Відмінності між версіями «Якісні характеристики документообігу»

Поточна версія на 14:29, 23 вересня 2012

[ред.] Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місце-вого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефек-тивна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування по-треб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьо-годні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові ви-трати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідкову-вати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудови-трати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інфор-мації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відпові-дних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електро-нного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують авто-матизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну ін-формацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти ство-ренню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу держа-вних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внут-рішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємо-відносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих від-відувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісно-го формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.

Основним завданням роботи є, перш за все, дослідження системи електро-нного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищення ефе-ктивності документообігу в установі, створення ефективного середовища керу-вання і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системи еле-ктронного документообігу (БДД «Документ») Броварської місцевої адміністра-ції, де мені довелося проходити виробничу практику. Об’єктом роботи являється розгляд звичайного та електронного документообігу: циркуляція документів в установі та передача документів з до-помогою автоматизованих інформаційних систем, прийом та обробка за допо-могою АІС вхідної документації тощо.

Предметом роботи являється поєднання існуючої системи документообі-гу в установі та впровадження електронного документообігу на базі першої за допомогою програмного забезпечення. РОЗДІЛ 1. Основні поняття про системи електронного докумен-тообігу 1. Призначення СЕД

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютер-них мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випад-ку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприєм-ства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьо-му, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а пере-дача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і ко-нтролем за їхнім виконанням.

ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Elec-tronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'юте-рних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в орга-нізації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення доку-ментів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних доку-ментів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діло-водства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення до-кумента до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних доку-ментів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів ру-ху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалі-зоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у за-лежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повнова-жень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами. Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємс-тва, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

== 2. Особливості СЕД 2.1 Особливості збереження документів ==

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і викори-стовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована іє-рархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кі-лькість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосу-вання механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організа-ції зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах од-ного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути доку-мента зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'я-заною із самим документом.

Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чи організації. СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташову-ватися як на одному, так і на декількох серверах): 1. Сховища атрибутів документів (карток); 2. Сховища документів; 3. Сервісів повнотекстової індексації. Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту доку-ментів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загаль-ною назвою "архів документів". Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізна-вання безлічі форматів файлів.

Останнім часом все більшу популярність здобуває збереження докумен-тів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

[ред.] 2.2 Особливості маршрутизації документів

Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття "вільної" і "твердої" маршрутизації документів. При "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере участь у документообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь аздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).

[ред.] 2.3 Розмежування доступу

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою ви-значаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, зале-жить від конкретної СЕД): - Повний контроль над документом; - Право редагувати, але не знищувати документ; - Право створювати нові версії документа, але не редагувати його ; - Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії; - Право читати документ, але не редагувати його ; - Право доступу до картки, але не до вмісту документа; - Повна відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з до-кументами може бути легко проконтрольована).

[ред.] 2.4 Відстеження версій і підверсій документів

При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зруч-ною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа. Припусти-мо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступ-ному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його ос-нові вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну ін-станцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець до-кумента вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).

[ред.] 2.5 Анотування документів

При організації групової роботи над документами досить корисна мо-жливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбав-лені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "черво-ного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні.

[ред.] 3. Переваги використання СЕД

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважа-ють що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що ві-дрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кіль-кість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД: • Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%; • Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що ниж-че в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються так-тичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця для збере-ження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності робо-ти підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява мож-ливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних ат-рибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схорон-ності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням докумен-тів.

[ред.] 4. Очікувані результати впровадження

• Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок ав-томатичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях. • Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї перед-історії його діяльності. • Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації. • Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень. • Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності). • Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю. • Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення ви-трат на керування потоками документів в організації. • Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збережен-ня паперових документів за рахунок наявності оперативного електронно-го архіву. Єдиний інформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалужено-му підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підпри-ємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інфор-мацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури спи-сання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для до-кументів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально резуль-тати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репози-торіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

[ред.] РОЗДІЛ 2. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської адміністрації

1. Автоматизація діловодних процесів Автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в БА та її підрозділах, засобом підвищення ефективнос-ті та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконан-ням тощо. Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх об’єднання в єдину Корпоративно обчислювальну мережу Броварської адміністрації. З метою інтегрування документального середовища в єдиний інформаційний простір АІС «Адміністрація», а також оптимізації за-вантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються об-числювальні інформаційні мережі та технологія «клієнт-сервер». Комплекс програмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адмі-ністрація» забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронно-му вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного уряду-вання. Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність за ефе-ктивність та дотримання посадовими особами правил використання засобів ав-томатизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов’язків програмно-технічними засобами АІС «Адміністрація».

[ред.] 2. Приймання та електронна реєстрація документів

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства «Документ» (далі – БДД «До-кумент») Броварської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ. Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату БА та призначені для опрацювання здійснюється в загальному відділі Управ-ління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу. Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД «Документ» центрального функціонального вузла Автомати-зованої інформаційної системи Броварської адміністрації (далі – АІС «Адмініс-трація»).

