Кількісні характеристики документообігу

Вступ

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання чи відсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.

Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів, тим самим створюється велика кількість документів які потребують класифікації, а їхній обсяг, об'єм і призначення є кількісною характеристикою документообігу.

Кількісна характеристика документообігу

У процесі функціювання організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

Також щоб дати визначення кількісної характеристики документообігу виділяють такі пункти:

•напрямок руху документів, що визначається пунктами відправлення та призначення;

•обсяг кількості документів, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

•призначенням та функції документів, визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

•режим руху документів, визначається періодичністю руху документів через пункти обробки .

До кількісних параметрів документообігу відносять показники його об'єму і часу протікання. Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних і внутрішніх документів установи за конкретний період (рік, квартал, місяць, день). Окрім об'єму документообігу встановлюють питому вагу кожної групи документів або документопотоків, визначають щільність документопотока - об'єм документів, що проходять через підрозділ за одиницю часу. Виділяють і такі такі параметри, як фізичний об'єм конкретного документа, розмір його тексту.

Постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку,кількіть документів, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно зростає,тим самим зростає кількість критеріїв для їх розподілу.

До тимчасових характеристик документообігу відносять тривалість документообігу, тобто швидкість проходження окремих документів в процесі документообігу. Ця характеристика визначається ще і як час, що витрачається на маршрут проходження документа. Під тимчасовими характеристиками розуміється, наприклад, час повного циклу звернення документа в установі або час проходження на вибраних відрізках дороги, стадіях управлінського процесу.Об'єм документообігу встановлюється по сукупності документів, зв'язаних єдністю часу і місця появи в системі.Оскільки документообіг - це і процес, і результат, його параметрами має бути час, що витрачається на рух кортежу в процесі інформаційного забезпечення документування і виконань управлінських рішень, його маршруту, складу і кількості використаних і створених документів. Аналіз документообігу по названих параметрах дозволяє отримувати об'єктивні дані про його стан.

Висновок

Підраховувати кількість документів краще в кінці року(тобто давати їх кількісну характеристику) враховуючи оригінали та копії,напрямки рухів і призначення,або в певні періоди календарного року.Підраховувати щомісячно,щоквартально,за пів року, потім-за рік.Це покаже роботу підрозділі,прогресію чи спад чисельності документів на виробництві в певні ділові періоди,тут враховується не тільки кількість док. і їх важливість,обсяг.

Всі потоки обігу документів в організації необхідно підраховувати.Загальна кількість оброблених протягом 1 календарного року-документний масив.Окремо вираховуються вхідні,вихідні,внутрішні. загальна кількість документів записується дробом:чисельник-кількість документів,знаменник-копії.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1.Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. — Х.:ХГАК, 1998. — 360 с.

2.Буров Є. Комп¢ютерні мережі. – Львів: БаК, 1999. – 468 с.:іл.

3.Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. — М.: Либерия, 1998. — 376