Відмінності між версіями «Електронні документопотоки: суть та види»

Поточна версія на 14:30, 23 вересня 2012

[ред.] Вступ

Електронний документопотік - це рух документів на підприємствах та організаціях в електронному вигляді.

Електронні документопотоки бувають трьох видів: вхідні документи, вихідні та внутрішні.

До вхідних документів відносяться документи, що поступають до організації з інших підприємств-партнерів, та інших установ.До вихідної документації відносимо документи, що виходять за межі організації. А внутрішні документи це ті, що циркулюють в самій організації і не виходять за її межі.

Електронний документопотік є аналогом простого документопотоку, але проводиться за допомогою електронних програмних засобів.

Розглянемо точніше, що саме являє собою електронний документопотік.

[ред.] Основні поняття про електронний документообіг та електронний документопотік

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами. Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Документообіг – рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання або відправки. Документообіг утворюють потоки вхідних (що поступають з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів. Об'єм документообігу розраховується по формулі:

Уд = SBX. + вих. + вн. за певний період часу (зазвичай за рік).

При розрахунку об'єму документообігу враховуються лише оригінали документів або їх завірені копії.

[ред.] Види електронних документопотоків

Електронна канцелярія в установах складається з чотирьох потоків документів:

 •	вхідних;
 •	вихідних;
 •	внутрішніх;
 •	договорів.

Вхідний - це документопотік, призначений для закладу і реєстрації документів, що поступають в канцелярію від відправників поза організацією. Такими документами, як правило, є вхідні листи. По будь-якому електронному документу з вхідного документопотоку можна винести резолюцію.

Вихідний - це документопотік, призначений для створення і реєстрації документів організації, призначених стороннім одержувачам, наприклад, вихідних листів. Передбачається, що перед відправкою вихідний документ роздруковується, і пересилка виробляється фізичним способом. Для вихідних документів може бути активована спеціальна функція "Контроль відправки", підтверджуюча фізичне відсилання листа.

Внутрішній - це спеціальний документопотік, обслуговуючий рух документів усередині організації. Такими документами можуть бути службові записки, накази по кадрах і так далі. Різниця між звичайними внутрішніми документами і документами з "внутрішнього" документопотоку полягає в тому, що останні підлягають офіційному обліку з привласненням реєстраційного номера і відповідних атрибутів.

Договір - це документопотік для створення, розгляду і підписання договорів, а також інших електронних документів, пов'язаних з комплексом робіт усередині і поза організацією. Такими документами можуть бути акти, комерційні пропозиції і ін.

Проходження вихідних документів включає:

•	складання проекту документа;
•	його виготовлення;
•	узгодження (візування);
•	підписання;
•	твердження (якщо необхідно);
•	реєстрацію; 
•	експедиційну обробку; 
•	сортування по способах відправки; 
•	відправку.

[ред.] Виготовлення, експедиційна обробка та сортування документів

Виготовлення документів

Рукопис документа має бути оформлена у відповідності правилами складання і оформлення ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУУ має право прийняти в роботу лише рукопис, написаний чорнилом або пастою лише чорного, синього або фіолетового кольору. Відповідальність за вміст і оформлення документа несе виконавець (автор тексту). На підпис або твердження документи мають бути представлені керівникові разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися. Витікаючі документи реєструються лише після підпису посадової особи. Вся витікаюча кореспонденція повинна оброблятися централізований експедицією (структурним підрозділом, який займається прийомом і відправкою кореспонденції). За відсутності експедиції обробку кореспонденції виробляє секретар.

Експедиційна обробка

В ході експедиційної обробки перевіряється правильність оформлення:

•	наявність підпису (у тому числі рівень повноважень особи, що підписала документ);
•	наявність друку (якщо вона необхідна); 
•	наявність дати і реєстраційного номера; 
•	правильність адресації;
•	наявність всіх сторінок і всіх вказаних застосувань. 

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправці документа поштою, факсом, з кур'єром. Якщо документ оформлений неправильно або представлений не в повному комплекті, він повертається виконавцеві для доопрацювання.

Сортування

Після експедиційної обробки кореспонденція має бути розсортована за способом відправки:

•	документи, що відправляються поштою;
•	документи, що відправляються факсом; 
•	документи, що відправляються з кур'єрами. 

При сортуванні необхідно враховувати, що факсимільний зв'язок служить лише для оперативного обміну інформацією. Факсимільне повідомлення має статус незавіреної копії і юридично не є достовірним документом. Не рекомендується відправляти факсом багатосторінкові документи і вітальні листи. Відправка

Для відправки кореспонденції поштою її поміщають в конверти. Документи, що направляються в одну адресу, вкладають разом в один конверт. Доцільно використовувати конверти, на які нанесений логотип фірми і її зворотна адреса. При відправці кореспонденції в державні інстанції листи формату А4 не складають. Вся кореспонденція за винятком масової вітальної розсилки має бути відправлена рекомендованими листами. Оформлення рекомендованих листів (якщо їх більше п'яти) передбачає складання реєстру. До реєстру вносяться не документи, а конверти з кореспонденцією. Реєстр складається в двох екземплярах, кожен з яких підписується укладачем. Один екземпляр реєстру завіряється друком організації. Екземпляр з друком залишається у відділенні зв'язку, а екземпляр з поштовим штемпелем поміщається у відповідну справу. При здобутті кореспонденції, доставленої кур'єром, кожна організація-одержувач повинна проставити на відправній копії дату отримання,час (якщо необхідно), посаду, особистий підпис і розшифровку підпису особи, що отримала документ.

[ред.] Висновок

Отже, для кращої організації роботи з документами на підприємствах та установах впроваджується система електронного документообігу на основі аналізу електронних документопотоків.

Зі сказаного вище можна зробити висновок про те, що електронний документообіг та електронні документопотоки є важливими складовими роботи з документами. За допомогою електронних документопотоків можна оптимізувати роботу з документами, скоротити час передачі та отримання інформації.

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

[ред.] Список використаних джерел

1. http://zakon.nau.ua/doc/?code=851-15

2. http://www.znannya.org/?view=e-government-documents

3. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с.

4. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16