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і викори-стання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Ре-єстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії ін-формації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному сере-довищі БДД «Документ» документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційни-ми атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація». [4,C.18]

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у за-гальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосо-вується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. Склад обов’язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проект-но-технічною документацією АІС «Адміністрація». До центрального банку да-них заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які на-дійшли та зареєстровані у БА.

Інформаційний фонд БДД «Документ» забезпечує працівників Комітету відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі ко-ристувачі підсистеми діловодства та контроля мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД «Документ» отримати необідну їм інформа-цію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою. При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визна-ченням свого прізвища та дати отримання документу.

[ред.] 3. Реєстраційно контрольні картки

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний на-бір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових рекві-зитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його ре-єстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК фо-рмується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що до-зволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально набли-жену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені докумен-ти, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до ви-конання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням конт-рольного терміну виконання (у папці «На контролі»). У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за станда-ртною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супро-воджуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і пере-даний адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації докумен-тів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на ар-хівне збереження. [5, C. 6]

[ред.] 4. Організація контролю за виконанням документів

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація». Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній конт-роль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»; у стру-ктурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співро-бітник (діловод).

У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюєть-ся за допомогою Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» за видом документу, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп’ютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу з’ясовує стан роботи з ним і три-має це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з’ясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений тер-мін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, який здійснює контроль (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»).

Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД «Доку-мент» лише за умови наявності письмового підтвердження виконання докуме-нту, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила ко-нтроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обов’язвово до-дається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідно-го документу не може бути здійснена без заповнення в БДД «Документ» обов’язкового реквізиту, який встановлює логічний зв’язок між вихідним до-кументом та таким, що є засадою для його відправлення.

Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються ад-міністратором БДД «Документ» по робочих станціях Локальної обчислюваль-ної мережі центрального функціонального вузла АІС «Адміністрація» апарату. Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз щодо вико-навської дисципліни в роботі з документами.

Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчу-ється відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відмітки про ви-конання» та зняттям документу з контролю в базі даних «Документ» Підсисте-ми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

[ред.] 5. Програмне забезпечення електронного документообігу в установі

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній ді-яльності установи дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечує керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів, досягнен-ня нового якісного рівня в рішенні наступних задач: • Організація єдиного централізованого сховища документів, його оптима-льна систематизація, що забезпечить зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволить організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний ін-формаційний простір органу влади.; • Формалізація правил виконання технологічних процесів створення й об-робки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що ви-ключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоратив-них нормативів і інструктивних вказівок; • Поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних про-цесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення про-дуктивності праці; • Підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, за-безпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації; • Досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій; • Можливість створення і керування ланцюжками завдань; • Можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що харак-теризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового до-кументообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних. Однією з позитивних рис програми БДД «Документ» є легкість її викори-стання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із за-значенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня досту-пу, РК документу та інше. [4,C.20]

Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім’я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту піс-ля 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується. Функції доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функ-ціонуючими кнопками: • Довідка • Інформація про програму • Сховище • Користувачі • Журнал реєстрації документів • Архів • Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністрато-ра системи). Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути ін-формацію щодо користування системою.

Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.

Сховище.  Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки «Призначення доступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволе-них для адресації». Після створення користувача системи документообігу і ви-значення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі уста-нови. Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною упов-новаженою посадовою особою. Крім доступних сховищ адміністратор пови-нний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршру-тизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса", натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що з'явилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано. 

Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, ад-міністратор повинен вибрати закладку «Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку «Застосувати».

Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна прав та повно-важень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки проти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Після натискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, що відпові-дає призначеним йому правам.

Журнал реєстрації документів. Має вкладки «вхідні документи» та «Ви-хідні документи». Обравши одну з вкладок відкриється таблиця зі списком за-реєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним докумен-том; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу докумен-тів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користува-чі мають право на це – в залежності від рівня доступу) потрібно підвести кур-сор «мишки» до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу. На екрані з’явиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”, „друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішою мишки. Для пове-рнення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб до-дати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів «Но-вий документ».

Архів. Своерідна база, що містить відомості про документи, які зберіга-ються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції прогля-нути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього. Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна ві-дшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконав-цем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для ро-боти.

[ред.] Висновки

Підсумовуючи дану тему роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки до-кументообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позити-вний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівниц-твом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої осо-би»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впро-ваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна че-кати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, на-вчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , ор-ганізації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з органі-зації переходові на електронну форму діловодства. Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Ав-томатизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьо-му розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

У даній роботі терміни «документообіг», «діловодство» та ін. розгляда-ються винятково в контексті організації роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідності вручну розмножувати доку-менти, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організа-ції, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним обра-зом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль вико-нання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість робо-ти виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є до-сить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами в Броварській міській адміністрації. Спільне використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інфор-мацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих зако-номірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішен-ня і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком еле-ктронного документообігу.

                             Список використаної літератури:

1. Україна. Верховна Рада Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ 2. Україна. Верховна Рада Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV 3. Україна. Верховна Рада Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV 4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с. 5. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самовряду-вання, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Держав-ного комітету архівів України 16.03.2001 №16 6. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. – К. – 1996. – 48с. 7. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визна-чення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html