Відмінності між версіями «Внутрішній та зовнішній контур документообігу»

Версія за 08:06, 6 червня 2011

Вступ

Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності. На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами. Не рідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства та документообігу, проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Саме секретар може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєві зауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям. Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Документообіг вхідних документів

Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання. Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.

Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника. Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів. На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп. Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. Слід розглянути практику розподілу вхідних потоків документів в організаціях. Основу складають 100% документів.

Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних дкументів.

Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.

Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів). Четверта група документів складає близько 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), які направляються секретарем на розгляд керівництва.

Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%. Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.

Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документаії.

Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання. Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована.

Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

Після попереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання в структурні підрозділи або конкретним посадовим особам.

«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Mіністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа, як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення реєстраційного позначення — реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. [19]

Мета реєстрації — забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Основні правила реєстрації документів: 1. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи — у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи — у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють. 2. Документи реєструють у межах груп незалежно від назви, автора і змісту. 3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. 4. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК. 5. Під час реєстрації документам надають умовне позначення — реєстраційний індекс. [13]

У ДСТУ 4163-2003 зазначено: «Індекс документа повинен складатися з порядкового номеру в межах реєстраційного масиву документів, що виходячи із завдань пошук, доповнббться індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців тощо». Індекс проставляють у правому нижньому кутку у відповідному штампі, також вказують дату надходження документа.

Наприклад, 135-07-753, де 135 – індекс кореспондента; 07 – індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ, 753 – порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року. Для реєстрації документів використовують карткову, журнальну форми, а також електронну версію реєстрації. Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольні картку (РКК), придатну для опрацювання ПК.

Після попереднього розгляду та реєстрації документи попадають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві. В процесі розгляду документа він накладає свою резолюцію. Потім документи передаються на виконання.

Інформаційно-довідкова робота

Для забезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного роду рішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певного питання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всі документи, які знаходяться в організації.

Основа побудови ІПС — реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації — створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативно дізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якій справі знаходиться виконанний документ; в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання. Система управління базами даних (СУБД) дозволяє отримувати довідки за будь-якою комбінацією даних, занесених до РКК.

Пошук документів можна виконувати по виконаним і невиконаним документам, по всій оперативній базі даних, а також за необхідністю — по архівній базі даних. Під час видачі інформації про конкретний документ на екран виводиться та при необхідності роздруковується реєстраційна картка. Під час пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

У випадку пошуку невиконаного документа результатом пошуку буде інформація, у якого виконавця документ зараз знаходиться. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, в якій справі знаходиться документ.

Документообіг вихідних документів

Основна робота секретаря з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Вихідні документи передаються поштовим або електронним зв'язком. Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі вказанням поштової адреси або зі вказівкою на розсилку.

Документи, які підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися у день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.

За допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.

Види документів, інформація яких передається каналами електронного зв'язку, а також необхідність і порядок досилання їх бумажного оригінала адресату, визначається інструкцією з діловодства. Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

Телеграми, які створюються в організації приймаються співробітниками служби ДЗУ підписаними, датованими, зареєстрованими, з наявністю візи та відміткою про категорію та вид відправки. Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) отримувачем.

Документообіг внутрішніх документів

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів. Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами та посадовими особами передаються секретарю, який контролює правильність їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються до структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання. Передача документів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство.

Висновок Зовнішній контур починається з вхідних документів які надходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замовників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на виконання.

Якщо документ створюється всередині організації, утворюється внутрішній контур проходження документа. саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Список джерел та літератури

1. Асєєв, Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 6. – С. 17-19

2. Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59

3. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ //Секретарское дело. – 2003. – № 3. – С. 12–15

4. Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – № 10. – С. 20-23