Відмінності між версіями «Модель документобігу: суть, види і призначення»

Версія за 09:04, 21 вересня 2012

Вступ

В сучасних умовах формування нового освітнього простору спостерігається тенденція укрупнення ВНЗ, яке приводить до створення своєрідних корпоративних об'єднань, структурні підрозділи якого розкидані територіально. У цих умовах розвитку корпоративної форми ВНЗ виникає проблема організації ефективної системи документообігу як всередині самої центральної установи (ЦУ) між її структурними підрозділами, так і територіально відокремлених структурних підрозділів. Правильно організована технологія роботи з документами у подібних корпоративних об'єднаннях ВНЗ дозволить скоротити невиправдану бюрократію («паперову тяганину») зекономитичасові і трудові ресурси корпорації, а також збільшити швидкість обміну документною інформацією між усіма структурними підрозділами об'єднання ВНЗ. Система електронного документообігу - це інноваційна технологія, яка здатна суттєво оптимізувати систему управління, вважає С. Лінік [5]. Питання переходу до електронного документо - обігу та його особливостей на прикладі Німеччини розглядалося у працях молодого вченого В. Рудюка [8]. Окремі аспекти цієї проблеми знайшли своє подальше відображення у працях І. Курташової [4], І. Золотарьової [3], О. Матвієнко [6] та ін. Разом з тим, незважаючи на достатню кількість праць та багатогранність підходів до визначеної проблеми, у літературі з документознавства відсутні узагальнюючі праці по моделюванню ефективного електронного документообігу у корпоративному ВНЗ, що стало основою вибору даної теми автором.

Мета і завдання дослідження. Спираючись на низку загальнодержавних нормативних актів і методик, які регламентують найбільш загальні правила організації роботи з документами та вимоги до їхнього оформлення, автор ставить за мету розробити модель системи документообігу корпоративного об'єднання ВНЗ з урахуванням того, що розроблені нормативні документи не регламентують організацію документообігу в територіально відокремлених структурах корпоративного об'єднання. В системі документообігу в корпоративному об'єднанні Вищого навчального закладу Відкритого міжнародного університету розвитку людини «Україна» (ВНЗ ВМУРоЛ «Україна») та Білоцерківському національному аграрному університеті (БНАУ) функціонує п'ять основних найважливіших документопотоків: 1) службова кореспонденція; 2) документи щодо організації навчального процесу; 3) документи з контролю виконання; 4) нормативні документи установи; 5) підготовка і погодження проектів документів.

Загальна характеристика документообігу, види документопотоків

В ідеалі кожний із них може розглядатися як міні - система. Проте у функціональному їх призначенні існує тісний взаємозв'язок. Важливість здійснення нами цього розподілу полягає в тому, щоб на основі їхнього функціонування визначити специфіку і відповідно порядок реалізації (настройки) функціональних підсистем як об'єкта автоматизації документообігу.

В основу побудови представленої моделі «корпоративної» системи документообігу ВНЗ ми пропонуємо модульний принцип. Корпоративна система складається із базової системи діловодства центральної установи, яка встановлена у всіх її територіальних і структурних підрозділах. Кожна із базових систем має реалізувати в об'єднанні установ єдину інформаційну логіку і на цій основі налагодити ефективний обмін даними з будь-якою іншою базовою системою діловодства. Важливо, щоб при цьому структура побудови «корпоративної» системи документообігу ВНЗ відповідала її організаційній структурі (ректорат, деканати, кафедри).

Для реалізації цієї моделі системи документообігу центральна установа має забезпечити технічну платформу - корпоративну комп'ютерну мережу. Обмін даними між базовими автоматизованими системами в межах однієї локальної комп'ютерної мережі ВНЗ забезпечується шляхом стандартного механізму обміну через «вхідні», «вихідні скриньки», реалізується у вигляді SQL - таблиць стандартної структури. Обмін даними між територіальними представництвами, де також встановлені базові автоматизовані системи, реалізується шляхом транспортної поштової служби корпоративної мережі ВНЗ.

