2. Робота з електронними документами

Передані по електронній пошті документи, в тому числі забезпечені електронним цифровим підписом (ЕЦП) повинні реєструватиcя в автоматизованому режимі.

Для документів, які готуються за допомогою MS Word і Excel має бути реалізована спрощена процедура реєстрації прямо зі звичного для користувача середовища редактора.

Ці документи записуються в базу даних компютерної системи, після чого вони можуть бути видалені з локального комп'ютера користувача.

При цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами: перегляд, редагування, видалення, підписання електронним цифровим підписом, розмежування прав доступу до електронного документа.

До реєстраційної картки можуть прикріплятися файли будь-яких форматів, що містять текст або графічні образи документів.

Особливості роботи з електронними документами

Так, кореспонденція, що надійшла електронною поштою і адресована керівництву ОДПС, копіюється на принтер (тверду копію), реєструється у діловодній службі і передається за призначенням. Одночасно надходження такої кореспонденції обліковується у журналі, який ведеться електронною поштою. Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо виконавцями. При цьому обов’язково необхідно зазначати такі реквізити: ім’я файла; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа, на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового телефону виконавця.

Всі дискети з електронними документами маркуються – вказується індекс структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та ініціали виконавця.Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання. Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа підшивається до справи за номенклатурою.Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах. При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з обов’язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі.

Важливе значення в діяльності органів державної податкової служби всіх рівнів має створення реєстру нормативних актів і службових документів державної податкової служби України. Він являє собою автоматизовану систему збирання, систематизації, класифікації і використання документів з основних питань діяльності органів державної податкової служби України.

До реєстру вносяться такі види документів: – закони України, постанови Верховної Ради України; – укази і розпорядження Президента України; – постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; – документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших державних органів; – статистичні збірники, листи-роз’яснення та інші документи методичного та інформаційного характеру; – документи нормативного характеру органів державної податкової служби; – листи з питань роз’яснення податкового законодавства; – накази і розпорядження органів державної податкової служби; – протоколи виробничих нарад; – положення про структурні підрозділи органів державної податкової служби.

Формування інформації центрального рівня забезпечується діловодною службою. Тут повинні створюватися реєстраційні картки та картки контролю вхідних службових документів, запитів-звернень народних депутатів, пропозицій, заяв і скарг громадян, власних нормативно-розпорядчих документів і доручень керівництва, службових вихідних документів. На центральному рівні здійснюється контроль за виконанням документів. Складаються реєстри документів паперового архіву документів ДПА України за минулі роки та ефективний архів цих документів.

Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними документами. Вони пов’язуються з опрацюванням надісланих із центрального рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за умови повного забезпечення працівників комп’ютерною технікою є можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних документів.

При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився.

Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь. Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного використання. Розв’язанню цієї проблеми може сприяти ведення централізованого архіву документів у електронному вигляді.

За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів, визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа.

Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал (паперовий примірник, одночасно зв’язаний з електронним каталогом, де зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ (файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп’ютерних програм користувача).

Робота з документами для службового користування

Конфіденційна інформація – це інформація обмеженого доступу, що перебуває у володінні, користуванні або розпорядженні органів державної податкової служби, крім інформації, що становить державну таємницю.

З метою запобігання безконтрольному розповсюдженню конфіденційної інформації, що є власністю держави, в системі державної податкової служби України при розробці документів встановлюють гриф “Для службового користування”, яким вводиться обмеження щодо розповсюдження, обліку та зберігання цієї категорії документів.

Зазначений гриф і номер примірника проставляється в правому верхньому куті першої сторінки документа, титульному аркуші видання і на супровідному листі до цих матеріалів. Якщо гриф обмеження доступу неможливо внести безпосередньо на магнітний носій, він обов’язково зазначається у супровідному листі.

Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить на адресу податкових органів, приймається і реєструється централізовано у діловодній службі. При прийманні обов’язково перевіряється: правильність доставки, цілісність пакетів, відповідність номерів, кількість примірників і сторінок, наявність додатків. У разі відсутності документа, додатків до нього або пошкодження, складається акт встановленої форми у двох примірниках, один з яких направляється відправнику для надсилання документів, яких не вистачає або зіпсовані. Помилково надіслані документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправнику або пересилаються за призначенням. Реєстрація документів та видань з грифом “Для службового користування” ведеться, як правило, окремо від реєстрації іншої несекретної документації у журналах або картках, при цьому необхідно обов’язково вказувати кількість сторінок документа або кількість примірників видань.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” потрібно вести окремо від обліку паперових носіїв такої інформації.

Сторінки зазначених реєстраційних журналів обов’язково нумеруються, а самі журнали прошнуровуються та опечатуються із оформленням на останній сторінці запису про кількості сторінок у журналі. Запис робиться службою діловодства і засвідчується печаткою.

Існують конкретні правила користування документами, що мають гриф “Для службового користування”. Зокрема, до роботи з такими документами допускаються лише працівники, які зазначаються у резолюціях керівництва, а до роботи із справами – лише посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих справ.

Ознайомлювати представників сторонніх організацій із документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в державній податковій службі України можна лише за письмовим дозволом керівництва ОДПС після одержання письмового запиту від зацікавлених організацій. У разі наявності в документах із грифом “Для службового користування” відомостей, що належать до компетенції інших організацій, передавати такі відомості можна лише за письмовою згодою цих організацій.

Справи з грифом “Для службового користування” необхідно періодично переглядати з метою можливого зняття цього грифа. Рішення про зняття грифа “Для службового користування” приймається експертною комісією (ЕК), яке оформляється актом та затверджується керівником ОДПС. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ, складання описів справ) здійснюється відповідно до правил, встановлених Головархівом України.

Відібрані для знищення справи з грифом “Для службового користування”, що не мають науково-історичної цінності і практичного значення, оформляються окремим актом або включаються у загальний акт про виділення справ до знищення (в останньому випадку після зазначення індексів відібраних справ необхідно проставляти відмітку “ДСК”).

Відібрані для знищення документи, справи, видання з грифом “Для службового користування” перед здачею на переробку як макулатура обов’язково повинні подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх читання.

Документи, що мають гриф “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. У разі видачі таких справ для користування співробітникам, вони повинні бути повернуті, як правило, у той же день. Не дозволяється виносити документи, справи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень, а в разі необхідності дозвіл виконавцю на винесення документів з грифом “Для службового користування” може дати керівник ОДПС чи структурного підрозділу, якщо організація знаходиться в межах одного населеного пункту.

У разі зміни працівників, які відповідають за облік і зберігання документів і справ з грифом “Для службового користування”, складається акт приймання-передачі цих документів (справ).

З метою контролю за дотриманням правил роботи з документами, що містять гриф “Для службового користування”, та їх зберіганням щорічно необхідно проводити перевірку наявності зазначених документів. Така перевірка здійснюється комісією, що призначається наказом керівника ОДПС, наслідки перевірки оформляються актом.

У разі втрати або незаконного знищення документів із грифом “Для службового користування” чи розголошення конфіденційної інформації винні особи несуть дисциплінарну чи цивільно-правову відповідальність згідно з чинним законодавством.