Організація електронного архіву

Вступ

Електронний архів, система електронного архіву - система структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук.

Електронний архів відноситься до класу систем управління корпоративним контентом (Enterprise Content Management). Безліч організацій приходить до його впровадження через використання мережевих папок загального користування, але ще не будучи готовими до впровадження систем електронного документообігу, часто громіздких і складних, тому електронні архіви позиціонують як основу документооборота.

Особливості систем електронного архіву

Сформульовані відповідно до стандарту MoReq II [1]:

не допускає зміну документа;

дозволяє існувати єдиною фінальної версії документа;

забороняє видалення документів, крім деяких строго контрольованих ситуацій;

повинен включати строгі правила зберігання;

повинен включати суворо упорядковану структуру документів (класифікаційну схему), яка задається адміністратором;

може підтримувати щоденну роботу, але в першу чергу призначений для забезпечення захищеного зберігання бізнес значущих документів.

Правові норми у сфері діяльності електронних архівів

Діяльність аудіовізуальних та електронних архівів розвивається в рамках інформаційного типу суспільних відносин. В якості головної організаційної завдання поширення відомостей, що мають соціально значуще зміст.

До початку 90-х років об'єктом законодавчого регулювання були тільки КФФД в якості частини ГАФ. Але в міру розвитку інформаційних технологій електронні архіви, які включають у себе програмні ресурси, бази даних та інші групи ресурсів, стали значущим об'єктом законодавчого регулювання і навіть більшою мірою в сфері законотворчого управління.

У рамках юридичного забезпечення аудіовізуальних та електронних архівів основними суб'єктами правовідносин є засоби масової інформації, архіви і в меншій мірі фізичні особи. У ряді спеціальних законодавчих актів у якості суб'єкта правових відносин виступає держава. Це стосується області створення, зберігання і використання тих електронних ресурсів, які можуть містити важливі відомості з точки зору забезпечення державної безпеки. Основний для законодавчої практики є визначення архівів як інформаційних систем. У цій якості архіви включають в себе: Інформаційні ресурси (носії первинної і вторинної документної інформації); Інформаційні технології (засоби, що забезпечують збереження документів, забезпечення опису та доступу до документів).

Саме як інформаційних систем аудіовізуальні та електронні архіви стають об'єктом і складовою частина інформаційних відносин.

Основні функції

Впровадження такої системи перш за все починається з потреби структурувати електронну інформацію, незалежно від того, текстові чи це документи, мультимедіа або графіка: підписані контракти, первинна фінансова, а також технічна та проектна документація.

Електронний архів включає наступні базові функції:

-управління документами та ієрархічною структурою архіву (check-in/check-out, безпека, --управління сервісами, призначення документами атрибутів);

іміджінг документів (оцифровка, трансформація, подання до різних форматах паперових документів); -потоковий ввід - прискорення занесення великого масиву типових і різнорідних документів в систему; -управління Web-контентом;

-системи повідомлень, що дозволяють користувачам обмінюватися повідомленнями, а також призначати завдання й відстежувати статус їх виконання.

Залежно від різновиду системи архіву та її призначення, з'являються специфічні функції, наприклад:

- для систем автоматизації архівного діловодства - формування та оформлення архівних справ, автоматичне формування номенклатури справ, облік і контроль використання справ;

- для архівів нормативно-технічної документації - функція актуалізації, що нагадує користувачеві про необхідність перевірити актуальність поданого в системі стандарту;

для архівів фінансової (платіжної) документації - функція вибірки, що дозволяє в найкоротші терміни вивести весь необхідний перелік документів, що вимагається, наприклад, для податкових перевірок.

Види

Система автоматизації архівної діловодства необхідна для архівного підрозділу підприємства. Допомагає формувати архівні справи, номенклатуру справ, вести облік, контролювати дати обов'язкового зберігання і т. д.

- Електронний архів фінансової (платіжної) документації забезпечує централізований облік і зберігання електронних образів первинних фінансово-економічних документів, договорів та інших документів, що мають відношення до фінансово-економічної діяльності підприємства.

- Електронний архів проектної документації дозволяє проектним організаціям зберігати весь спектр документів, як то: креслення, кошториси, пояснювальні записки і багато іншого.

- Електронний архів нормативних документів являє собою організований каталог всіх стандартів підприємства, закуплених і (або) розроблених ним. Створення такого архіву тісно пов'язане з проблемою авторського права компаній-розробників стандартів і часто буває однією з умов проходження сертифікації.

- Електронний архів технічної документації призначений для організацій, чия діяльність пов'язана з постачанням товарів і забезпечує зберігання супутньої технічної документації (керівництва користувача, технічні характеристики та ін).

- Електронний архів юридичної документації, що містить договори і супутню документацію;

- Електронний архів кадрової документації, що використовується для зберігання особистих справ, трудових договорів, наказів і розпоряджень, інструкцій і регламентів всередині компанії;

- Електронний архів конструкторської документації дозволяє організувати доступ до копій креслень, незалежно від їх давності.

