Відмінності між версіями «Електронний документообіг у сфері управління»

Поточна версія на 14:28, 23 вересня 2012

[ред.] Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудові витрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

[ред.] Електронний документообіг в управлінні

Становлення соціально орієнтованої економіки на основі ринкових відносин визначає нові напрямки розвитку науки, виробництва, інформаційних технологій, банківської справи, підготовки кадрів, що здатні забезпечити інтеграцію України в міжнародне співтовариство держав з високорозвиненою економікою.

Важливі перетворення відбулися в різних сферах управління, оскільки змінюється соціально – економічна система, виникають нові вимоги до управління підприємством. Технічний прогрес у суспільстві, що охопив й область інформатики, поширився на документознавство і, зокрема, на документи і документообіг.

При електронній технології поняття «документ» у його організаційному, правовому, економічному й іншому аспектах не зникає, однак змінюються форми і методи складання і використання документів у процесах управління. Електронні документи й електронний документообіг введені в дію в Україні в законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Законом України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22.05.2003р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки. [1]

Електронний документ - це зафіксована інформація у виді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерством фінансів України.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною.

Електронний документ повинний мати обов'язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію. У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинний давати можливість довести його цілісність і дійсність у порядку, визначеному законодавством; у у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, установленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів.

Юридична сила електронного документа і його використання як доказу не можуть бути спростовані винятково через те, що він має електронну форму. Електронний документ не може бути застосований як оригінал при оформленні наступних операцій:

•одержанні свідчення про право на спадщину;

•створенні його лише в одному оригінальному екземплярі, крім випадків, коли мається централізоване сховище оригіналів електронних документів;

•в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеного шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється в порядку, установленому законодавством про господарські договори.

Електронний документообіг – це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, збереження, використання і знищення електронних документів, що виконуються з застосуванням перевірки цілісності й у разі потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються чи автором посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних чи систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, що його відправила. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням.

Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа, якщо інше не передбачено чи законодавством попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній чи у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про факт і час одержання електронного документа і про відправника цього підтвердження.

У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом по їхньому місцезнаходженню (для фізичних осіб - місце проживання), у тому числі якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (звертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа дотримується законодавства про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, представлення електронних документів архівним установам України і їхнє збереження в цих установах здійснюються в порядку, визначеному законодавством.

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, яким визначаються взаємини суб'єктів електронного документообігу. Так, Національний банк України установлює взаємини із суб'єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами й організаціями з питань електронного документообігу (створення електронного документа, його носія, підпису, транспортування електронною мережею, обробки в банку і зворотному зв'язку).

Суб'єкти електронного документообігу, що здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, і встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, чи інформацію з обмеженим доступом, забезпечують захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб'єкти електронного документообігу користаються правами і мають обов'язки, установлені для них законодавством та договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність визначення додаткових прав і обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права й обов'язки можуть установлюватися цими суб'єктами на договірних засадах. [3]

Застосування електронних документів і їхній документообіг в управлінні підприємством базується на електронному цифровому підписі. Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Цим Законом визначені терміни професійного використання. [2]

Суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису є підписант, користувач, центр сертифікації ключів, акредитований центр сертифікації ключів, центральний орган, що засвідчує, а також засвідчує центр органа виконавчої чи влади іншого державного чи контролюючого органу.

Електронний цифровий підпис по правовому статусі прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у випадку, якщо:

1.електронний цифровий підпис підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

2.під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, що діяв на момент накладення електронного цифрового підпису;

3.особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу,- зазначеному в сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаним недійсним лише через те, що він має електронну чи форму, яка не базується на посиленому сертифікаті ключа. Такий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних і юридичних осіб, що ведуть бухгалтерський облік з використанням електронних документів і застосовується ними для ідентифікації підписанта і підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів і інших документів, установленого законом для здійснення правових відносин у письмовій формі. Це стосується також документів з господарської і фінансової діяльності суб'єктів господарювання, за допомогою яких ведеться бухгалтерський облік. [5]

Нотаріальні дії з посвідчення дійсності електронного цифрового підпису на електронних документах відбуваються відповідно до порядку, що встановлений законом.

Органи державної влади і місцевого самоврядування, підприємства, установи й організації державної форми власності для засвідчення дії відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні і фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати дія відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованою центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади і місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями державної форми власності визначається нормативними документами Уряду. Порядок застосування цифрового підпису в банківській Уряду. Порядок застосування цифрового підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.

