Етапи впровадження системи електронного документообігу

Вступ

Основні підходи і принципи впровадження електронного документоо-бігу схожі із впровадженням будь-якого комплексного ІТ-рішення з управ-ління підприємством.

Всі проблеми з реалізації проектів можна поділити на організаційні, економічні та технічні. Організаційні – пов’язані із людським фактором – недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою, низь-ким рівнем їх комп’ютерної грамотності, неповним або помилковим визна-ченням завдань, які постають перед системою. Економічні проблеми – необхідність вкладання значних коштів, при тому, що економічний ефект від впровадження не одразу помітний. Поміж технічних проблем - необхідність створення якісної інфраструктури, складнощі інтеграції із вже існуючими системами.

1. Аналіз документообігу підприємства.

Для автоматизації документообігу на підприємстві необхідний, перш за все, аналіз документообігу підприємства, який ґрунтується на виявленні „проблемних” ділянок документообігу і оптимізації руху документів.

Такий аналіз можна здійснювати за наступними етапами.

Етап 1. Аналіз системи документообігу на підприємстві (підготовчий етап).

– дослідження організаційної структури підприємства.

– виділення з організаційної структури підрозділів, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві.

– визначення підпорядкованості виявлених підрозділів і розмежування їх функцій за видами виконуваних робіт.

– формування відповідної моделі документообігу на підприємстві.

Етап 2. Аналіз структури документообігу на підприємстві.

– групування документів підприємства за ознакою документаційного за-безпечення управління (вхідні, вихідні, накази та ін.).

– групування документів підприємства за підрозділами згідно організа-ційної структури підприємства та їх аналіз.

– групування документів підприємства для виявлення сезонності та їх аналіз.

Етап 3. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі докумен-тообігу на підприємстві.

– дослідження організаційних структур підприємства щодо руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

– укладання та опрацювання картки-анкети зв’язків всіх підрозділів, включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних взаємодій. – аналіз ефективності зв’язків за кожним з видів спроектованої організа-ційної структури.

– підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх реаліза-ції.

На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих вико-навців, які відповідають за процес документообігу на підприємстві. Після виявлення сектора, відповідального за документообіг на підпри-ємстві, необхідно виявити підпорядкованість підрозділів сектора і розмежу-вати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій основі сформувати на-явну модель документообігу на підприємстві. Скориставшись організаційною структурою підприємства слід скласти блок-схему взаємодії всіх підрозділів з підрозділами, відповідальними з до-кументообіг на підприємстві. Після цього необхідно показати схему руху до-кументів між підрозділами.

На другому етапи виконується аналіз структури документообігу підприємства.

Виконується групування документів за ознакою документаційного забезпечення:

– внутрішні документи (напр., фінансові та службові);

– для виявлення динаміки в руху документів – виявляють темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період;

– за підрозділами – для виявлення, які з підрозділів найбільше завантажують документообіг;

– виконати аналіз документів за категоріями. На третьому етапі виконується „внутрішнє” проектування системи документообігу.

Для побудови моделі функціонування системи і одержання результатів, близьких до оптимальних, слід організувати раціональну і ефективну взаємодію наявних процесів. З цією метою слід провести такі заходи:

1. Визначити ієрархічну підпорядкованість процесів і послідовність у часі їх взаємодії.

2. Розробити структуру взаємодії між підрозділами на певний термін.

3. Визначити критерії якості роботи системи. Визначити рейтинг кожного з критеріїв якості.

Основними підходами до моделювання потоку робіт є:

– моделювання на основі потоку робіт, наявного в організації (модель «as is»),

– моделювання на основі перспективної структури процесу, яке задовольняє вимогам за цільовими значеннями показників ефективності (модель «to be»);

– моделювання зверху-вниз – формування моделі від укрупнених процесів до детальних за допомогою декомпозиції – послідовної деталізації моделей для кожного об’єкта процесу;

– моделювання знизу-вверх – формування укрупнених процесів шляхом агрегування детальних процесів.

Дослідження адекватності моделі проводиться експертами, які перевіряють відповідність моделі реальному потоку робіт на підприємстві.

2. Критерії оцінювання системи електронного документообігу.

При виборі системи електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішуватись з використан-ям цієї системи. Після цього необхідно обрати 4-5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації необхідно визначити крите-рії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні.

Наприклад, для организаций, имеющих удаленные филиалы и подраз-деления, важна поддержка территориальной розподіленості.

В якості критеріїв можуть бути такі напрями аналізу: – функціональність; – продуктивність і масштабуємість; – інтегрованість; – ліцензійна політика; – цінова політика; – вартість масштабування; – інструментальні засоби; – локалізація.

Необхідно визначити важливість критеріїв, після чого оцінювати без-посередньо систему електронного документообігу (приклад наведено у табл.12.)

Таблиця 1 Функціональні можливості Системи електронного документообігу Важливість критерію Система 1 Система 2 Система 3 Система 4 Види документів, які підтримуються системою Вхідні 10 5 5 5 4 Вихідні 10 5 5 5 4 Внутрішні 7 5 5 3 4 Орг.-розпор. документація 7 4 5 4 4 Протоколи нарад 4 2 3 5 2 Документи довільної форми 8 5 4 5 5 Скарги та листи громадян 0 4 4 1 5 Проекти документів 8 3 4 5 2 Всього 235 246 249 200 Оцінки за кожним з критеріїв, помножені на важливість цього крите-рію, підсумовуються. Система, яка набрала найбільшу кількість балів, є оп-тимальною для даної організації. У наведеному прикладі, найбільш прийнят-ною за критерієм „Види документів, які підтримуються системою” виявилась Система 3. Якщо співробітникам організації складно оцінити той або інший показник, для аналізу запрошуються незалежні консультанти або експерти.

3. Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях.

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити органі-зація на шляху від паперового до електронного документообігу: І етап (початковий) – впровадження автоматизованої системи до-кументообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обро-бки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстра-ційної картки документа, що є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та пе-реміщення документів в установі. Їх основними завданнями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки до-кумента. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути контролю вико-нання. Крім обліку та пошуку документів в базі даних, система повинна ге-нерувати звіти, що дозволяють отримати відомості про стан виконання доку-мента та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

– підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покра-щання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадо-вих осіб про наближення строку виконання доручення); – легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих пра-цівників, так і установи в цілому (за допомогою прикінцевих звітів та журналів); – формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі; – зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа (використовуючи ав-томатичну генерацію номера і поточної дати, використання довідни-ків); – засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією реквізитів).

ІІ етап (розширений) – створення „образу” електронного докумен-тообігу. Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної ре-єстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що га-рантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рі-вень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно мо-жна назвати „образом електронного документообігу”.

Створення „образу електронного документообігу” відбувається за до-помогою сканування документів. Швидке отримання електронної версії до-кумента за допомогою використання технологій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

ІІІ етап (розвинений) – електронний документообіг.

Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електронних до-кументів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізи-тів, до яких належить, зокрема, підпис – елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно-цифровий підпис.

Наведені етапи впровадження електронного документообігу є об’єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовніс-тю установ до їх впровадження. Зважаючи на соціально-освітні та психологі-чні чинники, така послідовність впровадження електронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах, як наслідок зросте ефективність опрацювання документів в установі.

При впровадженні систем електронного документообігу відзначають такі типові помилки: – відсутність попереднього обстеження організації; – розробка системи власними силами; – відсутність попередньої (пілотної) експлуатації; – низький рівень навчання співробітників.

Організаційні проблеми пов’язані, перш за все, з людським фактором: – недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою; – низький рівень комп’ютерною грамотності; – помилкове або неповне визначення завдань, які повинна вирішувати система, при прийнятті рішень про її впровадження.

Компанії, які впроваджують системи електронного документообігу, пропонують консалтингові послуги.

Підприємства вдаються до послуг конса-лтингових компаній з таких причин:

– нестача ресурсів (людей, часу, навичок, знань) – у період значних змін організація не має часу шукати людей з новими навичками або ж на-вчати своїх співробітників; консультанти ж і вирішують завдання, які постають, і передають свої знання і навички співробітникам організа-ції; – допомога на тимчасовій основі. Консультанти можуть залучатись для аналізу схем документообігу, інших видів аналізу і вироблення реко-мендацій без відволікання від поточної діяльності співробітників орга-нізації; – незалежний погляд „зі сторони”. Перевагою консультанта є „свіжий” погляд і безпристрасність у ситуаціях, коли співробітники організації не можуть бути об’єктивними; – навчання співробітників через консультування.

Ефективність впровадження систем електронного документообігу ви-значається такими чинниками: 1. Ціна. Вартість однієї ліцензії може коливатись від $200 до $1000. Покро-кове впровадження системи управління документообігом дає змогу за-мовнику „розтягнути” у часі виплати, отже застосовується у багатьох випадках. 2. Побоювання помилитись у виборі програмного продукту. Хоча практич-но у кожній із систем є сховище і WorkFlow, реалізуються вони по-різному і різною мірою відповідають потребам того або іншого замовни-ка. Систему електронного документообігу можна перевірити у режимі пілотного проекту. 3. Саботаж співробітників. Систему управління електронним документо-обігом можна вважати тільки тоді успішно впровадженою, якщо всі ко-ристувачі охоче використовують її в повсякденній роботі.

Одним із шляхів подолання проблеми „людського фактора” при впро-вадженні систем електронного документообігу керівництво організації часто вважає примус співробітників до роботи із автоматизованою системою. Час-то у таких „вимушених користувачів” створюються передумови до розкриття потенціалу до роботи із системою.

Висновок

Для ефективного впровадження систем електронного документообігу необхідно: – виявлення зацікавленості керівництва у реалізації проекту; – відмова від розробки системи силами власного ІТ-підрозділу і застосування готових рішень від виробників; – розробка і впровадження концепції розвитку документаційного забезпечення підприємства, плану впровадження системи електронного до-кументообігу, вибір керівника проекту, формування робочої групи; – тісна співпраця фахівців ІТ-служб замовника та виконавця; – чіткий розподіл обов’язків та повноважень всіх, хто залучений до впровадження системи; – впровадження пілотного проекту для відпрацювання бізнес-процедур, які підлягають автоматизації; – навчання співробітників на постійній основі і на всіх етапах впровадження.

Список використаних джерел

1. Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного доку-ментооборота// Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – С. 107с – 111с. 2. Электронные офисные системы [Електронний ресурс].-Спосіб доступу: URL: http://eos.ru 3. Aladdin - защита информации, информационная безопасность, аутенти-фикация[] http:// URL http://www.aladdin.ru/ 4. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: изд-во МЭИ, 2004. — 172 с. 5. Пікульський В., Дубова С. Автоматизація документообігу в органах державного управління: етапи впровадження// Вісник Книжкової пала-ти. - 2006. - № 2. - C. 33 - 35. 6. Дубова С. Інформаційна культура державних службовців як чинник якості впровадження та функціонування автоматизованих інформацій-них систем//Вісник Книжкової палати.-2005.-№4.-С.35-37. 7. CNews/аналитика http://www.cnews.ru/reviews/