2. Робота з електронними документами
Передані по електронній пошті документи, в тому числі забезпечені електронним цифровим підписом (ЕЦП) повинні реєструватиcя в автоматизованому режимі.
Для документів, які готуються за допомогою MS Word і Excel має бути реалізована спрощена процедура реєстрації прямо зі звичного для користувача середовища редактора.
Ці документи записуються в базу даних компютерної системи, після чого вони можуть бути видалені з локального комп'ютера користувача.
При цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами: перегляд, редагування, видалення, підписання електронним цифровим підписом, розмежування прав доступу до електронного документа.
До реєстраційної картки можуть прикріплятися файли будь-яких форматів, що містять текст або графічні образи документів.
Реєстрація вхідної кореспонденції Реєстрація документів – це фіксування факту одержання документа шляхом проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах, картках). Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документа. Основний принцип реєстрації – однократність. Реєстрація документів здійснюється, як правило, централізовано за реєстраційними групами документів. В органах державної податкової служби визначені такі реєстраційні групи документів та їх постійні цифрові позначки: а) для ДПА України постійні цифрові позначки Адміністрація Президента України 1 Верховна Рада України 2 Кабінет Міністрів України 3 Народні депутати 4 Міністерства і відомства 5 Підприємства, установи, організації 6 Державні податкові органи 7 Громадяни початкова літера прізвища заявника б) для обласного і районного рівнів Органи державної податкової служби вищого рівня 8 Місцеві органи державної влади і управління 9 Народні депутати 4 Державні податкові органи 7 Загальна кореспонденція 10 Громадяни початкова літера прізвища заявника Реєстраційний індекс вхідного документа складається із порядкового номера цього документа з початку року у межах відповідної реєстраційної групи кореспондентів та постійної цифрової позначки цієї групи. Наприклад, вхідний індекс документа 316/3 означає: 316 – порядковий номер документа з початку року у межах відповідної групи кореспондентів, 3 – постійна цифрова позначка реєстраційної групи документів. Частина документів, яка надходить в органи державної податкової служби, може не реєструватись. Зокрема, це такі документи, як вітальні листи і телеграми, запрошення, друковані видання, рекламні матеріали, навчальні плани і програми, зведення погоди. Не підлягають централізованій реєстрації місячні, квартальні та інші звіти державних податкових органів, бланки бухгалтерського й статистичного обліку й звітності, які надходять електронною поштою і містять інформацію звітного або інформаційно-довідкового характеру та інші. Такі документи повинні реєструватися у відповідних структурних підрозділах. Розгляд документів керівництвом Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву відповідного органу державної податкової служби або до структурних підрозділів. Розгляд вхідної кореспонденції повинен здійснюватися невідкладно. У разі тимчасової відсутності керівника або його заступника (відпустка, відрядження тощо), вхідна кореспонденція передається на розгляд особі, яка тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів, розглянувши документ, оформляють на ньому резолюцію. У ній вказується, кому направляється документ на виконання (прізвище виконавця); зміст доручення; термін виконання (якщо він не називається в самому документі); підпис керівника; дата. Якщо виконання доручається декільком виконавцям, прізвище відповідального виконавця вказується першим. Резолюція повинна бути короткою. Її слід писати на самому документі (крім законів, указів, постанов, розпоряджень вищих органів державної влади і управління, а також документів, які підлягають поверненню). Документи з резолюціями керівництва повертаються в діловодну службу, де зміст доручень щодо виконанню кожного документа (резолюція) переноситься до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Одночасно до документів, поставлених на контроль, оформляються два примірники контрольних карток. Документи з одним примірником контрольної картки передаються на виконання. Якщо в резолюції зазначено два і більше виконавці, діловодна служба передає оригінал документа з контрольною карткою першому виконавцю, а копії документів направляються решті.