У межах корпоративної мережі ВНЗ банки документів забезпечують доступ до будь - якого документа за технологією Intranet/Internet. Створені центральною установою системи і технології, які забезпечують обмін даними і доступ до бази документів кожної відповідної структури ВНЗ і структурних підрозділів«корпорації», називаються базовими серверами системи документообігу ВНЗ. Базові системи документообігу в сукупності з базовими серверами, які розташовані у різних підрозділах установи (корпорації), але об'єднаних одним функціональним завданням, утворюють функціональну підсистему корпоративної системи документообігу ВНЗ.

Рівні побудови документопотоку

Реалізація нашої моделі передбачає три рівні побудови (етапи реалізації) загальної корпоративної системи документообігу ВНЗ (див. схема1): Схема 1 - Рівні реалізації «корпоративної» системи документообігу ВНЗ

ЦУ і структурний підрозділ   Розвиток комунікативної системи обміну повідомлення,систем        маршрутизації, систем колективної роботи підрозділів у межах єдиної системи документообігу
Рівень 3

ЦУ і структурний підрозділ   Встановлення базових серверів обміну між системами діловодства ЦУ  структурних і регіональних підрозділів і забезпечення доступу кожного з них до банків документів
Рівень 2

ЦУ(центральна установа)      Створення і встановлення базових автоматизованих систем документообігу у ЦУ та її підрозділах
Рівень 1 

Джерело: запропоновано автором на основі вивчення побудови «корпоративної» системи документообігу у ВМУРоЛ «Україна» та БНАУ.

Важливо створити дану модель документообігу у «корпоративному» об'єднанні ВНЗ послідовно, створюючи відповідне технічне забезпечення від 1 - го до 3 - го рівня. На першому етапі (рівень 1) формуються базові автоматизовані системи документообігу. На 2 - му етапі (рівень 2) складаються базові сервери обміну інформацією між автоматизованими системами діловодства структурних підрозділів ВНЗ. Ця ідея реалізується за допомогою стандартизованого механізму обміну через «вхідні», «вихідні скриньки» кожної із систем, а також засобів стандартної електронної пошти (Internet - mail). Для забезпечення дієвості системи документообігу між підрозділами ВНЗ вимагається наявність у них корпоративної мережі ЦУ і підтримки у ній електронного поштового сервера і мережевого протоколу TCP/IP. На третьому етапі (рівень 3) передбачається створення системи розвинутого обміну повідомлень між структурними та територіальними підрозділами як у межах однієї установи так і у межах «корпорації» ВНЗ, системи маршрутизації документів, системи колективної роботи. Забезпечити дієвість цих систем документообігу можна завдяки комунікаційних систем обміну повідомленнями Lotus Domino/Notes або Microsoft Exchange.

Відповідно до структури основних документо - потоків у ВНЗ формуються і функціональні підсистеми. Найбільш оптимальна їхня кількість має бути не більше основних документопотоків - п'ять: «Службова кореспонденція», «Документи щодо організації навчального процесу», «Документи з контролю виконання», «Система нормативних документів установи» і «Електронна протокольна служба». Введення електронних банків документів.

Функціональні підсистеми документообігу корпоративного об'єднання ВНЗ об'єднують його базові системи документообігу, які знаходяться у підрозділах як однієї установи, так і в територіальних структурних представництвах, і базові сервери обміну даними між цими системами. У своїй сукупності системи і сервери ВНЗ, які об'єднані в одну функціональну підсистему, забезпечують реалізацію однієї з основних функцій діловодства в масштабах ЦУ ВНЗ і підвідомчих йому територіальних структурних підрозділів.

