Відмінності між версіями «1. Реєстрація документів»

Версія за 17:17, 19 лютого 2011

Перш ніж приступати до роботи з документом, його необхідно ввести в систему, тобто зареєструвати. Реєструються як ті документи, що надійшли ззовні, так і створені усередині організації: листи, накази, договори, звернення громадян та інше.

При реєстрації формується реєстраційно-контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості про документ, і система автоматично присвоює номер відповідно до заданого шаблону. РК містить повний набір метаданих і реквізитів, передбачених стандартами діловодства.

До картки можуть бути прикріплені файли, що містять тексти або графічні образи самих документів.

Для відображення відомчої або галузевої специфіки склад полів РК може бути розширений за рахунок створення додаткових реквізитів.

Для полегшення і прискорення процедури реєстрації використовуються наступні прийоми:

-задання автоматично заповнюваних значень реквізитів (за умовчанням);

-заповнення реквізитів шляхом вибору потрібного значення із заздалегідь налаштованого довідника;

-сформування переліку найчастіше використовуваних стандартних текстів;

-встановлення ланок з іншими документами;

-віднесення документа до тематичних рубрик та ін