Відмінності між версіями «Адміністративний документообіг»

Поточна версія на 14:28, 23 вересня 2012

[ред.] Вступ

Термін "документообіг" на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни "документообіг", "діловодство" та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.

Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління

[ред.] Поняття «Документообіг», його розвиток і нормативно-методична регламентація

Документообіг –рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, і швидкість цього руху.

В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва – інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.

З нечіткою організацією рух документів в теперішній час повязує багато недоліків організації документаційного забезпечення діяльності апарата управління. Наприклад процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складових: інформаційну підтримку рішення; документування рішення; контроль за його виконанням. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському аспекті із одного структурного підрозділу в другий, передачею від технічного виконання до спеціалістів а потім – до керівника.

Термін “Документообіг” появився в літературі у 1920-ті роки. В літературі того часу методика обстеження рухів документів, розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину , і тому в нормативних документах 1960-ті роки увагу приділялося не руху документів, а окремим технічним операціям, виконувальних в процесі його руху: прийняття, відправки і реєстрації і т.д.

При розробці інформаційного забезпечення автоматизованих систем була створена методика вивчення маршрутів руху документоплинності, їх параметрі за допомогою математичних методів. Комплексне вивчення виробництва в апаратах управління різних рівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. У результаті цих вивчень виявились типові недоліки в організації руху документів:

- Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності; - Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління; - Не однократні повернення руху документа ( в процесі реєстрації, редагування і друге ); - Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур’єрного зв’язку.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації путів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:

1.Об’єднання різних джерел документної інформації в єдину систему; 2.Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи; 3.Вилучено дублювання інформаційних і документаційних потоків; 4.Уніфікацію прийомів роботи з документами.

В основні положення ГСДОУ влючені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окемих категорій документів.

Документообіг організації придставляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.

[ред.] Проблема вдосконалення документообігу

Ріст об’ємів виробництва приводить до стрімкого росту об’ємів інформації. В же час виробництво роботи в виробничій сфері росте набагато скоріше за виробництво роботи в управлінні. Цей розрив-одна із основних причин росту апарата управління всіх розвинутих країнах світу.

Причини росту об’єма документообігу поділяють на об’єктивні та суб’єктивні.

Головними об’єктивними причинами збільшення об’ємів документів являється вплив научво-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури випущеної продукції, засвоєння нових районів, будування нових об’єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об’єми створених документів збільшуються з ростом кількості документних дій і кількість адресатів, яким ці направлені. Таким чином, збільшення або зменшення об’ємів документів значним чином зв’язаннх з процесами документування.

До суб’єктивних причин відносяться:

 Бюрократизація апарата управління з яокю зв’язане збільшення кількості провіряючих інструкцій. Все це приводить до створення документів, не обгрунтованих діловою необхідністю, для страхування на всякий випадок;  Незначні або недотримання управлінських структур законодавства, нормативних актів, установлених юридичними потребами до оформлення документів. В наслідок виникає недовіра до документів і їх перепровірок, створення нових документів;  Некваліфікаційне документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, нереальні строки виконання, обов’язково спричинить потік листів або доповідних записок управлінських організацій ( структурних підрозділів ) пояснювального характеру.  Несвоєчасне, неякісне виконання доручень, договірних обов’язків, обрив строків їх виконання породжує потік документів з проханням перенесення строків, рекламаціями, претензіями і т.д.  Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні постановлених перед ними завдань підштовхує постійно звертатися до вищестоячих органів за поясненями або вирішеннями спорних питань;  Некомпетентність управлінського персонала в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору не цілеспрямованих варіантів їх рішень, що виражається у документуванні самих цих дій, а також випробувування прийнятого рішення;  Відсутність в управлінському апараті регламентації документосвідчення приводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документуваня індентичних функцій і містять аналогічну інформацію, або за викладом показників;  Широке розповсюдження копіювальної техніки її безконтрольне використання в організаціях приводить до створення великої кількості документів, які використовуються в значній мірі;  Використання в процесах створення і підготовці документів в комп’ютері, з однієї сторони, значно підвищела швидкість підготовки документів, з другої сторони призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.

Таким чином у числі суб’єктивних причин, впливаючих на збільшення документообігу, ми бачимо як зв’язані з окремою особою ( діяльність керівника спеціаліста ), такі з порушенями вимог законодавства, з організацією документування. До суб’єктивних причин потрібно піднести нові технології, підготовка документів, які скоротили час на створення текста, його роздруковку і копіювання. Це рішення зроблене і відчизняними документознавцями і зарубіжними спеціалістами в області управління документацією.