Проходження вихідних документів
Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії: – складання проекту документа і його виготовлення; – погодження проекту документа, візування; – підписання, а в окремих випадках і затвердження; – реєстрація; – відправлення. Складання проекту документа і його виготовлення – це написання рукописного проекту документа і друкування його на бланку установи або чистому аркуші паперу відповідного формату. Рукопис складається безпосереднім виконавцем, якому доручено підготувати необхідний документ. Вимоги до тексту, правила погодження і засвідчення документів викладені у попередніх розділах. Підготовлений і погоджений проект вихідного документа (найчастіше це лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних додатків і правильність їх оформлення, наявність віз на копії вихідного документа, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів, на основі яких готувався проект документа. Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно передається і лист-запит. Вихідні документи підписуються посадовими особами органів державної податкової служби відповідно до їх компетенції. Зокрема, документи, які направляються до органів вищого рівня, а також з важливих питань діяльності установи, підписуються керівником, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його функції. Інші документи можуть підписуватися заступниками керівника чи керівниками структурних підрозділів відповідно до розподілу функцій і в межах визначення їх прав. Після підписання вихідні документи передаються на реєстрацію і відправлення у діловодну службу. Реєстрація вихідної кореспонденції – це фіксування факту створення і надсилання документа відповідному адресату шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу і дати надходження в службу діловодства. При цьому необхідні дані про документ заносяться до журналу реєстрації вихідної кореспонденції. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація вихідної кореспондентів допускається лише в міжрайонних та об’єднаних органах держаної податкової служби з територіально роз’єднаними структурними підрозділами. Реєстраційний індекс вихідного документа складається, як правило, із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) та індексу справи за номенклатурою, в яку підшивається копія вихідного документа. Наприклад: № 139/12-33, де 139 – порядковий номер вихідного документа за журналом реєстрації, 12-33 – номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа. До складу реєстраційного індексу можуть входити і цифрові позначки постійних реєстраційних груп кореспондентів. Так, якщо попередній документ направляється на адресу Кабінету Міністрів України, то його реєстраційний індекс може бути таким: № 139 / 3 / 12-33. Діловодна служба під час приймання документів на реєстрацію і відправлення повинна перевірити: – правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів; – правильність зазначення адреси одержувача; – наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках на ньому; – наявність віз на копії документа, що залишається у справах; – наявність на документі відмітки про додатки; – відповідність кількості примірників документа кількості адресатів. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, зверху на правому полі першої сторінки діловодною службою ставиться штамп “Підлягає поверненню”. Кореспонденція, що надсилається одночасно одному і тому ж адресату, вкладається в один конверт, на якому проставляються реєстраційні індекси всіх вкладених документів. Для скорочення часу на підготовку до відправлення вихідної кореспонденції рекомендується заздалегідь заготовляти машинописним або друкарським способом конверти для постійних кореспондентів. Вихідна кореспонденція залежно від її важливості може відправлятися простими, рекомендованими, цінними відправленнями, електронною поштою та факсом. Документи, що доставляються місцевим кореспондентам кур’єрами, передаються під розпис у журналі (розносній книжці).
Контроль за виконанням документів
Контроль як одна із функцій управління включає в себе: – контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань; – контроль за термінами виконання документів; – контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни. Контролю підлягають документи, в яких встановлені завдання. Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів: – закони України; – постанови Верховної Ради України; – доручення Комітетів Верховної Ради України; – укази Президента України; – розпорядження Президента України; – доручення Президента України; – доручення Адміністрації Президента України; – постанови Кабінету Міністрів України; – розпорядження Кабінету Міністрів України; – доручення Кабінету Міністрів України; – звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів; – рішення і доручення органів ДПС вищого рівня; – звернення органів ДПС України; – звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій; – звернення громадян; – власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.); – вихідні документи, на які очікуються відповіді. В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів. До першого рівня контролю належать такі документи: – закони України; – постанови Верховної Ради України; – укази Президента України; – розпорядження Президента України; – доручення Президента України; – постанови Кабінету Міністрів України; – запити та звернення народних депутатів України. Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання. До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання. Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів. Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації. Контроль за виконання документів включає такі види роботи: – постановку документів на контроль; – формування картотеки контрольних документів; – перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; – перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю); – облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів; – інформування про хід та підсумки виконання документів; – зняття документів з контролю; – формування картотеки виконаних документів. Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або позначка “К”. Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку. При оформленні контрольної картотеки в “ручному режимі” незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди). Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками. В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів. Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю. Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату. Терміни виконання документів Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватися актами законодавства. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів з дати підписання документа. Депутатські запити розглядаються у 15-денний термін з дня їх одержання або в інший термін, встановлений Верховною Радою України. Звернення народних депутатів України та депутатів місцевих Рад народних депутатів повинні бути розглянуті протягом не більше як 10 днів з дня одержання. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня розглядаються у зазначений у них термін або протягом 30 днів від дати підписання документа. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від їх одержання, а ті, що не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів від дати їх отримання. В окремих випадках з об’єктивних причин термін розгляду звернень громадян може бути продовжений, але загальний термін вирішення питань, порушених у зверненнях, не повинен перевищувати 45 днів. Скарги платників податків повинні розглядатися у місячний термін. Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом не більше 2 днів, решта – до 10 днів. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщає. Термін розгляду документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну. Документ вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені або розглянуті і кореспондентові дано вичерпні відповіді.