Центром сертифікації ключів може бути юридична особа, незалежна від форми чи власності фізична особа, що є суб'єктом підприємницької діяльності, яка надає послуги електронного цифрового підпису і засвідчила свій відкритий ключ у центральному органі, що засвідчує, або центрі, що засвідчує. Обслуговування фізичних і юридичних осіб здійснює центр сертифікації ключів на договірних засадах. [4]

[ред.] Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації

Впровадження електронного документообігу у товаристві вимагає для всіх працівників, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

Застосовувані технології дозволять організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечить різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

- електронний аналог власноручного підпису;

- засоби передачі даних;

- засоби збереження електронної інформації.

Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Створений електронній архів забезпечить:

−Організацію збереження електронних версій документів і облікової інформації;

−Ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів;

−Встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами;

−Організацію пошуку документів:

oЗа атрибутами реєстраційних карток

oПовнотекстовий пошук

oЗа анотаціями

−Забезпечить доступ до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу;

−Ідентифікацію електронних документів за їхніми реквізитами;

−Формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом.

Для організацій пропонується створення електронного архіву на основі Hummingbird Enterprise, оскільки Hummingbird Enterprise - проста і надійна система для гнучкого управління інформаційними активами Hummingbird Enterprise здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до електронного архіву великої, територіально-розподіленої структури.

Електронний архів - комплексне рішення по створенню і наповненню електронного архіву документів, забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимально буде вирішувати задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь-який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому буде залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки після закінчення визначеного терміну він передається безпосередньо в централізований архів організації. Така форма збереження значно знизить можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.

Використання Hummingbird Enterprise дозволить товариству:

•Зберігати документи різного типу з різних носіїв у логічно простому архіві необмеженого обсягу.

•У багато разів скоротити час пошуку, сортування, поширення документів.

•Переглядати великий набір інформаційних джерел, незалежно від формату даних, що знаходяться в них.

•Забезпечити високий рівень безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів.

•Цілком відновити дані після збою.

•Витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел, включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі та інші.

•Забезпечити доступ до всіх джерел інформації через єдиний користувальницький інтерфейс.

•Розділити фізичне представлення (файли/сервера) сховища документів від логічного (проекти, користувачі, бізнес-зміст).

•Створювати звіти.

•Автоматизувати колективну розробку документів і поширення.

Ключовими перевагами Hummingbird Enterpriseє:

•Загальна платформа для управління всіма корпоративними інформаційними ресурсами. Hummingbird Enterprise дозволяє організаціям максимально ефективно використовувати свої інформаційні ресурси - дані, що містяться в документах, зображеннях, роздруківках, веб-ресурсах, повідомленнях електронної пошти та інших джерел. Управління цими ресурсами з єдиної платформи дозволяє підтримувати інтегрованість і цілісність інформаційної системи.

•Підтримка різних типів програмних додатків. Наявність підтримки такої безлічі типів документів забезпечує і підтримку широкого кола додатків. Наприклад, Hummingbird Enterprise наповняє внутрішнім змістом процеси управління документами, публікацію і управління вмістом веб, операції, зв'язані з електронною комерцією, корпоративні інформаційні портали, системи управління взаєминами з замовниками і додатки для самостійної роботи.

•Рішення від одного постачальника. Рішення одного постачальника, таке як Hummingbird Enterprise, знижує витрати, зв'язані з розумінням, розгортанням, інтеграцією, відновленням і підтримкою безлічі продуктів.

•Єдина точка входу в систему для користувачів виключає необхідність знати місцезнаходження потрібних документів, а також прискорює навчання користувачів.

•Спрощене адміністрування і підтримка. Hummingbird Enterprise містить усі технології, зв'язані з управлінням документами і бізнес-процесами, тому з погляду адміністрування і підтримки система представляє менше труднощів.

•Зниження витрат, зв'язаних з інтеграцією. Рішення Hummingbird може істотно знизити витрати, зв'язані з інтеграцією компонентів системи від різних постачальників, надаючи комплексне рішення на модульній основі. Продукти Hummingbird прості у впровадженні і підтримці, а також в інтеграції з такими системами, як ERP і CRM.

Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації.

[ред.] Висновки

Основна перевага електронної технології складається не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців і якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, що описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) у реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання. Таким чином, інформаційні технології на підприємствах різних форм власності і видів діяльності повинні розвиватися за електронною технологією шляхом створення інтегрованого банку даних для задоволення інформаційних потреб користувачів у реальному масштабі часу.

[ред.] Список джерел та літератури

1.Белуха Н. Электронные документы в бухгалтерском учете//Научно-практический журнал «Бухгалтерский учет и аудит», № 9. – 2003, 3с.

2.Белуха Н. Электронная цифровая подпись бухгалтерских документов// Научно-практический журнал «Бухгалтерский учет и аудит», № 10. – 2003, 14с.

3.Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. № 852-IV

4. Закон України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV

5. Микитенко Т. Современные информационные технологии учета и аудита в управлении предприятием// Научно-практический журнал «Бухгалтерский учет и аудит», № 10. – 2003, 12с.