Внутрішній та зовнішній контур документообігу

Вступ

Зовнішній контур починається з вхідних документів які надходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замовників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на виконання.

Якщо документ створюється всередині організації, утворюється внутрішній контур проходження документа. саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям. Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

That's going to make things a lot eisaer from here on out.

t9HO0g <a href="http://eilhfifrdmxo.com/">eilhfifrdmxo</a>

Інформаційно-довідкова робота

Для забезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного роду рішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певного питання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всі документи, які знаходяться в організації.

Основа побудови ІПС — реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації — створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативно дізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якій справі знаходиться виконанний документ; в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання. Система управління базами даних (СУБД) дозволяє отримувати довідки за будь-якою комбінацією даних, занесених до РКК.

Пошук документів можна виконувати по виконаним і невиконаним документам, по всій оперативній базі даних, а також за необхідністю — по архівній базі даних. Під час видачі інформації про конкретний документ на екран виводиться та при необхідності роздруковується реєстраційна картка. Під час пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

У випадку пошуку невиконаного документа результатом пошуку буде інформація, у якого виконавця документ зараз знаходиться. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, в якій справі знаходиться документ.

Suiepror thinking demonstrated above. Thanks!

Висновок

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.

На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами.

Список джерел та літератури

1. Асєєв, Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 6. – С. 17-19

2. Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59

3. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ //Секретарское дело. – 2003. – № 3. – С. 12–15

4. Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – № 10. – С. 20-23