Особливості роботи з електронними документами У наш час удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження комп’ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню терміну проходження документів в органах державної податкової служби, вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань. Діючою Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України визначений порядок роботи з документами, що формуються на магнітних носіях. Так, кореспонденція, що надійшла електронною поштою і адресована керівництву ОДПС, копіюється на принтер (тверду копію), реєструється у діловодній службі і передається за призначенням. Одночасно надходження такої кореспонденції обліковується у журналі, який ведеться електронною поштою. Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо виконавцями. При цьому обов’язково необхідно зазначати такі реквізити: ім’я файла; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа, на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового телефону виконавця. Ім’я файла при підготовці вихідних документів для надсилання електронною поштою формується залежно від адресата. Наприклад, при відправці кореспонденції із ДПА України на адресу державної податкової адміністрації обласного рівня (ОДПА), до складу імені файла повинні бути включені такі позначки: Е ОО ДД ММ І. УУ, де: Е – знак “Е” означає, що службова інформація призначена для відправлення із ДПА України до державної податкової адміністрації обласного рівня. У випадку відправлення інформації термінового призначення замість знака “Е” вводиться знак “А”; ОО – індекс державної податкової адміністрації обласного рівня (двозначний). Якщо документ надсилається всім ОДПА, то проставляються два нулі; ДД – число місяця надсилання інформації; ММ – місяць надсилання інформації (двома арабськими цифрами); І – літерний ідентифікатор (А – Z); УУ – перші два знаки індексу самостійного структурного підрозділу ДПА України, що відправляє документ. За аналогічним принципом формуються імена файлів при надсиланні кореспонденції електронною поштою за напрямами: – ОДПА – ДПА України; – ОДПА – ОДПА; – ОДПА – державні податкові інспекції (ДПІ); – ДПІ – ОДПА; – ДПІ – ДПА України; – ДПА ВПП – ДПА України; – ДПІ – ДПІ (внутрішньообласна); – ДПА ВПП – ДПА України. Всі дискети з електронними документами маркуються – вказується індекс структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та ініціали виконавця. Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання. Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа підшивається до справи за номенклатурою. Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах. При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з обов’язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі. Важливе значення в діяльності органів державної податкової служби всіх рівнів має створення реєстру нормативних актів і службових документів державної податкової служби України. Він являє собою автоматизовану систему збирання, систематизації, класифікації і використання документів з основних питань діяльності органів державної податкової служби України. До реєстру вносяться такі види документів: – закони України, постанови Верховної Ради України; – укази і розпорядження Президента України; – постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; – документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших державних органів; – статистичні збірники, листи-роз’яснення та інші документи методичного та інформаційного характеру; – документи нормативного характеру органів державної податкової служби; – листи з питань роз’яснення податкового законодавства; – накази і розпорядження органів державної податкової служби; – протоколи виробничих нарад; – положення про структурні підрозділи органів державної податкової служби. До зазначеного реєстру не вносяться документи, що містять несекретні відомості обмеженого характеру (конфіденційні) та документи з грифом “таємно”, “не для друку”. У 2000 році прийнята Концепція системи діловодства та автоматизації документообігу в органах державної податкової служби України. Нею передбачені основні програмно-технічні вимоги до створення системи електронного документообігу, схеми реєстрації, опрацювання та контролю документів, склад функціональних комплексів, вимоги щодо захисту інформації в системі документообігу, до програмного і технічного забезпечення тощо. Концепцією передбачено створити таку систему електронного обігу документів, яка б змогла охопити всі діловодні процеси, починаючи з надходження або створення документів і закінчуючи передачею їх на архівне зберігання. Система повинна поширюватись вверх – до рівня керівництва і вниз – до рівня рядових виконавців, забезпечуючи при цьому контроль встановлених прав доступу до інформації. Система автоматизації документообігу повинна враховувати організаційну структуру ДПА України, отже, складатися з двох рівнів – центрального та локального. Формування інформації центрального рівня забезпечується діловодною службою. Тут повинні створюватися реєстраційні картки та картки контролю вхідних службових документів, запитів-звернень народних депутатів, пропозицій, заяв і скарг громадян, власних нормативно-розпорядчих документів і доручень керівництва, службових вихідних документів. На центральному рівні здійснюється контроль за виконанням документів. Складаються реєстри документів паперового архіву документів ДПА України за минулі роки та ефективний архів цих документів. Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними документами. Вони пов’язуються з опрацюванням надісланих із центрального рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за умови повного забезпечення працівників комп’ютерною технікою є можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних документів. При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився. Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь. Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного використання. Розв’язанню цієї проблеми може сприяти ведення централізованого архіву документів у електронному вигляді. За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів, визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа. Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал (паперовий примірник, одночасно зв’язаний з електронним каталогом, де зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ (файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп’ютерних програм користувача). Вирішення завдань щодо впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних технологій із метою вдосконалення діловодних процесів в органах державної податкової служби дасть можливість підвищити оперативність роботи з документами, скоротити документообіг, посилити контроль за виконанням документів, запровадити безпаперову технологію роботи з документами, формувати архів електронних копій документів, що в свою чергу повинне позитивно позначитися на якості системи управління в податковій службі України.