Підсистема І - го рівня у «корпоративному» об'єднанні ВНЗ забезпечує облік і контроль руху службової кореспонденції на всіх рівнях управління (президент, ректор, ректорат, відділи, деканат, кафедра), а також контроль за ходом розгляду документів і їхньої реалізації відповідними підрозділами чи «корпорації», чи відповідної установи.

Підсистема ІІ - го рівня дає повну картину матеріального забезпечення, організації навчального процесу в установі та її підрозділах і контроль за їхньою відповідністю до вимог Міністерства освіти і науки. Це свого роду інформація і для майбутніх абітурієнтів, які шукають кращі умови забезпечення навчання у ВНЗ. Ця підсистема забезпечує інформацію для здійснення ефективного управління на всіх структурних рівнях корпоративного об'єднання. Підсистеми ІІІ - го рівня може бути використана як для внутрішнього контролю за виконанням відповідних рішень адміністративних органів усіх рівнів, так і зовнішніх зв'язків для організації дистанційного навчання. Причому у сучасних умовах ця підсистема, крім Інтернет - ресурсів, може активно залучати ехнології супутникового і мобільного зв'язку. Подібна модель уже апробована в окремих ВНЗ [1].

Підсистема ІV - го рівня забезпечує організацію нагромадження відповідної документної інформації у ВНЗ, яка відображає результати діяльності підрозділів і навчального процесу студентів (відомості, студентські картки та ін.), відповідні характеристики складу кафедр та ін. Систематизацію і високий рівень культури документообігу у ВНЗ має забезпечити в даній моделі підсистема V - го рівня. Тут має здійснюватися протоколювання процесу підготовки документів, створення еталонних банків документів органів управління ВНЗ усіх рівнів (ректорат, деканат, кафедра). Вони мають бути системно скомпоновані у відповідні папки для їхнього архівування. Це свого роду нагромаджувальний резервуар документної інформації.

Створювані базові автоматизовані системи документообігу ЦУ корпоративного об'єднання ВНЗ мають включати: 1) спеціалізовані системи діловодства «Службова кореспонденція», «Документи організації навчального процесу», «Контроль виконання», «Протокольний відділ», «Бюро оцифровування»; 2) банки документів ВНЗ; 3) системи індивідуального діловиробництва. Специфіка спеціалізованої системи діловодства «корпоративного» об'єднання ВНЗ полягає в тому, що вона може реалізуватися у трьох варіантах:

1) локальний варіант у вигляді програмного продукту, який працює з базою даних, що сумісна за форматами з MS Access;

2) малий мережевий варіант у вигляді файлсерверного програмного продукту, що працює з базою даних, яка сумісна за форматом з MS Access;

3) мережевий варіант на основі MicrosoftSOL сервера. При технічній їхній різниці функціональність усіх варіантів ідентична. Кожна установа корпорації і її структурні підрозділи ВНЗ встановлюють дані системи з відносно великим документообігом (більше 500 документів у рік).

Спеціалізовані системи «Протокольний відділ», «Бюро оцифровування» у корпоративному об'єднанні ВНЗ можуть бути реалізовані на основі спеціалізованого продукту «Neo Cad», що створена в НТУУ «КПІ» у двох варіантах: локальному і мережевому. Дані системи встановлюються у всіх територіальних підрозділах корпоративного об'єднання ВНЗ, а також у всіх підрозділах даної установи, які мають окремі протокольні або бюро оцифровування. Між іншим, ця система апробована ВМУРоЛ «Україна» на основі удосконалення програмної оболонки Neo Cad працівниками лабораторії «In Kom Tex». Ця програмна оболонка, що розташована в Інтернеті, по суті, є так званим «віртуальним університетом», який максимально увібрав у себедокументну інформацію установи [2].