Етапи створення електронного архіву

Кількість етапів створення подібної системи залежить від того, чиїми силами буде виконуватися такий проект - самої організації або ж компанії-аутсорсера. У загальному вигляді черговість така:

Обстеження компанії. Результатом його має стати документ, що відображає поточний стан документів, які будуть перебувати в архіві, їх кількість, структуру та взаємозв'язки. У нього також має увійти інформація про підрозділи, які будуть користуватися архівом, технічної та програмної базі компанії, можливості інтеграції з іншими системами, з яких необхідний доступ, а також про рівень підготовленості співробітників. На основі цього документа пишеться технічне завдання.

Встановлення та налаштування системи електронного архіву. На даному етапі також купується (при необхідності) обладнання для організації поточного введення документів (промислові сканери, сервери і робочі станції обробки документів) і для довготривалого захищеного зберігання даних (RAID-масиви, бібліотеки на різних носіях).

Наповнення системи, найбільш трудомісткий процес, що включає в себе:

Сканування документів - починаючи з їх підготовки і закінчуючи перевіркою якості отриманих після оцифрування зображень;

Введення інформації в систему, що включає в себе або, як мінімум, створення картки електронного документа з описують його атрибутами, або - повнотекстової бази наявних документів, а також верифікація даних.

Необхідно розрізняти залповий введення - одноразовий введення в систему великого масиву документів, що формує архівний фонд - і поточний ввід - сканування поточних документів і їх наступний введення в систему по мірі появи.

Інтеграція системи електронного архіву з паперовим архівом. Робота включає в себе вибір ознак систематизації загальних для паперової частини архіву та електронної частини архіву. При цьому для паперової частини архіву можна передбачити переклад архіву на одну з Систем Управління Паперовими Документами.

Принципи діяльності організації електронного архіву

- Висока якість, ефективність і практичність;

- Розумне та прозоре ціноутворення;

- Дотримання встановлених, часто мінімально розумних строків;

- Гнучкість та індивідуальність підходу;

- Суворе дотримання умов конфіденційності;

- Можливість надання широкого спектру послуг.

Компанія Столичний Архівіст рада запропонувати вам професійні послуги зі створення та організації електронного архіву, що складаються з п'яти основних етапів роботи.

1. Комплексне обстеження архіву замовника нашими фахівцями, необхідна підготовка документів до сканування.

2. Сканування паперового оригіналу. Сканування здійснюється як правило в чорно-білому режимі при 300dpi і вище. Якщо є необхідність збереження ілюстрації і малюнків, то проводитися сканування в кольорі або в градаціях сірого.

3. Розпізнавання структури документа. За допомогою спеціального програмного забезпечення проводиться розпізнавання структури документа і тексту. Варто зазначити що це програмне забезпечення має режим автоматичного визначення типу, розміру та структури фрагментів зображення (текст, таблиця, малюнок), але досвід показав, що необхідно обов'язково перевіряти правильність визначення фрагментів і проводити їх коректування.

За допомогою програмного забезпечення проводиться розпізнавання тексту. На цьому етапі особливо важливо правильно встановити параметри програми, щоб мінімізувати помилки розпізнавання. Кількість помилок розпізнавання залежить від таких параметрів, як поліграфічна якість документа, розмір і контрастність тексту, складність взаємного розміщення елементів документа.

4. Введення даних в картки архівної системи. Це найважливіший і, як наслідок, найбільш трудомісткий і тривалий етап. За допомогою спеціального програмного забезпечення наші фахівці обробляють відскановані документи і додають їх в електронний архів. У процесі обробки формується картка документа, за якою власне і буде надалі здійснюватися пошук документа в базі. В даний час не існує універсальної системи розпізнавання тексту, тому дуже важливу роль грає перевірка відповідності введених даних оригіналу.

5. Установка електронного архіву. Виробляється на будь-яку кількість машин замовника з зручним розмежуванням прав доступу.

Вашою основною вигодою співпраці з нами є можливість використовувати наші технології, обладнання і високопрофесійний досвід наших співробітників.

Висновки

Сьогодні електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації, тому що обсяги документів збільшуються. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним рішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву.

Переваги електронного архіву:

- Економічна доцільність: організація електронного архіву значно дешевше, ніж використання дорогих офісних площ під звичайний архів.

- Безпека і конфіденційність: ваше електронне сховище буде надійно захищено від несанкціонованого доступу. Створення електронного архіву припускає введення принципово більш строгих і контрольованих заходів безпеки, ніж в паперовому архіві.

- Оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє вирішити проблему оперативного доступу до документів: пошук необхідного документа і його роздрук займають лічені секунди. Сканування документів з подальшим розпізнаванням дає можливість шукати не тільки у заголовках справ, але і по їх змісту.

- Надійність: всі цифрові документи часом не руйнуються, не погіршують своїх користувальницьких якостей з часом і можуть зберігатися практично вічно.

- З одними і тими ж документами при будь-якій структурі і типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів, що абсолютно недоступно при використанні звичайного архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному співробітнику.

Список використаних джерел

1. http://www.mosarchiv.ru/service/u2f/

2. http://ru.wikipedia.org/w/index.php