Робота з документами для службового користування
Державною податковою адміністрацією України розроблено і затверджено Положення про податкову інформацію в державній податкові службі України (наказ від 02.04.99 р. № 175). Положенням визначено класифікацію інформації, що циркулює в органах державної податкової служби, за ступенем її конфіденційності, правила її підготовки, використання, зберігання та розповсюдження, а також відповідальність осіб, які мають право доступу до неї під час її обробки та зберігання в органах державної податкової служби. Конфіденційна інформація – це інформація обмеженого доступу, що перебуває у володінні, користуванні або розпорядженні органів державної податкової служби, крім інформації, що становить державну таємницю. З метою запобігання безконтрольному розповсюдженню конфіденційної інформації, що є власністю держави, в системі державної податкової служби України при розробці документів встановлюють гриф “Для службового користування”, яким вводиться обмеження щодо розповсюдження, обліку та зберігання цієї категорії документів. Зазначений гриф і номер примірника проставляється в правому верхньому куті першої сторінки документа, титульному аркуші видання і на супровідному листі до цих матеріалів. Якщо гриф обмеження доступу неможливо внести безпосередньо на магнітний носій, він обов’язково зазначається у супровідному листі. Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить на адресу податкових органів, приймається і реєструється централізовано у діловодній службі. При прийманні обов’язково перевіряється: правильність доставки, цілісність пакетів, відповідність номерів, кількість примірників і сторінок, наявність додатків. У разі відсутності документа, додатків до нього або пошкодження, складається акт встановленої форми у двох примірниках, один з яких направляється відправнику для надсилання документів, яких не вистачає або зіпсовані. Помилково надіслані документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправнику або пересилаються за призначенням. Реєстрація документів та видань з грифом “Для службового користування” ведеться, як правило, окремо від реєстрації іншої несекретної документації у журналах або картках, при цьому необхідно обов’язково вказувати кількість сторінок документа або кількість примірників видань. Облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” потрібно вести окремо від обліку паперових носіїв такої інформації. Сторінки зазначених реєстраційних журналів обов’язково нумеруються, а самі журнали прошнуровуються та опечатуються із оформленням на останній сторінці запису про кількості сторінок у журналі. Запис робиться службою діловодства і засвідчується печаткою. Існують конкретні правила користування документами, що мають гриф “Для службового користування”. Зокрема, до роботи з такими документами допускаються лише працівники, які зазначаються у резолюціях керівництва, а до роботи із справами – лише посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих справ. Ознайомлювати представників сторонніх організацій із документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в державній податковій службі України можна лише за письмовим дозволом керівництва ОДПС після одержання письмового запиту від зацікавлених організацій. У разі наявності в документах із грифом “Для службового користування” відомостей, що належать до компетенції інших організацій, передавати такі відомості можна лише за письмовою згодою цих організацій. Справи з грифом “Для службового користування” необхідно періодично переглядати з метою можливого зняття цього грифа. Рішення про зняття грифа “Для службового користування” приймається експертною комісією (ЕК), яке оформляється актом та затверджується керівником ОДПС. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ, складання описів справ) здійснюється відповідно до правил, встановлених Головархівом України. Відібрані для знищення справи з грифом “Для службового користування”, що не мають науково-історичної цінності і практичного значення, оформляються окремим актом або включаються у загальний акт про виділення справ до знищення (в останньому випадку після зазначення індексів відібраних справ необхідно проставляти відмітку “ДСК”). Відібрані для знищення документи, справи, видання з грифом “Для службового користування” перед здачею на переробку як макулатура обов’язково повинні подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх читання. Документи, що мають гриф “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. У разі видачі таких справ для користування співробітникам, вони повинні бути повернуті, як правило, у той же день. Не дозволяється виносити документи, справи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень, а в разі необхідності дозвіл виконавцю на винесення документів з грифом “Для службового користування” може дати керівник ОДПС чи структурного підрозділу, якщо організація знаходиться в межах одного населеного пункту. У разі зміни працівників, які відповідають за облік і зберігання документів і справ з грифом “Для службового користування”, складається акт приймання-передачі цих документів (справ). З метою контролю за дотриманням правил роботи з документами, що містять гриф “Для службового користування”, та їх зберіганням щорічно необхідно проводити перевірку наявності зазначених документів. Така перевірка здійснюється комісією, що призначається наказом керівника ОДПС, наслідки перевірки оформляються актом. У разі втрати або незаконного знищення документів із грифом “Для службового користування” чи розголошення конфіденційної інформації винні особи несуть дисциплінарну чи цивільно-правову відповідальність згідно з чинним законодавством.
