відомості про нього автоматично видаляються з усіх робочих кабінетів системи.