1. Реєстрація документів
Scso46 <a href="http://vkrolnjmbqsg.com/">vkrolnjmbqsg</a>, [url=http://ibxgniqnwpfe.com/]ibxgniqnwpfe[/url], [link=http://emngsjfetmqe.com/]emngsjfetmqe[/link], http://etjknlnqzvik.com/
http://buycelebrex911.com/#15494 celebrex buy online - celebrex buy in canada
3. Індексація
Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:
02 - належна особа - адресат; 12 - кореспондент; 156 - порядковий реєстраційний номер.
Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де: 01-20 - номер справи по номенклатурі справ; 156 - порядковий реєстраційний номер.
При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила: розташування складових частин індексу має бути постійним; система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.
Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.
4.Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:
алфавітний; географічний (регіональний); кореспондентський; номінальний (по видах і різновидах документів); наочно-питальний (по заголовку, змісту); структурний (по структурі організації, по відділах); хронологічний (по даті) і так далі
При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.
5.Контроль виконання документів
Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по суті поставлених завдань; сроковий контроль. Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів. Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:
1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.
2. Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра». При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання. Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.
3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).
4. Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).
5. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.
6. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.