Створювані спеціалізовані системи діловодства у всіх структурних і територіальних підрозділах корпоративного об'єднання ВНЗ мають бути центрами обліку вхідних, вихідних окументів, які надходять як у паперовому, так і в електронному вигляді. Разом вони повинні створити загальну систему (мережу) документообігу підрозділів управління ЦУ ВНЗ і його структурних та територіальних підрозділів, а в межах однієї окремої установи ректорату і структурних підрозділів установи (проректори, відділи, деканати, кафедри та ін.).

У системі документообігу ВНЗ банк документів можна формувати на основі систем «Neo Cad - Intranet». Технологія доступу до банку документів для всіх користувачів може бути забезпечена за уже апробованою на практиці технологією Intеrnet/Intranet. Однією з важливих умов функціонування системи є створення банків документів у ЦУ та кожній уставі і їхніх структурних підрозділах. Така система банків документів ЦУ та її структурних підрозділів забезпечує систему інформаційної підтримки прийняття рішень на центральному рівні та рівні підрозділів за участю кожного його працівника. Поряд із застосуванням документів у банк документів можуть бути включені відповідні розділи інформації Міністерства освіти і науки України, а також можуть бути створені різноманітні довідкові інформації, які необхідні для забезпечення ефективної роботи установи (наприклад, електронна бібліотека) ( Важливою ланкою базової автоматизованої системи документообігу корпоративного об'єднання ВНЗ є система колективного (за участю усіх підрозділів установи) та індивідуального (на рівні ЦУ ВНЗ - президента, проректора та ін.) діловодства, призначеного для упорядкування підготовки і затвердження документів.

Вони забезпечують: 1) підготовку документів на основі стандартних, якщо такі є, або затверджених на рівні керівництва установи бланків; 2) протоколювання (документування) інформації роботи підрозділу шляхом запису в базу даних усіх протокольно створених версій документів; 3) облік використання бланків ЦУ і її структурних та територіальних підрозділів ВНЗ і унікальну ідентифікацію створюваних і друкованих документів установи; 4) механізм гарантованої ідентичної відповідності між паперовим документом, який підписаний керівником і його оцифрованою (електронною) копією, яка відправляється в базу даних установи.

Створювані у ВНЗ системи колективного діловодства забезпечують в установі протоколювання процесу підготовки у колективних базах документів і працюють у мережевому варіанті. Обидві ці системи діловодства мають бути доступні для забезпечення роботи канцелярії (секретаря) і усіх служб структурних підрозділів установи, які залучаються до підготовки офіційного документу (наприклад, рішення Вченої ради ЦУ ВНЗ). Обидві вони можуть бути реалізовані у межах ЦУ корпоративного об'єднання ВНЗ і його структурних та територіальних підрозділів на основі продуктів «Neo Cad Word» і «Neo Cad Intranet/Intеrnet».

Щоб діяльність цілісної системи документообігу корпоративного ВНЗ була ефективною, принципово важливо забезпечити можливість обліку кожній із базових відмічених підсистем діловодства (записами про документи) з іншими підсистемами та системами Інтернет. Обмін може бути організований у структурі корпоративного ВНЗ шляхом експорту записів про документи у вихідний ящик, передачі записів (файлу) обміну, розміщення даних у вхідний ящик іншої системи, імпорту записів про документи (сукупність реквізитів, які характеризують службовий документ, нормативні документи, контрольні завдання студентам та ін.) із вхідного ящика.

Здійснення відповідної передачі записів (файлів) обміну між системами, створеними у територіальних структурних підрозділах корпоративного об'єднання ВНЗ, може бути у вигляді поштових повідомлень для передачі його адресату засобами поштової служби корпоративної мережі ВНЗ (протоколи SMTP, POPЗ). Створювані банки документів у системі документообігу корпоративного об'єднання ВНЗ мають передбачати можливість оперативного доступу до документів у межах його корпоративної мережі. Доступ має бути регламентованим відповідно до компетенції певних підрозділів установи (ректор, проректори, декани, зав. кафедрами).

