|
|
| Рядок 7: |
Рядок 7: |
| | http://www.proscaronlinebuy.com#36176 buy generic proscar online - buy proscar with no prescription | | http://www.proscaronlinebuy.com#36176 buy generic proscar online - buy proscar with no prescription |
| | | | |
| − | == Прийом, обробка і розподілення вхідних документів ==
| + | http://flomaxonlinebuy.carbonmade.com#63993 buy generic flomax tamsulosin - buy generic flomax tamsulosin http://fosamaxonline.carbonmade.com#47943 buy alendronate 70 mg - cheap fosamax online http://buyciproonline.carbonmade.com#27669 buy ciprofloxacin 500mg - cheap cipro generic |
| − | | + | |
| − | | + | |
| − | Організація роботи з документами залежить від обйома документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається їз ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.
| + | |
| − | | + | |
| − | Незалежно від об’єма діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачают створення спеціалізованого відділу – еспедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється відділ по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.
| + | |
| − | | + | |
| − | Рекоменлації по прийнятті і відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними затратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше досталяти документи виконавцям.
| + | |
| − | | + | |
| − | В нормативних документах регламентування правила первиної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:
| + | |
| − | | + | |
| − | 1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для перевідправки адресату.
| + | |
| − | 2. Перевіряється цілісність установки, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.
| + | |
| − | 3. При поступлені машиночитабельних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машині носії в упаковці передаються за призначенням.
| + | |
| − | 4. Як правило, конверти знищуються. Зберігають конверти тільки в тих випадках, коли на документі відсутній зворотній адрес, коли дата на поштовому штампі має значення для доведення дати отримання документа, коли на конверті нема напису „особисто”, а документ носить особистий характер.
| + | |
| − | 5. Документи з позначкою „особисто” не відкриваються, а передаються адресату. Але в деяких організаціях кількість таких документів може бути дуже велика. В такому випадку експедиціонна обробка вхідних документів передбачає облік їх поступлення, дата і обліковий номер проставляють на пакетах.
| + | |
| − | 6. Експедиція веде облік всіх вхідних документів – на документі проставляється штам про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного регістрованого індекса.
| + | |
| − | 7. При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортовки - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказання прізвища посадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.
| + | |
| − | 8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортированих документі по комірках сортувальної шафи, з якого документи забирають секретарі структурних підрозділів. В невеликих організаціях секретарі використовують папки-регістратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцям.
| + | |
| − | | + | |
| − | Практично всі сфери управління використовують комп’ютери, у зв’язку з цим корені змінення відбуваються в процедурі одержання і відправки документів. З розповсюдженням факсимільного зв’язку і факс-модемних засобів для комп’ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-яких місць. Факс-модем дозволяє зіднати комп’ютери по телефонних лініяхі передавати повідомлення безпосередньо з одного комп’ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп’ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, в якому був створений, з усіма особливостями його внутрішнього вигляду, тому виникає можливість використовувати видом з одного документа для створення другого.
| + | |
| − | | + | |
| − | Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого становиться втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком цього може бути надзвичайна автономність структурних підрозділів і втрата керівництва організації контролю за їх діяльністю. Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна прий мати участь в регламентації в цих потоках інформації ( по віднашенню до інформації, відповідальності за її збереженість і використанні ).
| + | |
| − | | + | |
| − | Передача документів
| + | |
| − | | + | |
| − | Згідно рекомендаціям основних положенів ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. )здіснюються через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.
| + | |
| − | | + | |
| − | Документи передаються з відповідними відмітками в регістраційних формах .
| + | |
| − | | + | |
| − | В великих фірмах, установах там де структурні підрозділи розполежені на значній відстані один від одного, організується кур’єрний зв’язок для доставки вхідних документів. Кур’єри здійснюють два-три обхода організації за заздалегіть розробленим маршрутом в установлений час, забираючи документи для відправки і доставки вхідних документів.
| + | |
| − | | + | |
| − | Найбільш раціональний спосіб доставки документів – виконанняцієї роботи спеціалістами апарата управління, так як втрачається їх робочий час, стає дорожща доставка і відповідно увесь аппарат управління.
| + | |
| − | | + | |
| − | Таким чином, організація первиної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки вхідних документів: на адресу управління організації, управління структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків буде залежити від кількості інстанцій проходження документів в процесі перегляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.
| + | |
| − | | + | |
| − | | + | |
| | | | |
| | == Правила обробки вихідних документів == | | == Правила обробки вихідних документів == |
Версія за 23:22, 1 серпня 2012
5Ua8FM <a href="http://lwqpxfbrtppc.com/">lwqpxfbrtppc</a>, [url=http://fgsurhghmcuc.com/]fgsurhghmcuc[/url], [link=http://nmnqkswatsfk.com/]nmnqkswatsfk[/link], http://hdixyjwcezyd.com/
http://www.onlinebuyviagrapills.com#81337 buy viagra online - buy viagra
http://www.proscaronlinebuy.com#36176 buy generic proscar online - buy proscar with no prescription
http://flomaxonlinebuy.carbonmade.com#63993 buy generic flomax tamsulosin - buy generic flomax tamsulosin http://fosamaxonline.carbonmade.com#47943 buy alendronate 70 mg - cheap fosamax online http://buyciproonline.carbonmade.com#27669 buy ciprofloxacin 500mg - cheap cipro generic
Правила обробки вихідних документів
Обробка і відправка проходять централізовано експедиції, участком концепції або секретарем у відповідності з діючими поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправки повністю оформлені, підписані,зарегістровані, з з відміткою категорії управління.
Служба діловодства перевіряє правельність оформлення документів, кількість указаних у документі додатки, відповідно кількості екземплярів кількості адресатів, дати підписаня, регістрації і відправки.
Неоформлені або неправельно оформлені документи повертаються виконавцям на допрацювання в структурні підрозділи.
На замовленя кориспонденцію працівники діловодства складають опис відправки, на котрій в експедиції проставляється фамілія працівника і дата відправки.
Документи на машинних носіях приймаються для відправки до упаковки, відповідно технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого і зарегістрованого в становленому порядку.
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного дня.
Висновок
Документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).
Основна вимога документообігу — це уникнення дублювання.
Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу — це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.
Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.
Список використаних джерел та літератури
Анодина, Н.Н. Документооборот в организации /Н.Н. Анодина. – М.: Омега. – Л, 2006. – 172 с
Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59
Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – № 10. – С. 20-23
