Відмінності між версіями «Електронні документопотоки: суть та види»

Версія за 08:04, 6 червня 2011

Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Основні поняття про електронний документообіг та електронний документопотік

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами. Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Документообіг – рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання або відправки. Документообіг утворюють потоки вхідних (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів. Об'єм документообігу розраховується по формулі:

Уд = SBX. + вих. + вн. за певний період часу (зазвичай за рік).

При розрахунку об'єму документообігу враховуються лише оригінали документів або їх завірені копії.

Види електронних документопотоків

Електронна канцелярія в установах складається з чотирьох потоків документів:

 •	вхідних;
 •	вихідних;
 •	внутрішніх;
 •	договорів.

Вхідний - це документопотік, призначений для закладу і реєстрації документів, що поступають в канцелярію від відправників поза організацією. Такими документами, як правило, є вхідні листи. По будь-якому електронному документу з вхідного документопотоку можна винести резолюцію.

Вихідний - це документопотік, призначений для створення і реєстрації документів організації, призначених стороннім одержувачам, наприклад, вихідних листів. Передбачається, що перед відправкою вихідний документ роздруковується, і пересилка виробляється фізичним способом. Для вихідних документів може бути активована спеціальна функція "Контроль відправки", підтверджуюча фізичне відсилання листа.

Внутрішній - це спеціальний документопотік, обслуговуючий рух документів усередині організації. Такими документами можуть бути службові записки, накази по кадрах і так далі. Різниця між звичайними внутрішніми документами і документами з "внутрішнього" документопотоку полягає в тому, що останні підлягають офіційному обліку з привласненням реєстраційного номера і відповідних атрибутів.

Договір - це документопотік для створення, розгляду і підписання договорів, а також інших електронних документів, пов'язаних з комплексом робіт усередині і поза організацією. Такими документами можуть бути акти, комерційні пропозиції і ін.

Схема руху вхідних документів

Проходження вихідних  документів включає: 
•	складання проекту документа;
•	його виготовлення;
•	узгодження (візування);
•	підписання;
•	твердження (якщо необхідно);
•	реєстрацію; 
•	експедиційну обробку; 
•	сортування по способах відправки; 
•	відправку.

Виготовлення, експедиційна обробка та сортування документів

Виготовлення документів

Рукопис документа має бути оформлена у відповідності правилами складання і оформлення ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУУ має право прийняти в роботу лише рукопис, написаний чорнилом або пастою лише чорного, синього або фіолетового кольору. Відповідальність за вміст і оформлення документа несе виконавець (автор тексту). На підпис або твердження документи мають бути представлені керівникові разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися. Витікаючі документи реєструються лише після підпису посадової особи. Вся витікаюча кореспонденція повинна оброблятися централізований експедицією (структурним підрозділом, який займається прийомом і відправкою кореспонденції). За відсутності експедиції обробку кореспонденції виробляє секретар.

Експедиційна обробка

В ході експедиційної обробки перевіряється правильність оформлення:

•	наявність підпису (у тому числі рівень повноважень особи, що підписала документ);
•	наявність друку (якщо вона необхідна); 
•	наявність дати і реєстраційного номера; 
•	правильність адресації;
•	наявність всіх сторінок і всіх вказаних застосувань. 

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправці документа поштою, факсом, з кур'єром. Якщо документ оформлений неправильно або представлений не в повному комплекті, він повертається виконавцеві для доопрацювання.

Сортування

Після експедиційної обробки кореспонденція має бути розсортована за способом відправки:

•	документи, що відправляються поштою;
•	документи, що відправляються факсом; 
•	документи, що відправляються з кур'єрами. 

При сортуванні необхідно враховувати, що факсимільний зв'язок служить лише для оперативного обміну інформацією. Факсимільне повідомлення має статус незавіреної копії і юридично не є достовірним документом. Не рекомендується відправляти факсом багатосторінкові документи і вітальні листи. Відправка

Для відправки кореспонденції поштою її поміщають в конверти. Документи, що направляються в одну адресу, вкладають разом в один конверт. Доцільно використовувати конверти, на які нанесений логотип фірми і її зворотна адреса. При відправці кореспонденції в державні інстанції листи формату А4 не складають. Вся кореспонденція за винятком масової вітальної розсилки має бути відправлена рекомендованими листами. Оформлення рекомендованих листів (якщо їх більше п'яти) передбачає складання реєстру. До реєстру вносяться не документи, а конверти з кореспонденцією. Реєстр складається в двох екземплярах, кожен з яких підписується укладачем. Один екземпляр реєстру завіряється друком організації. Екземпляр з друком залишається у відділенні зв'язку, а екземпляр з поштовим штемпелем поміщається у відповідну справу. При здобутті кореспонденції, доставленої кур'єром, кожна організація-одержувач повинна проставити на відправній копії дату отримання,час (якщо необхідно), посаду, особистий підпис і розшифровку підпису особи, що отримала документ.

Висновок

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

Електронний документообіг — дасть можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією

Список використаних джерел

1. http://zakon.nau.ua/doc/?code=851-15

2. http://www.znannya.org/?view=e-government-documents

3. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с.

4. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16