[ред.] Прийом, обробка і розподілення вхідних документів

Організація роботи з документами залежить від обйома документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається їз ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від об’єма діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачают створення спеціалізованого відділу – еспедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється відділ по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.

Рекоменлації по прийнятті і відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними затратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше досталяти документи виконавцям.

В нормативних документах регламентування правила первиної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:

1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для перевідправки адресату. 2. Перевіряється цілісність установки, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного. 3. При поступлені машиночитабельних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машині носії в упаковці передаються за призначенням. 4. Як правило, конверти знищуються. Зберігають конверти тільки в тих випадках, коли на документі відсутній зворотній адрес, коли дата на поштовому штампі має значення для доведення дати отримання документа, коли на конверті нема напису „особисто”, а документ носить особистий характер. 5. Документи з позначкою „особисто” не відкриваються, а передаються адресату. Але в деяких організаціях кількість таких документів може бути дуже велика. В такому випадку експедиціонна обробка вхідних документів передбачає облік їх поступлення, дата і обліковий номер проставляють на пакетах. 6. Експедиція веде облік всіх вхідних документів – на документі проставляється штам про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного регістрованого індекса. 7. При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортовки - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказання прізвища посадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами. 8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортированих документі по комірках сортувальної шафи, з якого документи забирають секретарі структурних підрозділів. В невеликих організаціях секретарі використовують папки-регістратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцям.

Практично всі сфери управління використовують комп’ютери, у зв’язку з цим корені змінення відбуваються в процедурі одержання і відправки документів. З розповсюдженням факсимільного зв’язку і факс-модемних засобів для комп’ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-яких місць. Факс-модем дозволяє зіднати комп’ютери по телефонних лініяхі передавати повідомлення безпосередньо з одного комп’ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп’ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, в якому був створений, з усіма особливостями його внутрішнього вигляду, тому виникає можливість використовувати видом з одного документа для створення другого.

Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого становиться втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком цього може бути надзвичайна автономність структурних підрозділів і втрата керівництва організації контролю за їх діяльністю. Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна прий мати участь в регламентації в цих потоках інформації ( по віднашенню до інформації, відповідальності за її збереженість і використанні ).

Передача документів

Згідно рекомендаціям основних положенів ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. )здіснюються через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.

Документи передаються з відповідними відмітками в регістраційних формах .

В великих фірмах, установах там де структурні підрозділи розполежені на значній відстані один від одного, організується кур’єрний зв’язок для доставки вхідних документів. Кур’єри здійснюють два-три обхода організації за заздалегіть розробленим маршрутом в установлений час, забираючи документи для відправки і доставки вхідних документів.

Найбільш раціональний спосіб доставки документів – виконанняцієї роботи спеціалістами апарата управління, так як втрачається їх робочий час, стає дорожща доставка і відповідно увесь аппарат управління.

Таким чином, організація первиної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки вхідних документів: на адресу управління організації, управління структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків буде залежити від кількості інстанцій проходження документів в процесі перегляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.

[ред.] Правила обробки вихідних документів

Обробка і відправка проходять централізовано експедиції, участком концепції або секретарем у відповідності з діючими поштовими правилами.

Експедиція приймає документи для відправки повністю оформлені, підписані,зарегістровані, з з відміткою категорії управління.

Служба діловодства перевіряє правельність оформлення документів, кількість указаних у документі додатки, відповідно кількості екземплярів кількості адресатів, дати підписаня, регістрації і відправки.

Неоформлені або неправельно оформлені документи повертаються виконавцям на допрацювання в структурні підрозділи.

На замовленя кориспонденцію працівники діловодства складають опис відправки, на котрій в експедиції проставляється фамілія працівника і дата відправки.

Документи на машинних носіях приймаються для відправки до упаковки, відповідно технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого і зарегістрованого в становленому порядку.

Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного дня.

[ред.] Висновок

Документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).

Основна вимога документообігу — це уникнення дублювання.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу — це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.

Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.

[ред.] Список використаних джерел та літератури

Анодина, Н.Н. Документооборот в организации /Н.Н. Анодина. – М.: Омега. – Л, 2006. – 172 с

Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59

Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – № 10. – С. 20-23