Назву розділу ми пропонуємо за аналогією розсилання паперових документів органів управління ЦУ корпоративного об'єднання ВНЗ структурним територіальним її підрозділам. Відмітимо, що у системі документообігу це досить важливий потік документів, який забезпечує життєдіяльність ВНЗ найбільш значущою управлінською інформацією. Важливо власне її отримання і виконання кожним структурним підрозділом об'єднання.

У нашій моделі створення електронної системи документообігу комп'ютерна реалізація цієї функції управління ґрунтується на використанні банків документів, які створюються у центральній установі корпоративного об'єднання ВНЗ і на рівні керівних органів відповідних територіальних установ. Для її оперативності необхідне щоденне надходження у банк документів територіальних підрозділів документів від центральної установи ВНЗ. Секретар установи (підрозділу) щоденно тиражує відповідні документи для їхнього виконання або розсилає у відповідні структурні підрозділи ЦУ та відокремленої територіальної структури.

Для втілення даної моделі електронного документообігу «корпоративного» об'єднання ВНЗ необхідно: 1) один MSSQL server, який працює у Windows NT; 2) ліцензія на визначену кількість робочих місць; 3) спеціалізовані системи «Службова кореспонденція», «Нормативні документи організації навчального процесу», «Контроль виконання», «Оцифрування документа», «Протокольна служба»; 4) Neo Cad Intranet/Internet, який працює у середовищі Windows NT; 5) на робочих станціях продукти MS Offici, індивідуальні системи діловодства на основі «Neo Cad для Word». Пропускна спроможність локальної комп'ютерної системи мережі має бути не менше 5 Мбіт/Діло, мережеві протоколи: TCP/IP, IPX/ SPX, NETBEUI. Територіальні корпоративні мережі мають забезпечити пропускну спроможність не менше 32 Кбіт/Діло, мережеві протоколи: TCP/IP. Підтримка електронної поштової служби (протоколи SMTP, POPЗ).

Висновок Зроблений автором аналіз наукових здобутків у документознавстві та вивчення існуючих систем документообігу у ВНЗ свідчить, що корпоративна система електронного документообігу ВНЗ має попередньо реалізувати: 1) у межах корпоративного об'єднання ВНЗ єдину систему нумерації і обліку документів; 2) наскрізну та ефективну систему контролю виконання документів та завдань на усіх структурних рівнях корпоративного об'єднання ВНЗ; 3) у межах корпоративного об'єднання ВНЗ створити змішаний (централізований і децентралізований) принцип реєстрації документів, єдиний відповідний порядок реєстрації друкованих (паперових) документів, який прийнятий в центральній установі; 4) основний науковий принцип організа ції діловодства і управління; 5) створення центральною установою єдиного еталонного банку нормативних документів установи, системи протокольних (еталонних) банків документів, які видаються підрозділами корпорації ВНЗ; 6) організацію швидкого розсилання текстів нормативно - правових актів та інших офіційних документів органів державної влади та вищих органів влади корпорації ВНЗ в електронному вигляді; 7) втілення єдиної (типології) електронного діловодства у всіх підрозділах як установи, так і корпорації ВНЗ в цілому; 8) організацію типового середовища діловодства та інформаційного забезпечення на індивідуальних робочих місцях діловодів канцелярії (секретарів) структурних підрозділів ВНЗ; 9) функціонування системи документів ВНЗ на основі корпоративної мережі, яка створюється у вигляді закритого елементу мережі Інтернет; 10) можливість електронного обміну документами та інформацією про документи з іншими установами (ВНЗ) України.

Список використаних джерел та літератури

1.Білова Т.Г. Інформаційна технологія управління процесами документообігу / Т.Г.Білова // Новітні інформаційні технології в освіті : матеріали міжвузівської наук. конф. – Харків: ХДАК, 2008. – С. 52-55.

2. Круковський М.Ю. Побудова системи електронного документообігу на основі формальних моделей. – Рукопис.

3. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.