Якісні характеристики документообігу

r4ZfDV http://www.RUWE5gOde94HqsfDYIh3uBfJfSMdiDSG.com

I really like swimming <a href=" http://BuyZopicloneat.blog.cz/ ">Buy Zopiclone </a> 8-[[

Another service? <a href=" http://BuyZolpidem.blog.cz/ ">Buy Zolpidem </a> jvz

5. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній ді-яльності установи дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечує керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів, досягнен-ня нового якісного рівня в рішенні наступних задач: • Організація єдиного централізованого сховища документів, його оптима-льна систематизація, що забезпечить зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволить організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний ін-формаційний простір органу влади.; • Формалізація правил виконання технологічних процесів створення й об-робки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що ви-ключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоратив-них нормативів і інструктивних вказівок; • Поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних про-цесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення про-дуктивності праці; • Підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, за-безпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації; • Досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій; • Можливість створення і керування ланцюжками завдань; • Можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що харак-теризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового до-кументообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних. Однією з позитивних рис програми БДД «Документ» є легкість її викори-стання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із за-значенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня досту-пу, РК документу та інше. [4,C.20]

Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім’я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту піс-ля 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується. Функції доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функ-ціонуючими кнопками: • Довідка • Інформація про програму • Сховище • Користувачі • Журнал реєстрації документів • Архів • Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністрато-ра системи). Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути ін-формацію щодо користування системою.

Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.

Сховище.  Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки «Призначення доступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволе-них для адресації». Після створення користувача системи документообігу і ви-значення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі уста-нови. Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною упов-новаженою посадовою особою. Крім доступних сховищ адміністратор пови-нний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршру-тизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса", натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що з'явилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано.

Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, ад-міністратор повинен вибрати закладку «Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку «Застосувати».

Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна прав та повно-важень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки проти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Після натискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, що відпові-дає призначеним йому правам.

Журнал реєстрації документів. Має вкладки «вхідні документи» та «Ви-хідні документи». Обравши одну з вкладок відкриється таблиця зі списком за-реєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним докумен-том; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу докумен-тів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користува-чі мають право на це – в залежності від рівня доступу) потрібно підвести кур-сор «мишки» до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу. На екрані з’явиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”, „друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішою мишки. Для пове-рнення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб до-дати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів «Но-вий документ».

Архів. Своерідна база, що містить відомості про документи, які зберіга-ються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції прогля-нути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього. Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна ві-дшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконав-цем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для ро-боти.

Висновки

Підсумовуючи дану тему роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки до-кументообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позити-вний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівниц-твом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої осо-би»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впро-ваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна че-кати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, на-вчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , ор-ганізації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з органі-зації переходові на електронну форму діловодства. Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Ав-томатизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьо-му розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

У даній роботі терміни «документообіг», «діловодство» та ін. розгляда-ються винятково в контексті організації роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідності вручну розмножувати доку-менти, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організа-ції, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним обра-зом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль вико-нання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість робо-ти виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є до-сить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами в Броварській міській адміністрації. Спільне використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інфор-мацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих зако-номірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішен-ня і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком еле-ктронного документообігу.

                             Список використаної літератури:

1. Україна. Верховна Рада Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ 2. Україна. Верховна Рада Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV 3. Україна. Верховна Рада Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV 4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с. 5. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самовряду-вання, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Держав-ного комітету архівів України 16.03.2001 №16 6. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. – К. – 1996. – 48с. 7. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визна-чення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html

Якісні характеристики документообігу

5. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Висновки

Особисті інструменти

Простори назв

Варіанти

Перегляди

Дії

Пошук

Навігація

Інструменти